Avec la pandémie actuelle de COVID-19, la plupart des gens ont été invités à travailler à domicile afin de réduire les taux de transmission du virus. En outre, il est très probable que des mesures de distanciation sociale seront mises en œuvre dans le monde entier pendant un an, voire plus. Cela a grandement affecté les entreprises, car leurs bureaux ne sont plus utilisés bien qu'ils paient toujours un loyer, et plusieurs entreprises ont dû réduire leurs effectifs pour être en mesure de respecter leurs marges bénéficiaires.

Maintenant que les gens commencent lentement à retourner travailler dans le monde entier - avec des mesures de distanciation sociale en place - de nombreuses entreprises ont réalisé qu'elles disposaient de beaucoup d'espace supplémentaire au bureau en raison de la réduction des effectifs, ainsi que du fait qu'un nombre important de les gens préfèrent un modèle de travail à distance, que ce soit pour des raisons de commodité ou par crainte de contracter le COVID-19.

Dans cet article, nous verrons comment votre entreprise peut compenser certains de vos coûts de location en sous-louant les espaces supplémentaires et en passant à un modèle de bureau partagé. Ne vous inquiétez pas - nous avons fait toutes les recherches de fond pour vous!

L'aspect juridique

La sous-location de votre espace de bureau supplémentaire peut ne pas être légale selon les termes et conditions énoncés dans votre contrat de location. Vous pourriez encourir plusieurs frais juridiques si vous sous-louez vos bureaux sans la permission de votre propriétaire - ce qui irait à l'encontre de l'objectif même de la sous-location.

La meilleure façon d'avancer serait d'entamer une discussion avec votre propriétaire et de demander la permission de sous-louer. N'oubliez pas de souligner l'importance de réduire les coûts pendant la pandémie actuelle - après tout, plusieurs industries ont été gravement touchées et votre propriétaire se demandera probablement aussi si vous serez en mesure de payer pour l'espace de bureau. Dans l'ensemble, c'est une situation gagnant-gagnant car vous pouvez compenser certains des coûts de location d'un immense espace que vous n'utilisez pas pleinement, et votre propriétaire obtient toujours son mois de location complet. Il a peut-être des inquiétudes quant au fait d'autoriser des inconnus essentiels à utiliser l'espace de bureau, mais nous en discuterons dans les prochaines sections.

Nous avons rassemblé des modèles de contrats de sous-location auxquels vous pouvez vous référer lors de la rédaction des conditions générales exactes pour les locataires auxquels vous sous-louez. Tous les modèles de contrat sont téléchargement gratuit!

Protégez-vous et votre espace de travail

Votre contrat de location lors de la sous-location doit inclure une clause spécifiant que les locataires sont responsables de tout dommage causé à la propriété. Ceci est extrêmement important dans les espaces de bureau partagés car cela protégera votre entreprise - après tout, vous ne voulez pas payer pour nettoyer ou réparer les dégâts de quelqu'un d'autre! Cela aidera également à rassurer votre propriétaire car vos locataires seront à la merci de tout dommage et seront donc probablement plus prudents et respectueux de votre espace de bureau.

Il y a deux façons de procéder - vous devez vous assurer que soit l'assurance de votre locataire couvrira les dommages d'un sous-locataire, soit stipuler que le sous-locataire doit souscrire sa propre assurance, ce qui est l'option la plus idéale pour le long terme. sous-locations. Pour vous protéger avec ce type d'assurance à Hong Kong, consultez Couverture de l'entreprise, car ils fournissent d'excellents conseils et conseils pour vous assurer d'être pleinement protégé.

Sélection de votre sous-locataire

La sélection du sous-locataire approprié est un aspect extrêmement important de la sous-location. Les préoccupations habituelles lors de la sous-location s'appliquent, telles que s'assurer que votre locataire est en mesure de payer le loyer à temps et qu'il ne causera pas de dommages importants à votre propriété (après tout, même s'ils sont responsables, il peut souvent être un casse-tête de les trier. types de problèmes). De plus, lorsque vous sous-louez une partie de votre espace de bureau, vous devez vous assurer que vos locataires ne proviennent pas d'une organisation concurrente, sinon ils pourraient obtenir des informations confidentielles sur votre organisation.

Par conséquent, il est essentiel que vous contrôliez soigneusement vos sous-locataires avant de leur permettre de sous-louer votre espace supplémentaire. Faites une vérification approfondie des antécédents et optez pour les locataires avec lesquels vous avez une synergie afin que le partage de votre espace de bureau soit une expérience harmonieuse. Suivre une procédure de vérification stricte rassurera également votre propriétaire - assurez-vous donc de lui en informer lorsque vous entamerez votre discussion sur la sous-location.

