Et hybridkontor refererer til et, der giver medarbejderne mulighed for enten at arbejde fra kontoret, hjemmefra eller hvor som helst. Grundlæggende er det en mere fleksibel kontormodel – og som CoVID-19-pandemien har vist os, er fleksibilitet afgørende for at navigere rundt i de kurvekugler, livet har tendens til at kaste på os. 

Selvfølgelig er pandemien ikke den eneste grund til, at hybride kontormodeller har haft en kraftig stigning i popularitet. Flere og flere organisationer indser værdien af fleksible kontorer, da de kan skære ned på omkostningerne og samtidig forbedre produktiviteten. Når alt kommer til alt, når medarbejderne får frihed til at arbejde mere fleksibelt, er de meget gladere og mere produktive. Tjek ud disse statistikker om fleksibelt og fjernarbejde for virkelig at forstå dens positive virkning.

For at et hybridkontor kan fungere med succes, skal visse politikker og retningslinjer på plads. Ikke bekymre dig, for vi har samlet alt, hvad du behøver at vide om dette emne i en enkel, kortfattet guide. Snart vil du være i stand til at udvikle den ideelle hybride kontormodel, der passer perfekt til din organisation!

1TP3T1. Etabler din virksomheds fleksible arbejdspolitik

Selv de bedste medarbejdere har brug for retningslinjer for, hvordan de kan styre deres arbejdstid, når de arbejder fleksibelt. Din virksomheds fleksible arbejdspolitik bør skitsere din organisations forventninger med hensyn til den tilladte grad af fleksibilitet. Må medarbejdere for eksempel arbejde hjemmefra hver dag, eller vil du gerne have, at de kommer ind på kontoret et par dage om ugen? Hvor meget i forvejen skal de informere deres vejleder, hvis de ønsker at arbejde hjemmefra? Skal de logge deres timer nogen steder? 

Der er bestemt mange ting, man skal overveje, når man skal etablere en fleksibel arbejdspolitik, og det kan føles uoverskueligt. Når alt kommer til alt, hvordan ved du, hvad du har brug for, når du ikke har haft erfaring med en hybrid kontormodel før? Derfor har vi udviklet en skabelongenerator for fleksibel arbejdspolitik! Det vil hjælpe dig med at guide dig gennem hele processen og sikre, at din virksomheds behov er repræsenteret korrekt. 

1TP3T2: Overvej et fleksibelt eller delt arbejdsområde

Hvis dine medarbejdere ikke alle skal være på kontoret hver dag, er det måske ikke omkostningseffektivt at fortsætte med at leje en fuld kontorplads. Coworking-rum er en unik løsning på dette problem, da du ganske enkelt kan betale for præcis det, du har brug for! Det kan selvfølgelig være lidt vanskeligt at bestemme, hvad det er, du har brug for, og det er derfor, vi har udviklet en effektiv strategi til at sikre, at der tages højde for din virksomheds behov.

Coworking rum kommer med alle de faciliteter, som fulde kontorer har, såsom printere, mødelokaler, private telefonbokse osv. De fleste har yderligere frynsegoder, for eksempel restauranter på stedet, gratis forfriskninger, adgang til en pool og fitnesscenter, invitationer til socialt samvær begivenheder eller branchesamtaler – listen bliver ved og ved. Derudover henvender de sig specifikt til organisationer med fleksible arbejdsordninger, hvilket betyder, at de har en række forskellige pakker, der passer til dine behov. Find din perfekte coworking plads her.

1TP3T3: Administrer dit kontorlokale med en app

Passende kontorlokaler er vigtigt i almindelige kontorer, men det er helt essentielt i en hybrid kontormodel. Det vigtigste er at sikre, at der er tilstrækkelig plads og udstyr til dem, der skal ind på arbejdspladsen. At spore og forstå, hvordan dine medarbejdere bruger kontoret og relaterede ressourcer, vil også hjælpe dig med at styre dit team bedre. 

Når du begynder at forstå, hvor meget af dit kontorlokale, der bliver brugt, vil du være i stand til at maksimere din brug af det. For eksempel kan du konvertere nogle borde til hot desks – dvs. at de skal bruges efter først til mølle-princippet. Det vil også give indsigt i, hvilken type arbejdsplads du har brug for. For at forbedre denne proces, prøv FLYDESK App ud! Det kan digitalt spore dit kontorlokale, analysere dataene for dig, opdatere dig, når andre kolleger arbejder et sted i nærheden og meget mere.

1TP3T4: Hold dit hold forbundet

Internettet er et fantastisk værktøj til kommunikation, så brug det til at holde dit team føles som et hold på trods af den fysiske afstand! Det vil også gøre dig i stand til at have en mere håndfri, opgaveorienteret snarere end tidsorienteret ledelsestilgang. I stedet for konstant at tjekke dit team for at sikre, at de får tingene gjort, kan de opdatere dig via en app, der samler oplysninger fra alle.

Der er flere apps derude til at forbedre samarbejdet, spore projekttidslinjer, kommunikere information og dokumentere forretningsprocesser. Her er vores topvalg:

1. Prøv Zoom eller Google Meet til møder
2. For at forbedre kommunikation og samarbejde, prøv Slack eller MS Teams
3. For at holde styr på projekter, prøv Trello eller Notion
4. For team check-in og administration af kontorlokaler, prøv FLYDESK App
5. For at dokumentere forretningsprocesser, prøv Google Workspace med Google Drive eller MS OneDrive, hvis du er konfigureret med O365

1TP3T5: Sørg for, at dine medarbejdere har det udstyr, de har brug for

Mens traditionelle kontorer er fyldt med alt det udstyr, personalet har brug for, er dette muligvis ikke tilfældet i deres hjem. Når du implementerer en hybrid kontormodel, er det vigtigt at allokere en del af dit budget for at sikre, at dine medarbejdere har det udstyr, de har brug for. 

Typisk vil alle medarbejdere kræve en fungerende bærbar computer og et headset af god kvalitet til virtuelle møder samt adgang til faciliteter såsom en printer, en kopimaskine, en makuleringsmaskine osv. Afhængigt af deres specifikke jobomfang kan de også kræve en ekstra skærm, en tablet til at tegne på osv. Det er selvfølgelig kun et minimum! Tjek vores artikel om hvordan man bygger det perfekte hjemmekontor for flere ideer og anbefalinger til kontorudstyr.

Så der har du det, en omfattende guide til, hvordan du kan udvikle det perfekte hybridkontor til at forbedre din forretning! Hvis du er interesseret i at implementere en hybrid kontormodel for at øge din organisations produktivitet og medarbejdertilfredshed, kontakt os på FLYDESK og vi hjælper dig!