Een effectief communicatiemodel voor teams op afstand zal alle verschillende apps identificeren die kunnen worden gebruikt om de uitdagingen van communicatie op afstand te overwinnen. Die apps zorgen ervoor dat de communicatielijnen met uw gedistribueerde team altijd open staan om de samenwerking en teamwork te verbeteren. Als dit op zijn plaats is, kunnen gedistribueerde teams echt hun volledige potentieel bereiken. Hier is een voorbeeld van hoe een effectieve interne communicatiestrategie eruit zou kunnen zien, met opties voor toepassingen en aanbevelingen voor gebruik.

Chatten – Slack, Microsoft Teams, WhatsApp

In een notendop: Ideaal voor directe en aanhoudende chats, geordend op onderwerp, waarvoor meestal een directer antwoord nodig is dan e-mails. Dit geldt voor groeps- en één-op-één gesprekken. Chat-applicaties zijn handig als u lange gesprekken aan de gang wilt houden. Chats kunnen ook worden geëscaleerd naar live-oproepen en vergaderingen met spraak, schermdeling en video's die essentieel zijn voor teamcommunicatie op afstand.

Insidertip #1: Platformen als WhatsApp werken voor korte, persoonlijke berichten. Voor meer professionele gesprekken raden we Slack aan voor startups en vervolgens Microsoft Team als uw bedrijf groeit. U kunt deze toepassingen ook gebruiken voor niet-werkgerelateerde onderwerpen om te voorkomen dat u te veel toepassingen gebruikt. Als alternatief kunt u voor een speciaal sociaal platform Facebook Workspace of Microsoft Yammer bekijken.

Insidertip #2: Stel tijdframes in wanneer u antwoorden verwacht om frustratie te voorkomen.

Insidertip #3: Voor dringende zaken gewoon de telefoon pakken en bellen. Vermijd het verzenden van dezelfde berichten via verschillende platforms.

E-mail – Google Gmail, Microsoft Outlook

In een notendop: E-mails zijn geschikt voor communicatie van derden die formeler, officieel, gestructureerd, vaak langer is en hoogstwaarschijnlijk voor berichten waarop niet onmiddellijk moet worden gereageerd. 

Insidertip #1: Communiceer het verschil tussen e-mail- en chattoepassingen, anders zou u verwarring kunnen creëren over wanneer u wat moet gebruiken. Een e-mail zou gericht zijn op een specifieke boodschap van één persoon aan een publiek, maar chats zijn meer gemoedelijk, waardoor een meer evenwichtige deelname mogelijk is.

Insidertip #2: Houd er rekening mee dat mensen massa's e-mails ontvangen, dus chats of oproepen zijn beter voor dringende berichten.

Agenda – Google Agenda, Microsoft Outlook + Calendly

In een notendop: De meeste e-mailapplicaties hebben een geïntegreerde kalenderfunctie die de waarde van e-mailapplicaties handhaaft, ondanks de recente daling van de e-mailwaarde. 

Om mensen voldoende tijd te geven om belangrijke onderwerpen voor te bereiden en te bespreken, is het altijd raadzaam om vergaderingen vooraf te plannen. Ook voor deelnemers op afstand zullen vergaderingen een vast communicatiemiddel worden, aangezien uitnodigingen meestal de link naar virtuele vergaderruimten bevatten.

Insidertip #1: We raden aan om bij één kantoortoepassingssuite te blijven; ga voor Google G-Suite als je een startup bent, dan voor Microsoft Office 365 voor meer gevestigde bedrijven. 

Insidertip #2: We raden ook aan om een vergaderboekingstoepassing zoals Calendly te gebruiken om het heen en weer gaan met externe contacten om een geschikte datum en tijd voor uw vergadering af te spreken, te vermijden.

