Dengan lebih banyak perusahaan dan individu yang tertarik pada kehidupan kerja hibrida, ada banyak solusi kerja fleksibel baru yang tersedia untuk memudahkannya. Perusahaan sedang mengeksplorasi konsep 'hot-desking' di mana karyawan tidak lagi memiliki meja permanen dan malah menjadikannya ruang kerja bersama di mana karyawan dapat memesan tempat mereka. Ada begitu banyak manfaat beralih ke hot-desking seperti peningkatan fleksibilitas tempat kerja bagi karyawan, penghematan biaya & energi kantor, & lebih banyak kolaborasi di kantor. 

Namun, ada tantangannya – yang utama adalah, mengelola ruang meja dan memesan tempat Anda.

Pada artikel ini, kita akan membahas lebih dalam manajemen pemesanan meja, masalah yang Anda hadapi dan solusi yang dapat Anda pertimbangkan.

Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut!

Tantangan pemesanan meja

Sementara a pekerjaan hibrida memiliki banyak manfaat, ada juga beberapa tantangan yang datang dengan penerapan konsep kantor bersama. Tapi jangan khawatir, kami juga akan memberi Anda beberapa solusi untuk dipertimbangkan!

Mari kita lihat beberapa masalah pemesanan meja dan solusi untuk mengatasinya.

Masalah #1: Ruang kantor yang tidak terpakai atau kelebihan kapasitas

Terkadang, Anda mungkin menghadapi situasi di mana Anda bisa melebih-lebihkan berapa banyak karyawan tim Anda yang ingin kembali ke kantor. Pasti tidak akan cukup ruang kerja untuk digunakan karyawan Anda di kantor dan mungkin sulit untuk berkomunikasi dan mengalokasikan ruang kerja kepada karyawan dalam situasi seperti itu.

Di sisi lain, skenario sebaliknya dapat terjadi di mana terdapat kekurangan kapasitas anggota tim atau karyawan Anda yang ingin bekerja dari kantor. Ini bisa menjadi situasi yang sulit karena Anda tidak akan tahu bagaimana memprediksi berapa banyak orang yang akan datang, dan biaya pembukaan kembali kantor tidak akan sepadan jika jumlah orang yang kembali bekerja tidak mencapai satu set. minimum.

Apalagi ketika karyawan mengetahui siapa yang datang untuk bekerja di kantor, mereka bahkan bisa merasakannya lebih termotivasi untuk datang dan bekerja di kantor juga!

Solusi #1: Aplikasi pemesanan meja bersama

Otomatiskan prosesnya! Ada sejumlah solusi di luar sana terutama untuk pemesanan meja – dan ini sangat berguna untuk menghemat waktu yang dihabiskan untuk mengelola pemesanan meja dan juga memberi karyawan Anda lebih banyak otonomi untuk mengontrol pemesanan meja mereka sendiri. Anda tidak perlu khawatir tentang notifikasi pemesanan menit terakhir karena aplikasi Anda dapat mengoptimalkan ruang dan mengelola pemesanan secara real time.

Aspek berguna lainnya adalah aplikasi ini dilengkapi dengan alat untuk analisis dan pengumpulan data yang akan mengoptimalkan ruang Anda dan juga dapat membantu memperkirakan kapasitas ruang kantor.

 Penting bagi Anda untuk memilih penyedia yang paling cocok untuk Anda dan organisasi Anda dan benar-benar mempertimbangkan semua opsi yang tersedia di luar sana.

Masalah #2: Pemesanan menit terakhir di kantor bersama

Penting untuk memiliki opsi untuk memiliki fleksibilitas untuk pemesanan terakhir. Hal ini tidak hanya akan memungkinkan karyawan Anda memiliki pilihan untuk kembali ke kantor, tetapi juga dapat membantu memenuhi keadaan tak terduga di mana mereka perlu datang ke kantor. Mungkin sulit untuk mengoordinasikan pemesanan menit terakhir dan merencanakan situasi seperti ini, itulah sebabnya ini juga bisa menjadi tantangan yang mungkin Anda hadapi saat menerapkan strategi pemesanan meja.

Solusi #2: Kode QR dan perangkat pemesanan di kantor bersama

Anda dapat membuat kode QR untuk situs web pemesanan meja di mana karyawan dapat dengan mudah mengaksesnya dan ini akan menghemat kerumitan mengingat alamat situs web. Pada saat yang sama Anda juga dapat menerima semua informasi di satu tempat dengan komunikasi bolak-balik minimal – sehingga Anda tidak perlu memperkirakan, melainkan memiliki informasi yang akurat dan tidak memperkirakan setiap waktu.

