Coraz więcej firm i osób prywatnych skłania się ku hybrydowe życie zawodowe, dostępnych jest wiele nowych elastycznych rozwiązań roboczych, które ułatwią pracę. Firmy badają koncepcjętryb pracy "gorące biurkagdzie pracownicy nie mają już stałych biurek, a zamiast tego tworzą wspólną przestrzeń do pracy, w której pracownicy mogą rezerwować swoje miejsca. Przejście na hot-desking ma wiele zalet, takich jak zwiększona elastyczność miejsca pracy dla pracowników, oszczędność kosztów i energii biurowej oraz większa współpraca w biurze. 

Wiąże się to jednak z wyzwaniami – głównym z nich jest zarządzanie przestrzenią na biurku i rezerwacja miejsca.

W tym artykule zajmiemy się tym głębiej zarządzanie rezerwacją biurka, napotkane problemy i rozwiązania, które możesz rozważyć.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej!

Wyzwania związane z rezerwacją biurka

Podczas praca hybrydowa ma wiele zalet, istnieje również kilka wyzwań związanych z wdrożeniem koncepcji biura współdzielonego. Ale nie martw się, przedstawimy Ci również kilka rozwiązań do rozważenia!

Przyjrzyjmy się niektórym problemom z rezerwacją biurka i rozwiązaniom, jak je przezwyciężyć.

Problem #1: Niewykorzystana powierzchnia biurowa lub nadwyżka mocy produkcyjnych

Czasami możesz spotkać się z sytuacją, w której możesz przeszacować, ilu pracowników Twojego zespołu chciałoby wrócić do biura. Zdecydowanie byłoby za mało przestrzenie robocze dla Twoich pracowników do użytku w biurze i w takiej sytuacji może być trudno komunikować się i przydzielać pracownikom przestrzeń roboczą.

Z drugiej strony, odwrotny scenariusz może się zdarzyć, gdy nie ma wystarczającej liczby członków zespołu lub pracowników, którzy chcieliby pracować z biura. To może być lepka sytuacja, ponieważ wtedy nie wiedziałbyś, jak przewidzieć, ile osób przyjdzie, a koszt ponownego otwarcia biura nie byłby tego wart, gdyby liczba osób wracających do pracy nie osiągnęła ustalonego poziomu minimum.

Co więcej, kiedy pracownicy wiedzą, kto przyjdzie do pracy w biurze, mogą nawet poczuć bardziej zmotywowany przyjść i pracować w biurze, jak również!

Rozwiązanie #1: Aplikacja do rezerwacji współdzielonego biurka

Zautomatyzuj proces! Istnieje wiele rozwiązań, które są szczególnie przydatne w przypadku rezerwacji biurka – są one niezwykle przydatne, aby zaoszczędzić czas poświęcony na administrowanie rezerwacją biurka, a także dać pracownikom większą autonomię w kontrolowaniu własnej rezerwacji biurka. Nie musisz martwić się o powiadomienia o rezerwacjach w ostatniej chwili, ponieważ Twoja aplikacja może zadbać o optymalizację przestrzeni i zarządzać rezerwacjami w czasie rzeczywistym.

Kolejnym przydatnym aspektem jest to, że te aplikacje są wyposażone w narzędzia do analizy i gromadzenia danych, które optymalizują Twoją przestrzeń, a także mogą pomóc w oszacowaniu pojemności powierzchni biurowej.

 Ważne jest, aby wybrać dostawcę, który najlepiej odpowiada Tobie i Twojej organizacji, i naprawdę rozważyć wszystkie dostępne opcje.

Problem #2: Rezerwacja last minute we wspólnym biurze

Ważne jest, aby mieć możliwość elastycznego wyboru ostatniej rezerwacji. Nie tylko pozwoli to Twoim pracownikom na powrót do biura, ale może również pomóc w zaspokojeniu wszelkich nieprzewidzianych okoliczności, w których konieczne jest przybycie do biura. Skoordynowanie rezerwacji w ostatniej chwili i zaplanowanie takich sytuacji może być trudne, dlatego też może to stanowić wyzwanie, z którym możesz się spotkać podczas wdrażania strategii rezerwacji biurka.

Rozwiązanie #2: Kody QR i urządzenia do rezerwacji we wspólnym biurze

Możesz utworzyć kod QR dla strony internetowej z rezerwacją biurka, do której pracownicy będą mieli łatwy dostęp, co zaoszczędzi kłopotów z zapamiętywaniem adresu strony. Jednocześnie możesz otrzymywać wszystkie informacje w jednym miejscu przy minimalnej komunikacji tam iz powrotem – więc nie musisz szacować, ale raczej mieć pod ręką dokładne informacje i nie szacować za każdym razem.

