Het opbouwen van vertrouwen in gedistribueerde teams is een grote uitdaging voor de meeste bedrijven die werknemers over de hele wereld hebben, en terecht. Blind vertrouwen in iemand die je nog nooit eerder hebt ontmoet, is niet aan te raden, vooral als je niet de kans krijgt om fysieke ruimte te delen. E-mails en vergaderingen op het scherm stellen ons niet in staat om subtiele lichaamstaal en micro-gezichtsuitdrukkingen te lezen zoals we doen als we iemand persoonlijk ontmoeten.

Ze noemen het niet voor niets 'vertrouwen winnen'. Vertrouwen is geen geschenk, maar iets dat verdiend moet worden.

Grondslagen van vertrouwen

Je kunt niet verwachten succesvol samen te werken met een team dat je niet vertrouwt. Hoewel we neurologisch zijn bedraad om te vertrouwen mensen, afhankelijk van de hoeveelheid ocytocine in de hersenen, vertrouwen is niet zo eenvoudig in een virtuele context. Er zijn tal van andere factoren die bijdragen aan het beoordelen van de betrouwbaarheid van een persoon in een zakelijke omgeving op afstand.

Onderzoekers hebben enorm veel moeite gestoken in het bestuderen van vertrouwen. Talrijke conclusies wijzen op de impact van vertrouwen op teamprestaties, productiviteit en werknemersgeluk. Mensen die op afstand werken zijn 24 procent gelukkiger dan traditionele kantoormedewerkers. Tegelijkertijd hebben bedrijven die flexibele werkmogelijkheden aanbieden 25 procent minder verloop.

In een gedistribueerde teamcultuur is het maken van een goede eerste indruk over betrouwbaarheidskwesties. Het lijdt geen twijfel dat zowel individuen als bedrijven veel middelen investeren in hoe ze zichzelf presenteren.

Toch heeft wereldwijd werken zijn eigen tegenslagen. Gemeenschappelijk virtuele teamuitdagingen kan inderdaad een geweldig project verpesten. Zo kunnen culturele verschillen en een 'wij tegen zij'-mentaliteit het vertrouwen in gedistribueerde teams negatief beïnvloeden. Een volledig gedistribueerd team kan het echter ook mogelijk maken om met getalenteerde individuen te werken en een breed net op de wereldmarkt uit te werpen. In feite wordt het werken binnen een geografisch verspreid team de norm en niet de uitzondering voor succesvolle bedrijven, zoals bijna de helft van het personeelsbestand werkt binnenkort in een remote of hybride bedrijf. Het behoeft geen betoog dat managers zich moeten aanpassen aan de veranderende werkplek en een effectief systeem moeten opzetten om vertrouwen in virtuele teams op te bouwen.

3 vertrouwensactivisten

Om het vertrouwen in een gedistribueerd team te versterken, moet je verder gaan dan de conventionele wijsheid die interpersoonlijke nabijheid vereist, en een systeem bouwen voor het ontwikkelen van vertrouwen dat goed werkt, zelfs als je duizenden kilometers verwijderd bent van je teamleden.

Zo'n systeem vraagt om actief werken aan relatiebeheer. Het vereist ook de implementatie van zowel technische als organisatorische oplossingen om de oorzaken van roottechnologie en problemen die door mensen worden veroorzaakt, aan te pakken.

Wat zijn enkele van de beste manieren om vertrouwen op te bouwen in virtuele teams? Laten we beginnen met ons te concentreren op drie belangrijke acties die u hierbij zullen helpen:

• Creëer een goed afgerond wervingsproces om geschikte kandidaten te selecteren
• Stel een duidelijke werkstructuur in met meetbare en goed gedefinieerde resultaten en te leveren producten
• Beheer interpersoonlijke relaties

Veel goede managers lopen vast in deze eerste fase van het vormen van een gedistribueerd team. Het is een ontmoedigende taak als je geen idee hebt hoe je het moet doen en als je alleen in een conventionele omgeving hebt gewerkt. De kans is echter groot dat je al enige ervaring hebt met grensoverschrijdend werk en alleen moet weten hoe je dit kunt verbeteren. Hier leest u hoe u het proces met zelfvertrouwen kunt uitvoeren.