Masalah #3: Tidak ada rencana tempat duduk tetap di kantor bersama

Salah satu tantangan yang datang dengan manajemen pemesanan meja adalah tidak memiliki rencana tempat duduk yang tetap, atau cara untuk memeriksa di mana seseorang duduk saat mereka memesan tempat di kantor. Hal ini dapat menimbulkan potensi bentrok untuk ruang yang telah dipesan dan orang dapat kesulitan menemukan rekannya di kantor jika ada kebutuhan. 

Solusi #3: Peta interaktif lantai kantor

Banyak dari aplikasi pemesanan meja ini juga dilengkapi dengan solusi denah lantai, di mana Anda dapat memetakan tata letak kantor Anda menjadi peta interaktif di ujung jari Anda! Ini sangat memudahkan Anda untuk mengetahui di mana kolega Anda duduk, di mana masing-masing tim berada, dan kursi persis yang ingin Anda pesan.

Sekarang kita telah berbicara tentang tantangan dan solusi untuk mengatasinya, sekarang saatnya Anda melihat penyedia solusi yang berbeda – dan memilih yang terbaik! Beruntung bagi Anda, kami telah menyusun daftar penyedia yang dapat Anda pertimbangkan untuk kebutuhan manajemen pemesanan meja Anda!

Penyedia manajemen pemesanan meja

1. FLYDESK

Itu Aplikasi FLYDESK adalah aplikasi komprehensif yang dirancang untuk membantu Anda dengan kebutuhan kantor hybrid Anda – semuanya di satu tempat! Anda dapat menggunakannya untuk memesan meja, ruang rapat, tempat parkir, dan sumber daya bersama lainnya. Tidak hanya itu, ini juga memungkinkan penjadwalan, memungkinkan kolaborasi dengan tim Anda sendiri. Flydesk juga memungkinkan Anda untuk meneliti ruang kerja bersama terdekat – yang sangat bermanfaat bila tidak ada cukup ruang kerja di kantor itu sendiri. 

Platform all-in-one bebas repot yang dilengkapi dengan semua solusi yang Anda butuhkan sebagai teman kerja hybrid yang sempurna!

2. Utusan

Envoy adalah solusi manajemen ruang kerja hybrid yang juga menawarkan fitur manajemen pemesanan meja – di mana karyawan dapat memesan meja mereka per jam dan bahkan menjadwalkan pemesanan berulang melalui aplikasi itu sendiri. Fitur tambahan juga mencakup pengaturan fasilitas meja yang dipersonalisasi, pemesanan meja atas nama orang lain, pemesanan ruang rapat, dan juga membuat grup dengan kolega Anda di aplikasi sehingga Anda dapat melihat kapan mereka dijadwalkan berada di kantor!

3. Robin

Robin adalah platform tempat kerja hybrid yang menawarkan solusi untuk manajemen pemesanan meja dan kamar, penjadwalan, dan analitik bagi Anda untuk mendapatkan wawasan tentang bagaimana karyawan Anda menggunakan kantor. Aplikasi ini juga memungkinkan pembuatan peta kantor interaktif dan memungkinkan proses yang mulus bagi para tamu untuk check-in saat mereka mengunjungi kantor!

4. Kadence

Kadence adalah perangkat lunak kerja hybrid yang juga hadir dalam bentuk aplikasi, memungkinkan pemesanan meja dan kamar, penjadwalan, dan manajemen pengunjung. Bagian terbaiknya adalah perangkat lunak ini benar-benar dapat diintegrasikan ke dalam berbagai aplikasi lain seperti Microsoft Teams, Google, Workday, dan lainnya – membuatnya nyaman untuk diakses! Admin bahkan dapat menetapkan area tertentu di kantor ke departemen tertentu dan menjadwalkannya juga – memberikan fleksibilitas kepada pengguna saat menetapkan meja.

5. Eden

Eden adalah platform pengalaman SDM dan tempat kerja all-in-one yang menawarkan pemesanan meja, manajemen pengunjung, tiket internal untuk permintaan karyawan, dan penjadwalan kamar. Platform ini juga dapat diintegrasikan ke dalam berbagai aplikasi lain seperti Microsoft Teams, Slack, Direktori G Suite, dan banyak lagi!

Kami harap artikel ini bermanfaat untuk mencakup semua informasi yang perlu Anda ketahui untuk manajemen pemesanan meja!

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang solusi kerja hybrid yang disediakan FLYDESK, yang mencakup lebih dari sekadar manajemen pemesanan meja, hubungi kami hari ini dan dapatkan demo gratis Aplikasi FLYDESK!