Con la pandemia actual de COVID-19, a la mayoría de las personas se les ha pedido que trabajen desde casa para frenar las tasas de transmisión del virus. Además, es muy probable que las medidas de distanciamiento social se implementen en todo el mundo durante un año o posiblemente incluso más. Esto ha afectado mucho a las empresas, ya que sus oficinas ya no están en uso aunque todavía están pagando el alquiler, además varias empresas han tenido que reducir su tamaño para poder cumplir con sus márgenes de beneficio.

Ahora que la gente está comenzando a regresar lentamente al trabajo en todo el mundo, con medidas de distanciamiento social implementadas, muchas empresas se han dado cuenta de que tienen mucho espacio adicional en la oficina debido a la reducción de personal, así como al hecho de que una cantidad significativa de la gente prefiere un modelo de trabajo a distancia, ya sea por conveniencia o por temor a contraer COVID-19.

En este artículo, veremos cómo su empresa puede compensar algunos de sus costos de alquiler subarrendando los espacios adicionales y cambiando hacia un modelo de oficina compartida. No se preocupe, ¡hemos hecho toda la investigación de antecedentes por usted!

El aspecto legal

El subarrendamiento de su espacio de oficina adicional puede no ser legal según los términos y condiciones establecidos en su contrato de arrendamiento. Podría incurrir en varios honorarios legales si subarrenda los espacios de su oficina sin el permiso de su arrendador, lo que frustraría el propósito mismo del subarrendamiento.

La mejor manera de avanzar sería iniciar una conversación con el propietario y solicitar permiso para subarrendar. Asegúrese de enfatizar la importancia de ahorrar costos durante la pandemia actual; después de todo, varias industrias se han visto gravemente afectadas y es probable que su arrendador también tenga dudas sobre si podrá pagar por el espacio de la oficina. En general, es una situación en la que todos ganan, ya que puede compensar algunos de los costos de alquilar un espacio enorme que no está utilizando por completo, y el propietario aún recibe el alquiler de su mes completo. Es posible que tenga algunas preocupaciones sobre permitir que extraños esenciales usen el espacio de la oficina, pero lo discutiremos en las próximas secciones.

Hemos recopilado Plantillas de contrato de subarrendamiento a las que puede hacer referencia al redactar los términos y condiciones exactos para los inquilinos a los que subarrenda. Todas las plantillas de contrato son gratis para descargar!

Protéjase y proteja su espacio de trabajo

Su contrato de arrendamiento al subarrendar debe incluir una cláusula que especifique que los inquilinos son responsables de cualquier daño causado a la propiedad. Esto es extremadamente importante en los espacios de oficina compartidos, ya que protegerá su negocio; después de todo, ¡no desea pagar para limpiar o arreglar los problemas de otra persona! Esto también ayudará a tranquilizar al propietario, ya que sus inquilinos estarán en peligro por cualquier daño y, por lo tanto, probablemente serán más cuidadosos y respetuosos con el espacio de su oficina.

Hay dos formas de hacerlo: debe asegurarse de que el seguro de su inquilino cubra los daños de un subinquilino o estipular que el subinquilino debe obtener su propio seguro, que es la opción más ideal para el largo plazo. subarrendamientos. Para protegerse con este tipo de seguro en Hong Kong, consulte Portada de la empresa, ya que brindan excelentes consejos y orientación para garantizar que esté completamente protegido.

Selección de su subinquilino

La selección del subarrendatario adecuado es un aspecto extremadamente importante del subarrendamiento. Se aplican las preocupaciones habituales cuando se aplica el subarrendamiento, como asegurarse de que su inquilino pueda pagar el alquiler a tiempo y que no causarán daños significativos a su propiedad (después de todo, incluso si son responsables, a menudo puede ser un dolor de cabeza ordenar estos tipos de problemas). Además, al subarrendar parte de su espacio de oficina, debe asegurarse de que sus inquilinos no sean de la organización de un competidor, de lo contrario, pueden obtener información confidencial sobre su organización.

Por lo tanto, es esencial que examine a fondo a sus subinquilinos antes de permitirles que subarrendan su espacio adicional. Realice verificaciones de antecedentes exhaustivas y opte por inquilinos con los que tenga sinergia para que compartir el espacio de su oficina sea una experiencia armoniosa. Seguir un estricto procedimiento de investigación también tranquilizará a su arrendador, así que asegúrese de informarle de esto cuando inicie su conversación sobre el subarrendamiento.