Virtuele vergaderingen – Zoom, Hangout + Calendly

In een notendop: Virtuele vergaderingen of online vergaderingen zijn verplicht wanneer ten minste één van de deelnemers op afstand is of wanneer hun locatie onbekend is. Zelfs als sommige chatapplicaties een behoorlijke virtuele vergader-/conferentie-ervaring bieden, hebben speciale applicaties de neiging om specifieke functies, integratie, ondersteuning en servicekwaliteit te bieden die hun implementatie rechtvaardigen. 

Insidertip #1: We raden Zoom (+ Calendly) aan voor startups, omdat Google Hangouts niet zo rijk aan functies is; het kan ook door grotere bedrijven worden gebruikt als alternatief voor Microsoft Teams, dat nog steeds wordt geconfronteerd met enkele uitdagingen voor vergaderingen met externe deelnemers. Het is echter waarschijnlijk slechts een kwestie van tijd voordat Microsoft het nummer één platform wordt voor alle werkgerelateerde applicaties voor middelgrote tot grote bedrijven, terwijl Google vecht voor de kleinere zakelijke markt.

Insidertip #2: Maak er een gewoonte van om altijd links naar onlinevergaderingen op te nemen in uw agenda-uitnodiging wanneer de locatie van de deelnemer niet bekend is.

Projectbeheer - Google Task, Trello, Asana, Basecamp, TeamWeek

In een notendop: Projectmanagementtools zijn vooral handig als je een gedistribueerd team hebt, omdat het team kan zien wat iedereen aan het doen is en hoe de voortgang is zonder dat je het elke keer hoeft te vragen. Iedereen kan zijn voortgang op één plek registreren en het is duidelijk en bruikbaar voor het hele team.

Insidertip #1: Voor projectbeheerdoeleinden kan Google Task zeer eenvoudige takenlijsten maken waar teamleden naar kunnen verwijzen. Gebruik Basecamp, Trello, TeamWeek of Asana als je extra functies nodig hebt, zoals projecttracking, geavanceerde en aangepaste structuur of integraties.

Oproepen - Zoom, Google Voice, Hangout, WhatsApp

In een notendop: We vergeten soms de basis: de meest effectieve manier voor teamcommunicatie op afstand is om de telefoon te pakken en te praten! Een bijkomend voordeel is dat telefoongesprekken niet afhankelijk zijn van de stabiliteit van het internetnetwerk. 

Insidertip #1: De meeste virtuele vergaderingen of online spraaktoepassingen zoals Zoom integreren telefoonconferentienummers voor gesprekken met meerdere deelnemers. 

Insidertip #2: Als je toegang hebt tot een stabiel internetnetwerk, kun je met online audio (VoIP) van Zoom, Hangout of WhatsApp gemakkelijk escaleren van spraak- naar videogesprek - en het bespaart op telecommunicatiekosten, vooral als je op reis bent.

Documentopslag en samenwerking – Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive

In een notendop: De tijd dat we bestandsopslag en back-ups beheerden met dure harde schijven is allang voorbij. Nu zijn er veel oplossingen om uw documenten in uw hele organisatie op te slaan met zeer eenvoudige functies voor opslaan en delen. Zelfs het bewerken van een document is nu mogelijk online en dat is waar Microsoft onlangs fantastisch werk heeft geleverd met de Office-integratie (Word, PowerPoint, Excel…) in Office 365. 

Insidertip #1: Google is nog steeds zeer concurrerend met Google Drive voor opslag en krachtige online samenwerkingsfuncties voor documenten (Spreadsheets, Documenten, Presentaties, Formulieren...). Deze zijn niet alleen ideaal voor interne communicatie, maar ook voor het delen van externe documenten.

Nu je alles weet over verschillende apps en programma's die je kunt gebruiken om te communiceren met een team op afstand, maar het hebben van de juiste programma's is niet genoeg, hier zijn de strategieën op effectief communiceren met een team op afstand we hebben in elkaar gezet.

Word FLYDESKER en ontvang meer van dit soort nuttige artikelen.