Com a atual pandemia do COVID-19, a maioria das pessoas foi solicitada a trabalhar em casa para reduzir as taxas de transmissão do vírus. Além disso, é muito provável que medidas de distanciamento social sejam implementadas em todo o mundo por um ano ou possivelmente até mais. Isso afetou muito as empresas, pois seus escritórios não estão mais em uso, embora ainda paguem aluguel, além de várias empresas terem que reduzir o tamanho para poder atender às suas margens de lucro.

Agora que as pessoas estão lentamente começando a voltar ao trabalho em todo o mundo – com medidas de distanciamento social em vigor – muitas empresas perceberam que têm muito espaço extra no escritório devido ao downsizing, bem como ao fato de que uma quantidade significativa de as pessoas preferem um modelo de trabalho remoto, seja por conveniência ou por medo de contrair o COVID-19.

Neste artigo, veremos como sua empresa pode compensar alguns de seus custos de aluguel sublocando os espaços extras e mudando para um modelo de escritório compartilhado. Não se preocupe - nós fizemos toda a pesquisa de fundo para você!

O aspecto jurídico

A sublocação de seu espaço de escritório extra pode não ser legal dependendo dos termos e condições estabelecidos em seu contrato de locação. Você pode incorrer em várias taxas legais se sublocar seus espaços de escritório sem a permissão do seu proprietário – o que anularia o próprio propósito da sublocação.

O melhor caminho a seguir seria iniciar uma discussão com seu proprietário e solicitar permissão para sublocar. Certifique-se de enfatizar a importância de economizar custos durante a atual pandemia – afinal, vários setores foram severamente impactados e seu proprietário provavelmente também terá preocupações sobre se você poderá pagar pelo espaço do escritório. No geral, é uma situação vantajosa para todos, pois você consegue compensar alguns dos custos de alugar um espaço enorme que não está usando totalmente, e seu proprietário ainda recebe o aluguel do mês inteiro. Ele pode ter algumas preocupações sobre permitir que estranhos essenciais usem o espaço do escritório, mas discutiremos isso nas próximas seções.

Coletamos modelos de contrato de sublocação que você pode consultar ao redigir os termos e condições exatos para os inquilinos aos quais você subloca. Todos os modelos de contrato são grátis para download!

Proteja você e seu espaço de trabalho

Seu contrato de locação ao subarrendar deve incluir uma cláusula que especifique que os inquilinos são responsáveis por quaisquer danos causados à propriedade. Isso é extremamente importante em escritórios compartilhados, pois protegerá seu negócio – afinal, você não quer pagar para limpar ou consertar a bagunça de outra pessoa! Isso também ajudará a tranquilizar seu senhorio, pois seus inquilinos estarão no gancho por quaisquer danos e, portanto, provavelmente serão mais cuidadosos e respeitosos com o espaço do seu escritório.

Existem duas maneiras de fazer isso - você deve garantir que o seguro do seu inquilino cubra os danos de um subinquilino ou estipular que o subinquilino deve obter seu próprio seguro, que é a opção mais ideal para longo prazo subarrendamentos. Para ajudar a se proteger com esse tipo de seguro em Hong Kong, confira Cobertura da Empresa, pois fornecem excelentes conselhos e orientações para garantir que você esteja totalmente protegido.

Selecionando seu sublocatário

A seleção do sublocatário apropriado é um aspecto extremamente importante da sublocação. As preocupações usuais na sublocação se aplicam, como garantir que seu inquilino possa pagar o aluguel em dia e que não causará danos significativos à sua propriedade (afinal, mesmo que sejam responsáveis, muitas vezes pode ser uma dor de cabeça separar esses tipos de problemas). Além disso, ao sublocar parte do seu espaço de escritório, você precisa garantir que seus inquilinos não sejam de uma organização concorrente, caso contrário, eles podem obter informações confidenciais sobre sua organização.

Portanto, é essencial que você examine cuidadosamente seus sublocatários antes de permitir que eles subloquem seu espaço extra. Faça verificações completas de antecedentes e opte por inquilinos com quem você tem sinergia para que compartilhar seu espaço de escritório seja uma experiência harmoniosa. Seguir um procedimento rigoroso de verificação também tranquilizará seu proprietário – portanto, informe-o disso quando iniciar sua discussão sobre sublocação.

