Sebuah kantor hybrid mengacu pada salah satu yang memungkinkan karyawan untuk bekerja baik dari kantor, dari rumah, atau dari mana saja. Pada dasarnya, ini adalah model kantor yang lebih fleksibel – dan seperti yang ditunjukkan oleh pandemi CoVID-19 kepada kita, fleksibilitas sangat penting untuk menavigasi kurva yang cenderung dilemparkan kehidupan kepada kita. 

Tentu saja, pandemi bukan satu-satunya alasan model kantor hibrida mengalami peningkatan tajam dalam popularitas. Semakin banyak organisasi yang menyadari nilai dari kantor yang fleksibel, karena mereka dapat mengurangi biaya sambil tetap meningkatkan produktivitas. Lagi pula, ketika karyawan diberi kebebasan untuk bekerja lebih fleksibel, mereka jauh lebih bahagia dan lebih produktif. Periksa statistik ini tentang pekerjaan yang fleksibel dan jarak jauh untuk benar-benar memahami dampak positifnya.

Agar kantor hibrida berfungsi dengan sukses, kebijakan dan pedoman tertentu perlu diterapkan. Tidak perlu khawatir, karena kami telah mengumpulkan semua yang perlu Anda ketahui tentang topik ini menjadi panduan sederhana dan ringkas. Segera, Anda akan dapat mengembangkan model kantor hybrid ideal yang sesuai dengan organisasi Anda dengan sempurna!

#1. Tetapkan kebijakan kerja fleksibel perusahaan Anda

Bahkan karyawan terbaik pun membutuhkan panduan tentang cara mengatur jam kerja mereka saat mereka bekerja secara fleksibel. Kebijakan kerja fleksibel perusahaan Anda harus menguraikan harapan organisasi Anda sehubungan dengan tingkat fleksibilitas yang diizinkan. Misalnya, apakah karyawan diperbolehkan bekerja dari rumah setiap hari atau Anda ingin mereka datang ke kantor selama beberapa hari dalam seminggu? Berapa lama mereka harus memberi tahu supervisor mereka jika mereka ingin bekerja dari rumah? Apakah mereka perlu mencatat jam kerja mereka di mana saja? 

Tentu saja ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan ketika menetapkan kebijakan kerja yang fleksibel, dan itu bisa terasa berlebihan. Lagi pula, bagaimana Anda tahu apa yang Anda butuhkan ketika Anda belum pernah memiliki pengalaman dengan model kantor hybrid sebelumnya? Itu sebabnya kami mengembangkan pembuat template kebijakan kerja yang fleksibel! Ini akan membantu memandu Anda melalui seluruh proses dan memastikan kebutuhan bisnis Anda terwakili dengan tepat. 

#2: Pertimbangkan ruang kerja yang fleksibel atau bersama

Jika karyawan Anda tidak semua akan berada di kantor setiap hari, mungkin tidak hemat biaya untuk terus menyewa ruang kantor penuh. Ruang kerja bersama adalah solusi unik untuk masalah ini, karena Anda cukup membayar sesuai kebutuhan! Tentu saja, menentukan apa yang Anda butuhkan bisa menjadi sedikit rumit, itulah sebabnya kami mengembangkannya strategi yang efektif untuk memastikan kebutuhan bisnis Anda diperhitungkan.

Ruang kerja bersama dilengkapi dengan semua fasilitas yang dimiliki kantor lengkap, seperti printer, ruang rapat, bilik telepon pribadi, dll. Sebagian besar memiliki fasilitas tambahan, misalnya, restoran di tempat, minuman gratis, akses ke kolam renang dan gym, undangan ke acara sosial acara atau pembicaraan industri – daftarnya terus bertambah. Plus, mereka melayani secara khusus untuk organisasi dengan pengaturan kerja yang fleksibel, yang berarti mereka akan memiliki berbagai paket yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Temukan ruang kerja bersama sempurna Anda di sini.

#3: Kelola ruang kantor Anda dengan aplikasi

Manajemen ruang kantor yang tepat penting di kantor biasa, tetapi sangat penting dalam model kantor hibrida. Yang terpenting adalah memastikan tersedianya ruang dan peralatan yang cukup bagi mereka yang akan memasuki ruang kerja. Melacak dan memahami bagaimana karyawan Anda menggunakan kantor dan sumber daya terkait juga akan membantu Anda mengelola tim dengan lebih baik. 

Saat Anda mulai memahami berapa banyak ruang kantor Anda yang digunakan, Anda akan dapat memaksimalkan penggunaannya. Misalnya, Anda dapat mengonversi beberapa tabel menjadi hot desk – yaitu, untuk digunakan berdasarkan urutan kedatangan. Ini juga akan memberikan wawasan tentang jenis ruang kerja yang Anda butuhkan. Untuk meningkatkan proses ini, coba: Aplikasi FLYDESK keluar! Ini dapat melacak ruang kantor Anda secara digital, menganalisis data untuk Anda, memperbarui Anda ketika rekan kerja lain bekerja di suatu tempat di sekitar, dan banyak lagi.

#4: Jaga agar tim Anda tetap terhubung

Internet adalah alat yang hebat untuk komunikasi, jadi gunakan itu untuk membuat tim Anda tetap merasa seperti tim meskipun ada jarak fisik! Ini juga akan memungkinkan Anda untuk memiliki pendekatan manajemen yang lebih lepas tangan, berorientasi tugas daripada berorientasi waktu. Alih-alih terus-menerus memeriksa tim Anda untuk memastikan mereka menyelesaikan sesuatu, mereka dapat memperbarui Anda melalui aplikasi yang mengumpulkan informasi dari semua orang.

Ada beberapa aplikasi di luar sana untuk meningkatkan kolaborasi, melacak jadwal proyek, mengomunikasikan informasi, dan mendokumentasikan proses bisnis. Berikut adalah pilihan utama kami:

1. Untuk rapat, coba Zoom atau Google Meet
2. Untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi, coba Slack atau MS Teams
3. Untuk melacak proyek, coba Trello atau Notion
4. Untuk check-in tim & manajemen ruang kantor, coba Aplikasi FLYDESK
5. Untuk mendokumentasikan proses bisnis, coba Google Workspace dengan Google Drive atau MS OneDrive jika Anda menyiapkan dengan O365

#5: Pastikan karyawan Anda memiliki peralatan yang mereka butuhkan

Sementara kantor tradisional dipenuhi dengan semua peralatan yang dibutuhkan staf, ini mungkin tidak terjadi di rumah mereka. Saat menerapkan model kantor hibrida, penting untuk mengalokasikan sebagian anggaran Anda untuk memastikan karyawan Anda memiliki peralatan yang mereka butuhkan. 

Biasanya, semua karyawan akan memerlukan laptop yang berfungsi dan headset berkualitas baik untuk rapat virtual, serta akses ke fasilitas seperti printer, mesin fotokopi, penghancur kertas, dll. Tergantung pada lingkup pekerjaan spesifik mereka, mereka mungkin juga memerlukan waktu kedua. monitor, tablet untuk menggambar, dll. Tentu saja, ini hanya minimal! Lihat artikel kami di cara membangun kantor rumah yang sempurna untuk lebih banyak ide dan rekomendasi untuk peralatan kantor.

Jadi, begitulah, panduan komprehensif tentang bagaimana Anda dapat mengembangkan kantor hybrid yang sempurna untuk meningkatkan bisnis Anda! Jika Anda tertarik untuk menerapkan model kantor hibrida untuk meningkatkan produktivitas organisasi dan kepuasan karyawan Anda, hubungi kami di FLYDESK dan kami akan membantu Anda!