Recht aanwerven

De beginfase is belangrijk, omdat deze de basis van het team vormt en veel van de virtuele teamuitdagingen wegneemt die in de toekomst kunnen optreden. Ongeacht de praktische middelen die u gaat gebruiken om de taak te volbrengen - een online wervingsplatform gebruiken, een aanbeveling krijgen of een recruiter inhuren - kandidaten voor uw team moeten aan ten minste drie criteria voldoen, die essentieel zijn componenten vertrouwen:

• Vermogen of competentie 
• Integriteit of eerlijkheid
• Welwillendheid

Vermogen is het hebben van de vaardigheden en de kennis om een taak uit te voeren. Integriteit is leveren wat is beloofd. Welwillendheid is het werk afmaken en aanhoudend te goeder trouw handelen, evenals het belang van de bedrijven voor ogen hebben.

Zoals je kunt zien, komen veel van de kwaliteiten neer op persoonlijkheidskenmerken. Stel daarom zorgvuldig functiebeschrijvingen op, doe tests en voer sollicitatiegesprekken die deze drie vertrouwensdimensies controleren voordat u iemand in dienst neemt.

Zoals je kunt zien, komen veel van de kwaliteiten neer op persoonlijkheidskenmerken. Stel daarom zorgvuldig functiebeschrijvingen op, doe tests en voer sollicitatiegesprekken om deze te controleren drie vertrouwensdimensies voordat je iemand inhuurt.

Rol - check, team - check, en organisatie - check, en je elimineert een gebrekkige verantwoordelijkheid voor je eigen acties, verschillen in werkethiek en zwakke toewijding. Een gevoel van eigenaarschap is een belangrijke bepalende factor voor toekomstig teamsucces, aangezien gedistribueerde teamleden in staat moeten zijn om zelfstarters te zijn en onafhankelijk te werken. Het haalt ook microbeheer uit de weg.

Duidelijke doelstellingen

Om de klus te klaren zoals jij dat wilt, moet je:

• Wees duidelijk over wat je wilt, en
• Communiceer dat op een duidelijke manier.

Tenzij u de deliverables verduidelijkt, vaart u door modderige wateren. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Soms weet u niet wat u wilt, want dat moet de expert die u wilt inhuren u precies vertellen. Ervan uitgaande dat u de wervingsfase goed hebt afgehandeld, zal het opzetten van het hoofdproduct en de bijbehorende deeldoelen en mijlpalen om daar te komen niet zo ingewikkeld zijn. Een expert kan u zelfs helpen om ze te verduidelijken.

Desalniettemin is het jouw taak om een duidelijk kader te organiseren en te communiceren waarin veel experts effectief zullen samenwerken en de transitie naar cohesie zullen leiden. Het is de taak van de manager om onverenigbare communicatievoorkeuren, twijfels en misverstanden uit de weg te ruimen door communicatie- en projectmanagementtools te bieden. Uit onderzoek blijkt dat de rol van de manager cruciaal is in de aanpassing van een gedistribueerd team aan nieuwe technologieën en communicatie. Controleer daarom altijd, stel en beantwoord vragen en verhelp misverstanden zodra ze zich voordoen met behulp van de beschikbare tools.

Vraag het aan een willekeurige projectmanager en hij zal niet genoeg benadrukken hoe belangrijk tijdige duidelijke communicatie in gedistribueerde projectteams is.

Maak het persoonlijk

Relaties worden in de loop van de tijd ontwikkeld, dus u moet er actief een rol in spelen relatie management. Als je de juiste mensen hebt gekozen en helder hebt gecommuniceerd, heb je de relatie op een solide basis gezet.

Overweeg en koester daarnaast diversiteit om volledig vertrouwen in uw virtuele team op te bouwen. Diversiteit gaat over persoonlijke verschillen. Het kan zoiets eenvoudigs zijn als het controleren op nationale feestdagen op een afgelegen locatie voordat u een enorme projectdeadline vaststelt, maar ook leren wat mensen over de hele wereld beweegt. Aangezien we niet allemaal zijn cultureel bedraad op dezelfde manier gaat een beetje zorg een lange weg voor zover er kleine verschillen in het geding zijn. Nogmaals, dit zal een koud kunstje zijn als je de mensen goed hebt uitgekozen.

Al met al moeten we er allemaal aan bijdragen om ons in te spannen om vertrouwen binnen het team op te bouwen, of je nu de manager of het teamlid bent, want eenzijdig werken werkt gewoon niet. Zorg ervoor dat u enkele duidelijke aanwijzingen heeft over wat vertrouwen betekent in de context van uw virtuele werk en voor uw team, en leid uw team actief op een vertrouwde manier.