Под гибридным офисом понимается тот, который позволяет сотрудникам работать из офиса, дома или из любого места. По сути, это более гибкая офисная модель — и, как показала нам пандемия CoVID-19, гибкость необходима для того, чтобы справляться с трудностями, которые нам подбрасывает жизнь. 

Конечно, пандемия — не единственная причина резкого роста популярности гибридных офисных моделей. Все больше и больше организаций осознают ценность гибких офисов, поскольку они могут сократить расходы при одновременном повышении производительности. В конце концов, когда сотрудникам предоставляется свобода работать более гибко, они становятся намного счастливее и продуктивнее. Проверить эта статистика по гибкой и удаленной работе чтобы по-настоящему понять его положительное влияние.

Для успешного функционирования гибридного офиса необходимо внедрить определенные политики и рекомендации. Не беспокойтесь, потому что мы собрали все, что вам нужно знать по этой теме, в простое и краткое руководство. Вскоре вы сможете разработать идеальную модель гибридного офиса, идеально подходящую для вашей организации!

#1. Установите политику гибкой работы вашей компании

Даже лучшим сотрудникам нужны инструкции о том, как управлять своим рабочим временем, когда они работают по гибкому графику. Гибкая рабочая политика вашей компании должна отражать ожидания вашей организации в отношении допустимой степени гибкости. Например, разрешено ли сотрудникам работать из дома каждый день или вы хотите, чтобы они приходили в офис пару дней в неделю? Насколько заранее они должны сообщить своему руководителю, если они хотят работать из дома? Нужно ли им регистрировать свои часы где-нибудь? 

Безусловно, при разработке гибкой политики работы необходимо учитывать множество факторов, и это может показаться ошеломляющим. В конце концов, откуда вы знаете, что вам нужно, если у вас раньше не было опыта работы с гибридной офисной моделью? Именно поэтому мы разработали генератор шаблонов гибкой рабочей политики! Он поможет вам пройти через весь процесс и обеспечит надлежащее представление потребностей вашего бизнеса. 

#2. Рассмотрите возможность использования гибкого или общего рабочего пространства.

Если не все ваши сотрудники будут находиться в офисе каждый день, продолжение аренды полного офисного помещения может быть экономически невыгодным. Коворкинги — уникальное решение этой проблемы, ведь вы можете просто платить за то, что вам нужно! Конечно, определить, что вам нужно, может быть немного сложно, поэтому мы разработали эффективная стратегия для обеспечения учета потребностей вашего бизнеса.

В коворкинг-пространствах есть все удобства, которые есть в полноценных офисах, такие как принтеры, конференц-залы, частные телефонные будки и т. д. Большинство из них имеют дополнительные привилегии, например, рестораны на территории, бесплатные напитки, доступ к бассейну и тренажерному залу, приглашения на социальные мероприятия. события или отраслевые переговоры - список можно продолжать и продолжать. Кроме того, они предназначены специально для организаций с гибким графиком работы, а это означает, что у них будет множество пакетов в соответствии с вашими потребностями. Найдите свое идеальное место для коворкинга здесь.

#3: Управляйте своим офисным пространством с помощью приложения

Надлежащее управление офисными помещениями важно в обычных офисах, но абсолютно необходимо в модели гибридного офиса. Самое главное — обеспечить достаточно места и оборудования для тех, кто входит в рабочее пространство. Отслеживание и понимание того, как ваши сотрудники используют офис и связанные с ним ресурсы, также поможет вам лучше управлять своей командой. 

Когда вы начнете понимать, сколько вашего офисного пространства используется, вы сможете максимально эффективно его использовать. Например, вы можете преобразовать некоторые столы в горячие столы, т. е. для использования в порядке живой очереди. Это также даст представление о типе рабочего пространства, которое вам требуется. Чтобы улучшить этот процесс, попробуйте Приложение FLYDESK из! Он может в цифровом виде отслеживать ваше офисное пространство, анализировать данные для вас, обновлять вас, когда другие коллеги работают где-то поблизости, и многое другое.

#4: Держите вашу команду на связи

Интернет — отличный инструмент для общения, поэтому используйте его, чтобы ваша команда чувствовала себя командой, несмотря на физическое расстояние! Это также позволит вам иметь более невмешательный, ориентированный на задачи, а не на время подход к управлению. Вместо того, чтобы постоянно проверять вашу команду, чтобы убедиться, что они работают, они могут информировать вас через приложение, которое собирает информацию от всех вместе.

Существует несколько приложений для улучшения совместной работы, отслеживания сроков проектов, обмена информацией и документирования бизнес-процессов. Вот наш лучший выбор:

1. Для встреч попробуйте Zoom или Google Meet.
2. Чтобы улучшить общение и совместную работу, попробуйте Slack или MS Teams.
3. Чтобы отслеживать проекты, попробуйте Trello или Notion.
4. Для регистрации команды и управления офисными помещениями попробуйте Приложение FLYDESK
5. Чтобы документировать бизнес-процессы, попробуйте Google Workspace с Google Диском или MS OneDrive, если вы используете O365.

#5: Убедитесь, что у ваших сотрудников есть необходимое оборудование

В то время как традиционные офисы снабжены всем необходимым персоналом оборудованием, это может быть не так в их домах. При внедрении модели гибридного офиса важно выделить часть бюджета на обеспечение сотрудников необходимым оборудованием. 

Как правило, всем сотрудникам требуется рабочий ноутбук и качественная гарнитура для виртуальных совещаний, а также доступ к таким средствам, как принтер, копировальный аппарат, шредер и т. д. В зависимости от их конкретного объема работы им также может потребоваться второй монитор, планшет для рисования и т. д. Конечно, это самый минимум! Ознакомьтесь с нашей статьей о как построить идеальный домашний офис для получения дополнительных идей и рекомендаций по офисному оборудованию.

Итак, вот оно, подробное руководство о том, как создать идеальный гибридный офис для развития своего бизнеса! Если вы заинтересованы во внедрении модели гибридного офиса для повышения производительности вашей организации и удовлетворенности сотрудников, свяжитесь с нами по FLYDESK и мы поможем вам!