O trabalho remoto tem crescido em popularidade nos últimos anos, especialmente devido à recente pandemia de coronavírus. Para empresas acostumadas a acordos de trabalho remotos ou flexíveis, isso não causou muitos inconvenientes, mas as empresas novas nesse estilo de trabalho podem se sentir um pouco perdidas.

Felizmente, reunimos uma lista dos erros mais comuns cometidos ao implementar acordos de trabalho remoto. Também ofereceremos sugestões sobre como contornar esses erros e implementar com êxito esse arranjo em sua organização.

1. Não ter uma política de trabalho flexível adequada

Se você foi pego de surpresa pela pandemia de coronavírus, talvez não saiba como estabelecer uma política de trabalho flexível ou remoto em sua organização. Embora tenhamos um modelo aqui, você também pode criar o seu próprio para atender às necessidades específicas da sua empresa.

Sem uma política clara, há alto risco nos níveis de produtividade por falta de orientação, comunicação e colaboração entre membros da equipe e departamentos. Devido à natureza do trabalho remoto, os empregadores não podem microgerenciar seus funcionários - em vez disso, eles apenas precisam confie neles e revisar seu progresso com base nas entregas.

2. Não definir expectativas claras para seus funcionários

Defina expectativas claras e descreva as entregas que os membros de sua equipe precisam produzir. Certifique-se de definir prazos e acompanhar aqueles que afrouxam! Você também deve descrever quaisquer outras regras em sua política de trabalho flexível/remoto, como exigir que os funcionários enviem relatórios semanais do trabalho que concluíram. Alguns outros exemplos que podem ser apropriados para sua organização são agendar ligações regulares com membros da equipe, gerentes de linha e outros superiores para acompanhar o progresso, definir horários de trabalho claros ou exigir aviso antes do horário de trabalho flexível da equipe, etc.

3. Não dar um bom exemplo como líder

Se você quer levar sua empresa ao sucesso, deve liderar pelo exemplo. Certifique-se de seguir e até promover sua política de trabalho remoto adequadamente. Se você não fizer isso como líder de equipe, sua equipe também não o fará, pois sentirá culpa sempre que trabalhar remotamente. Durante esses tempos difíceis de Coronavírus, quando um líder de equipe vai para o escritório apesar dos riscos, todos na equipe se sentem obrigados a fazer o mesmo, o que cria uma ameaça ainda maior. Mas, mesmo deixando de lado a situação atual, lembre-se de que a implantação de uma política remota ou flexível virá de cima para baixo para todos os níveis da hierarquia. Como líder, você precisa criar uma área adequada em casa para trabalhar e garantir que seja propício para produtividade e foco para treinar sua equipe nas melhores condições. Você precisará estar disponível o tempo todo e pronto para entrar em contato para resolver quaisquer problemas importantes que surgirem.

4. Não ter as ferramentas certas para colaboração remota

Quando você não está no escritório com seus colegas, não pode simplesmente ir até a mesa deles e fazer uma pergunta ou bater um papo de 20 minutos sobre um projeto no qual está colaborando. Para evitar confusão na caixa de entrada de todos ou spam no telefone de todos, considere o uso de outras plataformas, como Slack, Trello, Asana, Zoom etc. Afinal, equipamentos de hardware como laptops não são a única coisa que sua equipe precisará para concluir seu trabalho.

O Slack é uma ótima ferramenta de comunicação. Você pode facilmente criar vários grupos e tópicos para acompanhar várias discussões dentro de um departamento, bem como entre eles. Também ajuda a reduzir o spam e a confusão na caixa de entrada de todos! Se você quiser saber mais sobre o Slack, temos um artigo mais detalhado aqui.

O Trello é uma boa plataforma para gerenciamento de projetos, pois permite adicionar cada projeto a um “cartão” com um rótulo específico. Você pode criar vários quadros para equipes diferentes, bem como um para uso pessoal e acompanhar facilmente as atualizações do projeto verificando as atualizações em cada cartão. Você também pode criar listas de verificação, atribuir datas de vencimento e lembretes e manter um arquivo do trabalho concluído para referência futura.

Para uma melhor comunicação que vai além de simples mensagens de texto, confira o Zoom! As contas gratuitas permitem que você faça chamadas com até 3 pessoas por 40 minutos – e você pode optar por gravar a chamada para não perder nenhum detalhe. As contas comerciais permitem um número ilimitado de pessoas em cada chamada e podem durar o tempo que você quiser. Além disso, eles gravam automaticamente. O Zoom é uma ótima maneira de manter contato com sua equipe e sua equipe, para que você possa conversar e se atualizar facilmente, além de resolver rapidamente qualquer dúvida.

5. Não tratar todos os funcionários da mesma forma

Outra coisa a observar é que você deve tratar todos os seus funcionários de forma justa e igualitária, seja qual for a função, o grau ou o local de trabalho. Faça check-in com funcionários remotos regularmente e garanta que eles sintam que ainda fazem parte de uma equipe. Se você tiver trabalhadores remotos que moram em países diferentes, compreenda seus fusos horários! Você pode alterar sua programação conforme necessário para acomodar a deles, mas uma breve discussão geralmente permitirá que você resolva rapidamente quaisquer problemas em potencial.

Além da importância de manter um bom relacionamento de trabalho com todos os seus funcionários, você deve se esforçar para fornecer alguma perspectiva de carreira para sua equipe remota, da mesma forma que faria para sua equipe de escritório. Muitos dos que trabalham em casa sentem que estar longe do escritório torna improvável uma promoção ou a oportunidade de crescer e se desenvolver mais dentro da organização. Procure fazer com que todos os seus funcionários se sintam iguais e incluídos e ofereça a eles oportunidades para atingir todo o seu potencial.

6. Não respeitar o horário de trabalho

Tanto você quanto seus funcionários precisam definir uma programação clara para o seu dia, para que você não fique sobrecarregado ou esgotado. É fácil desligar do trabalho quando você sai do escritório e volta para casa, mas quando sua casa é o seu “escritório”, é difícil desligar o laptop e tirar um tempo para você, especialmente quando você tem muito o que fazer.

Horas extras podem ser necessárias em alguns casos, mas reservar um tempo para si mesmo é mais importante do que isso. Incentive sua equipe a trabalhar em horários razoáveis e a passar o tempo livre relaxando, praticando hobbies e fazendo coisas de que gostam. Sua saúde mental é incrivelmente importante – um funcionário estressado e deprimido não produzirá um bom trabalho! Aplique este conselho à sua própria vida também, pois você também merece uma pausa.

7. Esquecendo-se do aspecto humano

Também é importante incentivar a união da equipe durante o dia de trabalho. Promova o uso de chamadas regulares de áudio e vídeo para as equipes discutirem facilmente qualquer coisa relacionada ao trabalho, mas também para conversar sobre sua vida pessoal e coisas que não têm nada a ver com o trabalho. A interação humana é um fator enorme para uma boa saúde mental, e trabalhar remotamente pode ser bastante isolador. Se você estiver interessado em saber mais sobre como evitar a solidão do trabalho remoto, confira nosso artigo aqui.

Embora possa ser uma tarefa difícil implementar o trabalho remoto em sua organização, especialmente devido ao coronavírus que o tornou uma prioridade em todo o mundo, se você tiver a base certa, descobrirá que não é tão difícil quanto parece. Delineie uma política clara para seus funcionários e evite todos os outros erros comuns que outros cometeram e parecerá fácil! Se você está pensando em implementar um programa de trabalho flexível, mas está um pouco inseguro sobre os detalhes, entre em contato conosco em FLYDESK aqui.