Con más empresas e individuos gravitando hacia el vida laboral híbrida, hay muchas nuevas soluciones de trabajo flexible disponibles para facilitar su incorporación. Las empresas están explorando el concepto de 'hot-desking' donde los empleados ya no tienen escritorios permanentes y, en cambio, lo convierten en un espacio de trabajo compartido donde los empleados pueden reservar sus lugares. Hay tantos beneficios al cambiar a un escritorio compartido, como una mayor flexibilidad en el lugar de trabajo para los empleados, costos de oficina y ahorro de energía, y más colaboración en la oficina. 

Sin embargo, viene con sus desafíos: uno de los principales es administrar los espacios del escritorio y reservar su lugar.

En este artículo profundizaremos en gestión de reservas de escritorio, problemas que enfrenta y soluciones que puede considerar.

¡Sigue leyendo para saber más!

Desafíos de reserva de escritorio

mientras que un trabajo híbrido tiene muchos beneficios, también hay varios desafíos que vienen con la implementación de un concepto de oficina compartida. Pero no se preocupe, ¡también le proporcionaremos algunas soluciones a considerar!

Veamos algunos de los problemas de reserva de escritorio y soluciones sobre cómo superarlos.

Problema #1: espacio de oficina no utilizado o exceso de capacidad

A veces, puede enfrentar una situación en la que podría sobrestimar cuántos empleados de su equipo querrían volver a la oficina. Definitivamente no sería suficiente espacios de trabajo para que sus empleados lo usen en la oficina y puede ser difícil comunicarse y asignar el espacio de trabajo a los empleados en tal situación.

Por otro lado, podría ocurrir el escenario opuesto donde hay una capacidad insuficiente de los miembros de su equipo o empleados que querrían trabajar desde la oficina. Esta podría ser una situación difícil porque entonces no sabría cómo predecir cuántas personas vendrán, y el costo de reabrir la oficina no valdría la pena si la cantidad de personas que regresan al trabajo no llega a un conjunto. mínimo.

Además, cuando los empleados saben quién viene a trabajar a la oficina, incluso pueden sentirse más motivado para venir y trabajar en la oficina también!

Solución #1: aplicación de reserva de escritorio compartido

¡Automatiza el proceso! Hay una serie de soluciones disponibles especialmente para la reserva de escritorio, y estas son extremadamente útiles para ahorrar el tiempo dedicado a administrar la reserva de escritorio y también dan a sus empleados más autonomía para controlar su propia reserva de escritorio. No tendrá que preocuparse por las notificaciones de reserva de última hora, ya que su aplicación puede encargarse de optimizar el espacio y administrar la reserva en tiempo real.

Otro aspecto útil es que estas aplicaciones vienen equipadas con herramientas para el análisis y la recopilación de datos que optimizarían su espacio y también podrían ayudar a estimar la capacidad del espacio de la oficina.

 Es importante que elija un proveedor que funcione mejor para usted y su organización y realmente considere todas las opciones disponibles.

 

Problema #2: Reserva de última hora en oficina compartida

Es importante tener la opción de tener la flexibilidad para la última reserva. Esto no solo permitirá que sus empleados tengan la opción de regresar a la oficina, sino que también podría ayudar a atender cualquier circunstancia imprevista en la que sea necesario que regresen a la oficina. Puede ser difícil coordinar la reserva de última hora y planificar situaciones como esta, por lo que también podría ser un desafío que podría enfrentar al implementar una estrategia de reserva de escritorio.

Solución #2: Códigos QR y dispositivos de reserva en oficina compartida

Puede crear un código QR para el sitio web de reserva de escritorio donde los empleados pueden acceder fácilmente a este y evitaría la molestia de recordar la dirección del sitio web. Al mismo tiempo, también puede recibir toda la información en un solo lugar con una comunicación mínima de ida y vuelta, por lo que no necesita estimar, sino tener la información precisa a mano y no estimar cada vez.