Une autre chose à noter est que la publicité de votre espace de bureau supplémentaire n'est pas toujours une bonne chose car elle enverra un signal à vos concurrents que le flux de trésorerie de votre entreprise est loin d'être idéal. De plus, il attirera également de nombreuses personnes mal intentionnées qui souhaiteraient espionner votre entreprise et en savoir plus sur son fonctionnement interne. FLYDESK propose un processus de vérification strict, approfondi et discret pour tous les sous-locataires potentiels via notre vaste réseau afin que vous puissiez vous assurer que seuls les meilleurs locataires viennent à vous pour les approbations finales.

Déterminer les prix

Il est préférable de vérifier les tarifs de coworking autour de l'emplacement de votre bureau pour avoir une idée des prix à facturer. À titre indicatif, bureaux dédiés dans les espaces ouverts à Hong Kong optez pour 3000 à 6000 HKD par mois, tandis que les hot-desk de coworking quotidiens vont de 150 à 400 HKD par jour. Bien sûr, cela dépend de votre quartier et de la qualité des services fournis par votre bureau - par exemple, si vous autorisez l'accès à votre garde-manger et que vous avez du thé et du café gratuits, un balcon ou d'autres espaces communs pour que les gens se détendent, etc., vous pouvez prix votre espace supplémentaire pour beaucoup plus que si vous n'offrez aucun service supplémentaire. Les zones dans ou à proximité du quartier central des affaires ou dans les quartiers avec de nombreuses options de restauration et de divertissement peuvent également être plus chères.

La sous-location de salles de réunion est également une option rentable, car si plusieurs entreprises peuvent choisir de continuer à suivre un modèle de travail à domicile, elles auront parfois besoin d'espaces pour que leurs équipes puissent se rencontrer et discuter de projets ou rencontrer des clients. En règle générale, la location de salles de réunion passe de 150 à 300 HKD par heure, mais cela peut être augmenté en fonction de la capacité que vous proposez.

FLYDESK peut également vous aider à évaluer vos espaces de bureau de manière appropriée.

Durée de votre sous-location

Les sous-locations à court terme nécessitent plus de travail car vous devrez continuellement contrôler les locataires et vous prendrez des risques supplémentaires avec chaque nouveau locataire. Cependant, ils sont généralement plus rentables. Les sous-locations à long terme sont également un peu risquées, car l'avenir est assez incertain pour le moment. Par conséquent, la meilleure option est un bail flexible pour une durée maximale de deux mois, après quoi il peut être renouvelé si vous le souhaitez.

N'oubliez pas - vous avez le contrôle ici! Vous pouvez également choisir d'offrir des options hebdomadaires renouvelables pour rassurer ceux qui ne sont pas tout à fait sûrs que la sous-location de votre espace de bureau soit le meilleur choix pour eux, et cela vous donne plus de temps pour filtrer plus de locataires. Il est préférable de garder votre sous-location aussi simple que possible afin de ne pas avoir à vous soucier de beaucoup de problèmes.

Directives relatives à l'espace de travail

Décrivez clairement les règles et règlements de votre espace de travail à tout locataire potentiel (et assurez-vous de les inclure dans la sous-location!). Certaines choses que vous voudrez peut-être prendre en compte sont les règles relatives à l'utilisation des équipements tels que les imprimantes, les machines à café, etc. et climatisation désactivée et autres directives similaires pour garantir que vos locataires se comportent de manière respectueuse et appropriée. Pour plus d'informations sur les directives relatives au coworking et aux espaces de bureau partagés, consultez ce article.

Vous devrez également mettre au point un système de réservation de salles de réunion pour éviter les conflits et éventuellement imposer des restrictions sur l'utilisation d'Internet.

Dans l'ensemble, la sous-location de votre espace de bureau supplémentaire est un excellent moyen d'économiser sur les dépenses de votre entreprise tout en offrant à d'autres espaces abordables pour travailler de manière flexible. Bien sûr, vous aurez besoin de l'approbation de votre propriétaire et vous vous assurerez que des règles et des directives strictes sont établies afin de ne pas vous retrouver dans des situations délicates.

Bien qu'il ne s'agisse que d'un guide général, si vous souhaitez sous-louer votre espace de bureau supplémentaire, contactez-nous au FLYDESK et nous vous aiderons à définir tous les détails spécifiques à votre entreprise.