Problem #3: Brak stałych planów rozmieszczenia miejsc we wspólnym biurze

Jednym z wyzwań związanych z zarządzaniem rezerwacjami biurek jest brak ustalonego planu miejsc siedzących lub możliwości sprawdzenia, gdzie ktoś siedzi, kiedy rezerwuje miejsce w biurze. Może to spowodować potencjalne konflikty o miejsca, które zostały zarezerwowane, a ludzie mogą mieć trudności ze znalezieniem współpracowników w biurze, jeśli zajdzie taka potrzeba. 

Rozwiązanie #3: Interaktywna mapa piętra biura

Wiele z tych aplikacji do rezerwacji biurek jest również wyposażonych w rozwiązania do planowania pięter, w których możesz odwzorować układ biura na interaktywnej mapie na wyciągnięcie ręki! Dzięki temu możesz bardzo łatwo dowiedzieć się, gdzie siedzą twoi współpracownicy, gdzie znajduje się każdy zespół i dokładnie miejsce, które chcesz zarezerwować.

Teraz, gdy omówiliśmy wyzwania i rozwiązania umożliwiające ich pokonanie, nadszedł czas, abyś przyjrzał się różnym dostawcom rozwiązań i wybrał najlepszego! Na szczęście dla Ciebie przygotowaliśmy listę dostawców, których możesz wziąć pod uwagę w przypadku potrzeb związanych z zarządzaniem rezerwacjami biurek!

Dostawcy usług zarządzania rezerwacjami biurek

1. FLYDESK

The Aplikacja FLYDESK to wszechstronna aplikacja zaprojektowana, aby pomóc Ci w realizacji Twoich hybrydowych potrzeb biurowych – wszystko w jednym miejscu! Możesz go używać do rezerwacji biurek, sal konferencyjnych, miejsc parkingowych i innych wspólnych zasobów. Nie tylko to, umożliwia również planowanie, umożliwia współpracę z własnym zespołem. Flydesk pozwala również na badania pobliskie przestrzenie coworkingowe – co jest niezwykle korzystne, gdy w samym biurze brakuje miejsc do pracy. 

Bezproblemowa, uniwersalna platforma wyposażona we wszystkie rozwiązania, których potrzebujesz jako idealnego towarzysza pracy hybrydowej!

2. Wysłannik

Envoy to hybrydowe rozwiązanie do zarządzania przestrzenią roboczą, które oferuje również funkcje zarządzania rezerwacjami biurek – dzięki którym pracownicy mogą rezerwować swoje biurka na godziny, a nawet planować cykliczne rezerwacje za pośrednictwem samej aplikacji. Dodatkowe funkcje obejmują również konfigurowanie spersonalizowanych udogodnień na biurku, rezerwację biurek w imieniu innych osób, rezerwację sal konferencyjnych, a także tworzenie grup ze współpracownikami w aplikacji, dzięki czemu możesz zobaczyć, kiedy mają być w biurze!

3. Rudzik

Robin to hybrydowa platforma do pracy oferująca rozwiązania do zarządzania rezerwacjami biurek i sal, planowania i analiz, dzięki którym możesz uzyskać wgląd w to, jak Twoi pracownicy korzystają z biura. Aplikacja umożliwia również tworzenie interaktywnych map biur i umożliwia bezproblemowe zameldowanie gości podczas wizyty w biurze!

4. Kadencja

Kadence to hybrydowe oprogramowanie robocze, które ma również postać aplikacji, umożliwiając rezerwację biurka i pokoju, planowanie i zarządzanie gośćmi. Najlepsze jest to, że to oprogramowanie można faktycznie zintegrować z różnymi innymi aplikacjami, takimi jak Microsoft Teams, Google, Workday i inne, co zapewnia wygodny dostęp! Administratorzy mogą nawet przypisywać określone obszary biura do określonych działów i planować je, co zapewnia użytkownikom elastyczność przy przydzielaniu biurek.

5. eden

Eden to wszechstronna platforma HR i środowiska pracy, oferująca rezerwację biurka, zarządzanie gośćmi, wewnętrzną sprzedaż biletów na prośby pracowników i planowanie sal. Platformę można również zintegrować z różnymi innymi aplikacjami, takimi jak Microsoft Teams, Slack, G Suite Directory i wiele innych!

Mamy nadzieję, że ten artykuł był przydatny i zawiera wszystkie informacje potrzebne do zarządzania rezerwacjami biurek!

Aby dowiedzieć się więcej o hybrydowych rozwiązaniach do pracy oferowanych przez FLYDESK, które obejmują znacznie więcej niż zarządzanie rezerwacjami biurek, skontaktuj się z nami już dziś i uzyskaj bezpłatną wersję demonstracyjną aplikacji FLYDESK!