 

Problema #3: No hay planes fijos de asientos en una oficina compartida

Uno de los desafíos que presenta la gestión de reservas de escritorio es no tener un plan de asientos fijo o una forma de verificar dónde está sentado uno cuando reserva su espacio en la oficina. Esto podría causar conflictos potenciales por los espacios que se han reservado y las personas podrían tener dificultades para encontrar a sus colegas en la oficina si es necesario. 

Solución #3: mapa interactivo del piso de la oficina

¡Muchas de estas aplicaciones de reserva de escritorio también vienen con soluciones de planos de planta, donde puede mapear el diseño de su oficina en un mapa interactivo al alcance de su mano! Esto hace que sea muy fácil para usted averiguar dónde están sentados sus compañeros, dónde se encuentra cada equipo y el asiento exacto que desea reservar.

 

Ahora que hemos hablado sobre los desafíos y las soluciones para superarlos, es hora de que busque entre los diferentes proveedores de soluciones, ¡y elija el mejor! ¡Por suerte para usted, hemos compilado una lista de proveedores que puede considerar para sus necesidades de administración de reservas de escritorio!

Proveedores de gestión de reservas de escritorio

1. FLYDESK

los FLYDESK App es una aplicación integral diseñada para ayudarlo con sus necesidades de oficina híbrida, ¡todo en un solo lugar! Puede usarlo para reservar escritorios, salas de reuniones, espacios de estacionamiento y otros recursos compartidos. No solo eso, también permite la programación, permite la colaboración con su propio equipo. Flydesk también te permite investigar espacios de coworking cercanos – lo cual es extremadamente beneficioso cuando no hay suficientes espacios de trabajo en la propia oficina. 

¡Plataforma todo en uno sin complicaciones equipada con todas las soluciones que necesita como su compañero de trabajo híbrido perfecto!

2. Enviado

Envoy es una solución híbrida de gestión del espacio de trabajo que también ofrece funciones de gestión de reservas de escritorio, donde los empleados pueden reservar sus escritorios por hora e incluso programar reservas recurrentes a través de la propia aplicación. Las características adicionales también incluyen configurar servicios de escritorio personalizados, reservar escritorios en nombre de otros, reservar salas de reuniones y también crear grupos con sus colegas en la aplicación para que pueda ver cuándo están programados para estar en la oficina.

3. Robin

Robin es una plataforma de lugar de trabajo híbrida que ofrece soluciones para la gestión, la programación y el análisis de reservas de escritorios y salas para que pueda capturar información sobre cómo sus empleados utilizan la oficina. ¡La aplicación también permite la creación de mapas de oficina interactivos y permite un proceso fluido para que los invitados se registren cuando visitan la oficina!

4. kadencia

Kadence es un software de trabajo híbrido que también se presenta en forma de aplicación, lo que permite la reserva de escritorios y salas, la programación y la gestión de visitantes. La mejor parte es que este software se puede integrar en varias otras aplicaciones, como Microsoft Teams, Google, Workday y más, ¡lo que facilita el acceso! Los administradores pueden incluso asignar áreas específicas de la oficina a departamentos específicos y programarlas también, lo que brinda a los usuarios flexibilidad al momento de asignar los escritorios.

5. Edén

Eden es una plataforma integral de recursos humanos y experiencia en el lugar de trabajo que ofrece reserva de escritorio, gestión de visitantes, emisión interna de boletos para solicitudes de empleados y programación de salas. ¡La plataforma también se puede integrar en otras aplicaciones diferentes, como Microsoft Teams, Slack, G Suite Directory y muchas más!

 

¡Esperamos que este artículo haya sido útil para cubrir toda la información que necesita saber para la gestión de reservas de escritorio!

Para obtener más información sobre las soluciones de trabajo híbridas que ofrece FLYDESK, que incluyen mucho más que la gestión de reservas de escritorio, póngase en contacto con nosotros hoy ¡y obtenga una demostración gratuita de la aplicación FLYDESK!