W organizacjach coraz częściej mówi się o komunikacji w zespołach zdalnych. W latach 2005-2017 liczba osób pracujących zdalnie w USA wzrosła aż o 1591 TP1T. Aż 66% firm oferuje możliwość pracy zdalnej (stan na 2019 r.), a 16% firm działa w oparciu o całkowicie zdalną siłę roboczą. To tylko niektóre z wielu statystyk, które pokazują, że organizacje coraz częściej przechodzą w kierunku zdalnych zespołów, nie bez powodu. Różne badania wykazały, że pracownicy zdalni są szczęśliwsi, zdrowsi, mniej zestresowani oraz bardziej zaangażowany. Zdalne zespoły to także mniejsze wydatki na powierzchnię biurową.

Z drugiej strony zdalne zespoły stoją przed innymi wyzwaniami, z którymi nie muszą sobie radzić zespoły znajdujące się w tej samej fizycznej lokalizacji. Interakcja za pośrednictwem ekranów, aplikacji i poczty e-mail sprawia, że komunikacja w zespołach zdalnych jest coraz trudniejsza budować zaufanie które w naturalny sposób sprzyjają relacjom osobistym. Dzieje się tak, ponieważ interakcja twarzą w twarz daje nam szansę oceny sygnałów niewerbalnych, takich jak ton głosu i język ciała. Rzeczy takie jak strefy czasowe, bariery kulturowe i językowe, a także odległość mogą sprawić, że członkowie zespołu poczują się mniej jak zespół. 

Jak zatem sprawić, by zdalny zespół komunikował się i efektywnie współpracował, gdy nie mogą się spotkać twarzą w twarz? Kluczem jest wdrożenie jasno określonej strategii komunikacji wewnętrznej – i trzymanie się jej.

Ustal standardy widoczności i komunikacji

Aby ułatwić efektywną komunikację w zespołach zdalnych, zacznij od ustalenia poziomu widoczności, jakiego oczekujesz od pracowników zdalnych. Upewnij się, że wiedzą, ile godzin mają pracować każdego dnia, tygodnia lub miesiąca, i że mają jasność co do tego, w jaki sposób ich status pracy lub lokalizacja muszą być udostępniane członkom zespołu lub menedżerom. Rozproszone zespoły potrzebują tej widoczności, aby określić najlepszy moment na komunikację między sobą; chyba że rola jest w pełni elastyczna z jasnymi wskazówkami i minimalnymi interakcjami z kolegami.

Utwórz zasady dotyczące pracy zdalnej lub elastycznej albo poproś zespół HR o zarys tego dokumentu. Polityka ta powinna zawierać warunki elastycznych świadczeń pracowniczych oraz preferowane narzędzia lub aplikacje do współpracy i komunikacji zdalnej. Zobacz nasze Przewodnik po narzędziach do zdalnej komunikacji po więcej szczegółów. Elastyczna polityka pracy powinna również jasno określać, czego oczekujesz od każdego członka zespołu w zakresie obecności i widoczności online. Dzięki temu każdy członek rozproszonego zespołu będzie wiedział, co powinien robić i kiedy skorzystać z elastycznego modelu pracy.

Jasne zadania i cele

Upewnij się, że każdy członek Twojego zespołu rozumie swoje zadania i jest na bieżąco informowany o tym, co musi osiągnąć. Użyj udostępnionego kalendarza lub narzędzia do planowania projektów, takiego jak Tydzień drużynowy, aby cały zespół był na bieżąco informowany o zadaniach, nad którymi aktualnie pracuje każda osoba, a także o zadaniach oczekujących. Takie podejście znacznie zmniejszy niejasności co do tego, kto powinien nad czym pracować, a także umożliwi otwartą komunikację zdalnym członkom zespołu, jeśli jakiekolwiek kwestie wymagają wyjaśnienia.

Kryteria SMART to skuteczne narzędzie, które pomoże Ci wyznaczyć jasne, osiągalne cele dla pracowników zdalnych. Cele SMART pozwalają menedżerom skupić się na wynikach, a nie na mikrozarządzaniu pracownikami. To podejście jest znane poprawić produktywność i podnieść morale. Ten akronim oznacza:

S – Specyficzny

M – Mierzalne

A – Osiągalne

R – Istotne

T – Ograniczony w czasie

Ustal cele, mając na uwadze te czynniki, wtedy Twój zdalny zespół będzie miał jasność co do pracy wymaganej do ich osiągnięcia. Nie zapomnij wyjaśnić, czy każdy cel jest krótkoterminowym kamieniem milowym, średnioterminowym czy długoterminowym. 

Spotkania i rozmowy – dlaczego, jak i kiedy

Regularne spotkania ułatwiają otwartą rozmowę na temat przepływu pracy i wydajności pracowników. Przeprowadzaj cotygodniowe spotkania osobiste lub wideokonferencje z każdym pracownikiem; powinny one trwać co najmniej 20 minut. To idealny czas, aby poruszyć wszelkie problemy z wydajnością i rozwiązać wszelkie zapytania dotyczące konkretnych zadań. To także dobry czas na dostarczanie aktualizacji statusu. 

Używaj regularnych połączeń głosowych do krótkich dyskusji jeden na jednego poza cotygodniowymi spotkaniami; jednak w przypadku spotkań grupowych z więcej niż dwoma uczestnikami użyj wirtualnych spotkań głosowych i wideo. Zapewnia to, że wszyscy członkowie zespołu są świadomy i zaangażowany w rozmowę. 

Przeprowadzanie ocen półrocznych lub rocznych. Powinny one trwać co najmniej 1,5 godziny. Ocena jest okazją do skupienia się na ogólnej wydajności każdego członka zespołu. A także przedstaw oczekiwania swojej organizacji wobec każdego członka w przyszłości. Nie ma tu miejsca na mniejsze kwestie dotyczące konkretnych zadań – omawiaj je na swoich cotygodniowych spotkaniach.

Wreszcie, aby budować kulturę firmy, organizuj fizyczne, osobiste spotkania przynajmniej raz w roku. Są okazją do podjęcia działań pozazawodowych, takich jak ćwiczenia integracyjne. Spotkania te mogą ułatwić lepsze relacje między członkami zespołu, co pozwoli rozproszonemu zespołowi pracować jako jedna spójna jednostka, nawet jeśli nie znajdują się w tej samej lokalizacji geograficznej lub strefie czasowej. 

Inne kreatywne sposoby budowania kultury firmy to wirtualne happy hours, gry społecznościowe i spotkania niezwiązane z pracą. Naukowcy odkryli, że regularne angażowanie się w tego typu działania poprawia umiejętności wyznaczania celów i rozwiązywania problemów u członków rozproszonych zespołów.