Le comunicazioni nei team remoti sono sempre più discusse all'interno delle organizzazioni. Tra il 2005 e il 2017, il numero di persone che lavorano da remoto negli Stati Uniti è aumentato di un enorme 159%. Fino a 66% di aziende offrono opzioni di lavoro a distanza (a partire dal 2019) e 16% di aziende si basano su una forza lavoro totalmente remota. Queste sono solo alcune delle numerose statistiche che dimostrano che le organizzazioni si stanno spostando sempre più verso team remoti con buone ragioni. Vari studi hanno dimostrato che i lavoratori a distanza lo sono più felice, più sano, meno stressato e più impegnato. I team remoti significano anche meno spese per gli uffici.

D'altra parte, i team remoti devono affrontare altre sfide che i team con sede nella stessa posizione fisica non devono affrontare. L'interazione tramite schermi, app ed e-mail rende le comunicazioni nei team remoti sempre più difficili costruire fiducia che le relazioni di persona favoriscono naturalmente. Questo perché l'interazione faccia a faccia ci dà la possibilità di valutare segnali non verbali come il tono e il linguaggio del corpo. Cose come i fusi orari, le barriere culturali e linguistiche, nonché la distanza, possono far sentire i membri del team meno una squadra. 

Come si fa, quindi, a convincere il team remoto a comunicare e lavorare insieme in modo efficace quando non possono incontrarsi faccia a faccia? La chiave è mettere in atto una strategia di comunicazione interna chiaramente definita e attenersi ad essa.

Stabilire standard di visibilità e comunicazione

Per facilitare comunicazioni efficaci nei team remoti, inizia stabilendo il livello di visibilità che ti aspetti dai tuoi lavoratori remoti. Assicurati che sappiano quante ore di lavoro sono previste ogni giorno, settimana o mese e che siano chiari su come il loro stato di lavoro, o la loro posizione, devono essere condivisi con i compagni di squadra o i manager. I team distribuiti hanno bisogno di quella visibilità per identificare il momento migliore per comunicare tra loro; a meno che il ruolo non sia completamente flessibile con indicazioni chiare e interazioni minime necessarie con i colleghi.

Crea una politica di lavoro a distanza o flessibile o chiedi al tuo team delle risorse umane di delineare questo documento. Questa politica dovrebbe includere i termini dei vantaggi del lavoro flessibile e gli strumenti o le applicazioni preferiti per la collaborazione e la comunicazione a distanza. Vedi il nostro Guida agli strumenti per le comunicazioni remote per ulteriori dettagli. La politica di lavoro flessibile dovrebbe anche indicare chiaramente cosa ti aspetti da ciascun membro del team in termini di presenza e visibilità online. Ciò garantirà che ogni membro del tuo team distribuito sia chiaro su cosa dovrebbe fare e quando beneficiare di un modello di lavoro flessibile.

Compiti e obiettivi chiari

Assicurati che ogni membro del tuo team comprenda i propri compiti e che sia aggiornato su ciò che deve raggiungere. Usa un calendario condiviso o uno strumento di pianificazione del progetto come Settimana della squadra, per mantenere l'intero team aggiornato sulle attività a cui ogni persona sta attualmente lavorando, nonché su quelle in sospeso. Questo approccio ridurrà notevolmente la confusione su chi dovrebbe lavorare su cosa, oltre a consentire comunicazioni aperte nei membri del team remoti se è necessario chiarire eventuali problemi.

I criteri SMART sono uno strumento efficace che ti aiuterà a fissare obiettivi chiari e raggiungibili per i lavoratori a distanza. Gli obiettivi SMART consentono ai manager di concentrarsi sui risultati, piuttosto che sulla microgestione dei dipendenti. Questo approccio è noto migliorare la produttività e aumentare il morale. Questo acronimo sta per:

S – Specifico

M – Misurabile

R – Realizzabile

R – Rilevante

T – Limitato nel tempo

Imposta gli obiettivi tenendo conto di questi fattori, quindi il tuo team remoto sarà chiaro sul lavoro necessario per raggiungerli. Non dimenticare di chiarire se ogni obiettivo è una pietra miliare a breve termine o un obiettivo a medio o lungo termine. 

Riunioni e chiamate: perché, come e quando

Riunioni regolari facilitano una conversazione aperta sul flusso di lavoro e sulle prestazioni dei dipendenti. Condurre incontri faccia a faccia o video settimanalmente su base individuale con ciascun dipendente; questi dovrebbero durare almeno 20 minuti. Questo è il momento perfetto per affrontare eventuali problemi di prestazioni e risolvere eventuali domande su attività specifiche. È anche un buon momento per fornire aggiornamenti di stato. 

Utilizzare chiamate vocali regolari per brevi discussioni individuali al di fuori della riunione settimanale; tuttavia, per riunioni di gruppo con più di due partecipanti, utilizzare riunioni vocali e video virtuali. Ciò garantisce che tutti i membri del team lo siano consapevole e coinvolto nella conversazione. 

Effettuare valutazioni su base semestrale o annuale. Questi dovrebbero durare almeno 1,5 ore. Una valutazione è un'opportunità per concentrarsi sulle prestazioni complessive di ciascun membro del team. Oltre a delineare le aspettative della tua organizzazione per ogni membro in futuro. Questioni più piccole riguardanti compiti specifici non hanno posto qui: discuterne nelle tue riunioni settimanali.

Infine, per costruire la cultura aziendale, organizzare incontri fisici e di persona almeno una volta all'anno. Queste sono un'opportunità per intraprendere attività non lavorative, come esercizi di team building. Queste riunioni possono aiutare a facilitare relazioni migliori tra i membri del team, il che consentirà al team distribuito di lavorare come un'unità coesa anche quando non si trovano nella stessa posizione geografica o fuso orario. 

Altri modi creativi per costruire la cultura aziendale includono happy hour virtuali, giochi sociali e riunioni non lavorative. I ricercatori hanno scoperto che impegnarsi regolarmente in questo tipo di attività migliora la definizione degli obiettivi e le capacità di risoluzione dei problemi nei membri dei team distribuiti.