Un modello di comunicazione efficace per i team remoti identificherà tutte le diverse App che possono essere utilizzate per superare le sfide delle comunicazioni remote. Tali app assicurano che le linee di comunicazione con il tuo team distribuito siano sempre aperte per migliorare la collaborazione e il lavoro di squadra. Con questo in atto, i team distribuiti possono davvero raggiungere il loro pieno potenziale. Ecco un esempio di come potrebbe essere un'efficace strategia di comunicazione interna, con opzioni di applicazioni e consigli di utilizzo.

Chat: Slack, Microsoft Teams, WhatsApp

In poche parole: Ideale per chat istantanee e persistenti organizzate per argomento, che di solito richiedono una risposta più immediata rispetto alle email. Questo vale per le conversazioni di gruppo e individuali. Le applicazioni di chat sono utili se vuoi mantenere lunghe conversazioni in corso. Le chat possono anche essere trasformate in chiamate in tempo reale e riunioni con voce, condivisione dello schermo e video che sono essenziali per le comunicazioni del team in remoto.

Consiglio dell'esperto #1: Piattaforme come WhatsApp funzionano per brevi messaggi personali. Per conversazioni più professionali, consigliamo Slack per le startup, quindi Microsoft Team man mano che la tua azienda cresce. Puoi anche utilizzare queste applicazioni per argomenti non correlati al lavoro per evitare di utilizzare troppe applicazioni. In alternativa, per una piattaforma social dedicata, controlla Facebook Workspace o Microsoft Yammer.

Consiglio dell'esperto #2: Imposta i tempi in cui ti aspetti le risposte per evitare frustrazioni.

Consiglio dell'esperto #3: Per questioni urgenti, alza il telefono e chiama. Evita di inviare gli stessi messaggi tramite piattaforme diverse.

E-mail: Google Gmail, Microsoft Outlook

In poche parole: Le email sono adatte per comunicazioni di terze parti più formali, ufficiali, strutturate, spesso più lunghe e molto probabilmente per messaggi che non richiedono una risposta immediata. 

Consiglio dell'esperto #1: Comunica la differenza tra applicazioni di posta elettronica e chat, altrimenti potresti creare confusione su quando usare cosa. Un'e-mail sarebbe focalizzata su un messaggio specifico di una persona verso un pubblico, ma le chat sono più colloquiali, consentendo una partecipazione più equilibrata.

Consiglio dell'esperto #2: Tieni presente che le persone ricevono tonnellate di e-mail, quindi le chat o le chiamate sono migliori per i messaggi urgenti.

Calendario: Google Calendar, Microsoft Outlook + Calendly

In poche parole: La maggior parte delle applicazioni di posta elettronica è dotata di una funzione di calendario integrata che mantiene il valore delle applicazioni di posta elettronica, nonostante il recente calo del valore della posta elettronica. 

Per dare alle persone abbastanza tempo per preparare e discutere argomenti importanti, è sempre consigliabile pianificare gli incontri in anticipo. Inoltre, per i partecipanti remoti, le riunioni diventeranno uno strumento di comunicazione regolare poiché gli inviti di solito contengono il collegamento alle sale riunioni virtuali.

Consiglio dell'esperto #1: Si consiglia di attenersi a una suite di applicazioni per ufficio; scegli Google G-Suite se sei una startup, quindi Microsoft Office 365 per le aziende più affermate. 

Consiglio dell'esperto #2: Suggeriamo inoltre di utilizzare un'applicazione per la prenotazione di riunioni come Calendly per evitare di fare avanti e indietro con contatti esterni per concordare una data e un'ora adeguate per la riunione.

Riunioni virtuali: Zoom, Hangout + Calendly

In poche parole: Le riunioni virtuali o le riunioni online sono obbligatorie quando almeno uno dei partecipanti è remoto o quando la loro posizione è sconosciuta. Anche se alcune applicazioni di chat offrono un'esperienza di riunione/conferenza virtuale decente, le applicazioni dedicate tendono a fornire funzionalità specifiche, integrazione, supporto e qualità del servizio che ne giustificano l'implementazione. 

Consiglio dell'esperto #1: Consigliamo Zoom (+ Calendly) per le startup poiché Google Hangouts non è così ricco di funzionalità; può essere utilizzato anche da aziende più grandi come alternativa a Microsoft Teams, che deve ancora affrontare alcune sfide per le riunioni con partecipanti esterni. Tuttavia, è probabilmente solo questione di tempo prima che Microsoft diventi la piattaforma numero uno per tutte le applicazioni legate al lavoro per le aziende medio-grandi, mentre Google si batte per il mercato delle piccole imprese.

Consiglio dell'esperto #2: Prendi l'abitudine di includere sempre i collegamenti alle riunioni online nell'invito del calendario quando la posizione del partecipante è sconosciuta.

Gestione del progetto: Google Task, Trello, Asana, Basecamp, TeamWeek

In poche parole: gli strumenti di gestione del progetto sono particolarmente utili quando si dispone di un team distribuito perché consentono al team di vedere cosa stanno facendo tutti e come sono i progressi senza dover chiedere ogni volta. Tutti possono registrare i propri progressi in un unico posto ed è chiaro e utilizzabile per l'intero team.

Consiglio dell'esperto #1: Ai fini della gestione del progetto, Google Task può creare elenchi di cose da fare molto semplici a cui i membri del team possono fare riferimento. Usa Basecamp, Trello, TeamWeek o Asana se hai bisogno di funzionalità aggiuntive come il monitoraggio del progetto, la struttura avanzata e personalizzata o le integrazioni.

Chiamate: Zoom, Google Voice, Hangout, WhatsApp

In poche parole: A volte dimentichiamo le basi: il modo più efficace per le comunicazioni in remoto del team è prendere il telefono e parlare! Un ulteriore vantaggio è che le telefonate non dipendono dalla stabilità della rete Internet. 

Consiglio dell'esperto #1: La maggior parte delle applicazioni per riunioni virtuali o voce online come Zoom integrano i numeri di teleconferenza per conversazioni a più partecipanti. 

Consiglio dell'esperto #2: Quando hai accesso a una rete Internet stabile, l'utilizzo dell'audio online (VoIP) da Zoom, Hangout o WhatsApp ti consentirà di passare facilmente dalla chiamata vocale alla videochiamata e risparmierai sui costi delle telecomunicazioni, soprattutto quando sei in viaggio.

Archiviazione e collaborazione dei documenti: Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive

In poche parole: Sono lontani i giorni in cui gestivamo l'archiviazione di file e i backup con costosi dischi rigidi. Ora esistono molte soluzioni per archiviare i tuoi documenti nell'intera organizzazione con funzionalità di salvataggio e condivisione molto semplici. Anche la modifica di un documento è ora possibile online ed è qui che Microsoft ha recentemente svolto un lavoro fantastico con l'integrazione di Office (Word, PowerPoint, Excel...) in Office 365. 

Consiglio dell'esperto #1: Google è ancora molto competitivo con Google Drive per l'archiviazione e le potenti funzionalità di collaborazione di documenti online (Fogli, Documenti, Presentazioni, Moduli...). Questi non sono ideali solo per le comunicazioni interne, ma anche per la condivisione di documenti esterni.

Ora sai tutto sulle diverse app e programmi che puoi utilizzare per comunicare con un team remoto ma avere i programmi giusti non basta, ecco le strategie su come comunicare in modo efficace con il team remoto abbiamo messo insieme.

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