Outra coisa a notar é que anunciar seu espaço de escritório extra pode nem sempre ser uma coisa boa, pois enviará um sinal para seus concorrentes de que o fluxo de caixa de sua empresa está abaixo do ideal. Além disso, também atrairá muitas pessoas com más intenções que gostariam de espionar sua empresa e aprender mais sobre seu funcionamento interno. O FLYDESK oferece um processo de verificação rigoroso, completo e discreto para qualquer sublocatário em potencial por meio de nossa ampla rede, para que você possa garantir que apenas os melhores inquilinos venham até você para as aprovações finais.

Decidindo preços

É melhor verificar as taxas de coworking em torno da localização do seu escritório para ter uma ideia de quais preços cobrar. Como um guia grosseiro, mesas dedicadas em espaços abertos em Hong Kong vão de 3.000 a 6.000 HKD por mês, enquanto os hot-desks diários de coworking vão de 150 a 400 HKD por dia. Claro, isso depende do seu bairro e da qualidade dos serviços que seu escritório oferece – por exemplo, se você permitir o acesso à sua despensa e tomar chá e café gratuitos, uma varanda ou outras áreas comuns para as pessoas relaxarem etc, você pode precifique seu espaço extra por muito mais do que se você não oferecer serviços adicionais. Áreas dentro ou próximas ao Central Business District ou em bairros com muitas opções de restaurantes e entretenimento ao redor também podem ter preços mais altos.

A sublocação de salas de reunião também é uma opção lucrativa, pois, embora várias empresas possam optar por continuar seguindo um modelo de trabalho em casa, elas ocasionalmente precisarão de espaços para suas equipes se reunirem e discutirem projetos ou atenderem clientes. Normalmente, o aluguel de salas de reunião varia de 150 a 300 HKD por hora, mas isso pode ser aumentado dependendo da capacidade que você oferece.

FLYDESK também pode ajudá-lo a precificar seus espaços de escritório adequadamente.

Duração da sua sublocação

Sublocações de curto prazo exigem mais trabalho, pois você terá que examinar continuamente os inquilinos e assumirá riscos adicionais com cada novo inquilino. No entanto, eles geralmente são mais rentáveis. Sublocações de longo prazo também são um pouco arriscadas, pois o futuro é bastante incerto no momento. Portanto, a melhor opção é um arrendamento flexível por até dois meses, após o qual pode ser renovado, se você optar por fazê-lo.

Lembre-se – você está no controle aqui! Você também pode optar por oferecer opções semanais renováveis para tranquilizar aqueles que não têm certeza se a sublocação do seu espaço de escritório é a melhor opção para eles, além disso, isso lhe dá mais tempo para filtrar mais inquilinos. É melhor manter sua sublocação o mais simples possível para que você não tenha que passar por muitos problemas.

Diretrizes do espaço de trabalho

Descreva claramente as regras e regulamentos do seu espaço de trabalho para qualquer inquilino em potencial (e certifique-se de incluí-los no subarrendamento!). Algumas coisas que você pode querer considerar são regras sobre o uso de equipamentos, como impressoras, máquinas de café, etc. Você também pode implementar um código de vestimenta, bem como outras regras, como garantir que a última pessoa a sair do escritório apague todas as luzes e ar condicionado desligado e outras orientações para garantir que seus inquilinos se comportem de forma respeitosa e adequada. Para obter mais informações sobre diretrizes para coworking e espaços de escritório compartilhados, confira este artigo.

Você também precisará criar um sistema de reserva de salas de reunião para evitar conflitos e pode precisar colocar algumas restrições no uso da Internet.

No geral, sublocar seu espaço de escritório extra é uma ótima maneira de economizar nos gastos de sua empresa, ao mesmo tempo em que oferece a outros espaços acessíveis para trabalhar de forma flexível. Claro, você precisará da aprovação do seu senhorio e garantir que regras e diretrizes rígidas sejam estabelecidas para que você não acabe em situações complicadas.

Embora este seja apenas um guia geral, se você estiver interessado em sublocar seu espaço extra de escritório, entre em contato conosco em FLYDESK e ajudaremos você a descobrir todos os detalhes específicos do seu negócio.