Avec l'avènement des technologies numériques dans notre monde moderne, la définition du «lieu de travail» devient plus flexible et n'est plus associée à un seul lieu de travail physique. Avec Internet permettant une communication simple et efficace, les travailleurs distants ou les équipes distribuées sont devenir une option extrêmement attrayante pour les employés et les employeurs. Cela crée la possibilité d'embaucher des personnes à partir d'un bassin mondial de talents tout en leur donnant la flexibilité de vivre où ils le souhaitent et de ne pas perdre de temps sur les trajets quotidiens.

Le concept de vapeur distribuée étant encore relativement nouveau, plusieurs questions subsistent autour de sa mise en œuvre et de son efficacité. Il a été noté que les équipes distribuées augmenter la productivité et la satisfaction des employés lorsqu'ils sont gérés correctement. Par conséquent, cet article examinera en profondeur comment créer une équipe distribuée heureuse et productive.

1. Création d'une configuration de travail optimisée

Une configuration de travail optimisée comporte trois aspects principaux: vous devez disposer d'une connexion Internet solide, vous devez être à l'aise et vous devez disposer de l'équipement et de la technologie appropriés pour faire le travail. La plupart des bureaux traditionnels visent à intégrer ces trois éléments dans leur espace de travail, et c'est tout aussi important lorsque vous travaillez à distance! Si l'un de ces aspects manque, vous remarquerez une baisse significative de votre productivité.

Une bonne connexion Internet est la base d'une équipe distribuée car elle facilite des lignes de communication solides entre les membres de l'équipe. La communication est la clé de la productivité - les équipes distantes ne se sentent souvent pas comme une "vraie" équipe en raison du manque d'interaction entre collègues, ce qui entraîne une baisse de la productivité. Lorsque les membres d'une équipe sont répartis sur différents fuseaux horaires, il est encore plus difficile de favoriser cette interaction. La planification d'appels vidéo réguliers est un bon moyen de surmonter ce problème. non seulement ils sont un moyen efficace de vérifier les progrès de chacun, mais ils permettent également aux membres de l'équipe de créer des relations de travail entre eux, améliorant ainsi la productivité.

Le confort est un autre aspect clé ici - après tout, la raison pour laquelle de nombreuses personnes préfèrent travailler dans une équipe distribuée plutôt que dans un bureau traditionnel est due à la flexibilité et au confort qu'elle offre. Lorsque les gens sont plus à l'aise, ils sont plus heureux et donc plus productifs. 

Enfin, il est important de se rappeler qu'une équipe distribuée n'est efficace que si elle dispose des bons gadgets. S'il est facile de fournir aux employés des ordinateurs et d'autres gadgets dans un bureau traditionnel, ce n'est pas toujours facile de le faire lorsqu'il s'agit de travail à distance. Par conséquent, il appartient à l'employeur de fournir les gadgets nécessaires au personnel pour terminer son travail. Si vous gérez une équipe distribuée, vous devez également envisager d'utiliser des plates-formes spécialement conçues pour faciliter le travail à distance, afin que les informations importantes ne soient ni perdues ni compromises. Nous discuterons des outils et de la technologie qui peuvent être utilisés dans la section ci-dessous. Lisez cet article pour vous aider à choisir votre meilleur équipement pour le travail à distance ou pour la configuration de votre bureau à domicile.

2. Utiliser les bons outils

WhatsApp, Facebook, Skype - il existe tellement d'applications différentes qui pourraient être utilisées par des équipes distribuées. Cependant, bon nombre de ces applications ne sont pas optimisées pour le travail à distance ou leur utilisation inappropriée entraînerait une augmentation de votre charge de travail globale. Dans cette section, nous nous concentrerons sur quelques plates-formes différentes dotées de fonctionnalités innovantes pour améliorer la productivité des équipes distribuées. 

 

Pour la communication, Mou ou Camp de base sont des outils utiles. Ils permettent tous deux aux discussions de groupe pour les équipes distribuées de se mettre à jour et de poser des questions sur les tâches en cours afin que la boîte de réception de tout le monde reste sans encombrement.

Pour les projets qui nécessitent une collaboration simultanée sur un document ou un stockage cloud économique, Google Drive est la voie à suivre! Qu'il s'agisse d'un document, d'une feuille de tableau ou de diapositives de présentation, Google Drive permet aux utilisateurs de travailler simultanément sur le même fichier avec toutes les modifications mises à jour en temps réel. 

En matière de gestion de projet, TeamWeek ou Asana sont nos meilleures options. AsanaL'interface facile à utiliser permet aux membres de l'équipe de créer des listes de tâches pour chaque projet afin que chacun puisse suivre ce qui est actuellement en cours et ce qui a été fait. TeamWeek est bien adapté à l'attribution de tâches simples et à l'organisation d'équipe à distance.

Les équipes distribuées doivent avoir une idée claire du moment et des applications à utiliser dans certaines situations. Cela permettra au travail de se dérouler de manière fluide et organisée car chaque membre de l'équipe sera en mesure d'obtenir rapidement les informations dont il a besoin à partir de la plateforme concernée. Moins de temps sera perdu, par exemple, si nous n’avons plus à attendre une réponse par e-mail concernant l’état d’un projet. L'utilisation de la bonne plateforme améliorera certainement la productivité. Lisez cet article pour une analyse détaillée de la meilleurs outils de communication pour vos équipes distribuées.

3. Résultats vs temps

De nombreux employeurs font l'erreur d'évaluer la productivité de leurs employés en fonction du temps qu'ils passent à travailler sur un projet. Ils corrèlent beaucoup le travail avec un bon travail, cependant, ce n'est pas toujours le cas. Lorsque nous passons de l'examen du temps passé sur un projet aux résultats dudit projet, nous entrons dans le bon état d'esprit pour nous concentrer sur la productivité. Après tout, il ne sert à rien de passer 5 heures à travailler sur quelque chose si cela vous donne de mauvais résultats.

Dans une équipe distribuée, avoir un état d'esprit axé sur les résultats est très important. En raison de la nature du travail à distance, il est impossible d'identifier avec précision le temps que chaque membre de l'équipe consacre au travail. Se concentrer sur leurs résultats est le seul moyen de vraiment mesurer la productivité. Par conséquent, les employeurs doivent fixer des objectifs et des buts clairs que chaque membre de l'équipe doit atteindre et leur permettre de déterminer les étapes pour atteindre lesdits objectifs. La communication étant naturellement plus lente dans les équipes distribuées, la microgestion se traduira par une perte de temps et une perte de productivité. 

En conclusion, l'amélioration de la productivité d'une équipe distribuée comporte plusieurs aspects, notamment l'utilisation de outils et technologies appropriés, instaurer la confiance entre les membres de l'équipe et adopter un état d'esprit axé sur les résultats. Gérer efficacement une équipe distribuée n'est pas difficile, mais cela nécessite simplement une approche différente. Si elle est gérée correctement, une équipe distribuée peut même être plus productive qu'une équipe traditionnelle.