Otra cosa a tener en cuenta es que anunciar su espacio de oficina adicional puede no siempre ser algo bueno, ya que enviará una señal a sus competidores de que el flujo de caja de su empresa no es ideal. Además, también atraerá a muchas personas con malas intenciones a las que les gustaría espiar su empresa y aprender más sobre su funcionamiento interno. FLYDESK ofrece un proceso de investigación estricto, minucioso y discreto para cualquier subarrendatario potencial a través de nuestra amplia red para que pueda asegurarse de que solo los mejores inquilinos acudan a usted para las aprobaciones finales.

Decidir precios

Es mejor verificar las tarifas de coworking en la ubicación de su oficina para tener una idea de qué precios cobrar. Como una guía aproximada, escritorios dedicados en espacios abiertos en Hong Kong vaya por 3.000 - 6.000 HKD por mes, mientras que los escritorios compartidos de coworking diarios cuestan entre 150 y 400 HKD por día. Por supuesto, esto depende de su vecindario y de la calidad de los servicios que brinda su oficina; por ejemplo, si permite el acceso a su despensa y tiene té y café gratis, un balcón u otras áreas comunes para que la gente se relaje, etc. valore su espacio extra por mucho más que si no ofrece servicios adicionales. Las áreas en o cerca del distrito comercial central o en vecindarios con muchas opciones de restaurantes y entretenimiento también pueden tener un precio más alto.

El subarrendamiento de salas de reuniones también es una opción rentable, ya que si bien varias empresas pueden optar por seguir un modelo de trabajo desde casa, ocasionalmente necesitarán espacios para que sus equipos se reúnan y discutan proyectos o para conocer clientes. Por lo general, los alquileres de salas de reuniones van de 150 a 300 HKD por hora, pero esto se puede aumentar según la capacidad que ofrezca.

FLYDESK también puede ayudarlo a fijar el precio adecuado de sus espacios de oficina.

Duración de su subarrendamiento

Los subarrendamientos a corto plazo requieren más trabajo, ya que continuamente tendrás que examinar a los inquilinos y asumirás riesgos adicionales con cada nuevo inquilino. Sin embargo, generalmente son más rentables. Los subarrendamientos a largo plazo también son un poco arriesgados, ya que el futuro es bastante incierto en este momento. Por lo tanto, la mejor opción es un contrato de arrendamiento flexible de hasta dos meses, después de lo cual se puede renovar si así lo desea.

Recuerde: ¡usted tiene el control aquí! También puede optar por ofrecer opciones semanales renovables para tranquilizar a quienes no están completamente seguros de si subarrendar su espacio de oficina es la mejor opción para ellos, además, esto le da más tiempo para filtrar más inquilinos. Es mejor mantener su subarrendamiento lo más simple posible para que no tenga que pasar por muchas molestias.

Directrices del espacio de trabajo

Describa claramente las reglas y regulaciones de su espacio de trabajo a cualquier posible inquilino (¡y asegúrese de incluirlas en el subarrendamiento!). Algunas cosas que puede considerar son las reglas sobre el uso de equipos como impresoras, máquinas de café, etc. También puede implementar un código de vestimenta, así como otras reglas, como asegurarse de que la última persona en salir de la oficina encienda todas las luces. y aire acondicionado apagado y otras pautas similares para garantizar que sus inquilinos se comporten de manera respetuosa y apropiada. Para obtener más información sobre las pautas para el coworking y los espacios de oficina compartidos, consulte este artículo.

También deberá idear un sistema para la reserva de salas de reuniones para evitar conflictos y es posible que deba establecer algunas restricciones en el uso de Internet.

En general, subarrendar su espacio de oficina adicional es una excelente manera de ahorrar en los gastos de su negocio y al mismo tiempo ofrecer a otros espacios asequibles para trabajar de manera flexible. Por supuesto, necesitará la aprobación de su arrendador y se asegurará de que se establezcan reglas y pautas estrictas para que no termine en situaciones difíciles.

Si bien esta es solo una guía general, si está interesado en subarrendar su espacio de oficina adicional, contáctenos en FLYDESK y lo ayudaremos a resolver todos los detalles específicos de su negocio.