より多くの企業や個人が ハイブリッドなワークライフ、それを容易にするために利用できる多くの新しい柔軟な作業ソリューションがあります。企業は「」の概念を模索しています。ホットデスク従業員が常設のデスクを持たず、代わりに従業員が自分の場所を予約できる共有ワークスペースにします。ホットデスクへの切り替えには、従業員の職場の柔軟性の向上、オフィスのコストとエネルギーの節約、オフィスでのコラボレーションの増加など、非常に多くの利点があります。 

ただし、課題も伴います。主な課題は、デスク スペースの管理と場所の確保です。

この記事では、さらに深く掘り下げていきます デスク予約管理、直面している問題と検討できる解決策。

詳細については、読み続けてください。

デスク予約の課題

一方、 ハイブリッドワーク 多くの利点があります、シェアオフィスコンセプトの実装にはいくつかの課題もあります。しかし、心配しないでください。考慮すべき解決策もいくつか提供します。

デスク予約の問題と、それらを克服するための解決策のいくつかを見てみましょう。

問題 #1: 使用されていないオフィス スペースまたはキャパシティの過剰

場合によっては、チームの従業員の何人がオフィスに戻りたいと思っているかを過大評価する状況に直面することがあります。絶対足りないだろう ワークスペース 従業員がオフィスで使用するためのものであり、そのような状況では従業員にワークスペースを伝達して割り当てるのが難しい場合があります。

一方、オフィスで働きたいチーム メンバーや従業員の能力が不足している場合は、反対のシナリオが発生する可能性があります。これは厄介な状況になる可能性があります。なぜなら、何人の人が来るかを予測する方法がわからず、仕事に戻る人の数が一定に達しない場合、オフィスを再開するためのコストに見合う価値がないからです。最小。

さらに、従業員は誰がオフィスに出勤するかを知っていると、 よりやる気 来て、オフィスで働くこともできます！

ソリューション #1: 共有デスク予約アプリケーション

プロセスを自動化！特にデスク予約用のソリューションは数多くあります。これらは、デスク予約の管理に費やす時間を節約し、従業員が自分のデスク予約をより自由に管理できるようにするのに非常に役立ちます。アプリがスペースを最適化し、リアルタイムで予約を管理できるため、直前の予約通知について心配する必要はありません。

もう1つの便利な側面は、これらのアプリには、スペースを最適化し、オフィススペースの容量を見積もるのに役立つ分析およびデータ収集用のツールが装備されていることです.

 あなたとあなたの組織に最適なプロバイダーを選択し、利用可能なすべてのオプションを実際に検討することが重要です.

問題点 #2: シェアオフィスでの直前予約

最終予約の柔軟性を持つオプションを持つことが重要です。これにより、従業員がオフィスに戻ることができるようになるだけでなく、オフィスに来る必要がある不測の事態に対応するのにも役立ちます。土壇場での予約を調整し、このような状況に備えて計画を立てることは困難な場合があります。そのため、デスク予約戦略を実装する際に直面する可能性のある課題になる可能性があります.

ソリューション #2: 共有オフィスの QR コードと予約デバイス

従業員が簡単にアクセスできるデスク予約 Web サイトの QR コードを作成すると、Web サイトのアドレスを覚える手間が省けます。同時に、やり取りを最小限に抑えて 1 か所ですべての情報を受け取ることもできます。そのため、見積もりを行う必要はありません。正確な情報を手元に用意し、毎回見積もりを行う必要はありません。

問題点 #3: シェアオフィスに決まった席次がない

デスク予約管理に伴う課題の 1 つは、固定の座席表がないこと、またはオフィスで自分のスペースを予約するときに自分がどこに座っているかを確認する方法がないことです。これにより、予約されたスペースが衝突する可能性があり、必要な場合にオフィスで同僚を見つけるのが難しくなる可能性があります。 

ソリューション #3: オフィス フロアのインタラクティブ マップ

これらのデスク予約アプリの多くには、オフィスのレイアウトを指先でインタラクティブな地図にマッピングできるフロア プラン ソリューションも付属しています。これにより、同僚がどこに座っているか、各チームがどこにいるか、予約したい正確な座席を簡単に見つけることができます。

課題とそれらを克服するためのソリューションについて説明したので、次はさまざまなソリューション プロバイダーを調べて、最適なプロバイダーを選択します。幸運なことに、デスク予約管理のニーズに合わせて検討できるプロバイダーのリストをまとめました。

デスク予約管理プロバイダー

1. FLYDESK

The FLYDESKアプリ は、ハイブリッド オフィスのニーズをすべて 1 か所で解決できるように設計された包括的なアプリです。デスク、会議室、駐車スペース、その他の共有リソースの予約に使用できます。それだけでなく、スケジューリングも可能で、自分のチームとのコラボレーションも可能です。 Flydeskでは、研究もできます 近くのコワーキングスペース – これは、オフィス自体に十分なワークスペースがない場合に非常に有益です。 

完璧なハイブリッド ワーク コンパニオンとして必要なすべてのソリューションを備えた、手間のかからないオールインワン プラットフォームです。

2. 特使

Envoy は、デスク予約管理機能も提供するハイブリッド ワークスペース管理ソリューションです。従業員は、時間単位でデスクを予約したり、アプリ自体を介して定期的な予約をスケジュールしたりできます。その他の機能には、パーソナライズされたデスク設備の設定、他の人に代わってデスクを予約する、会議室を予約する、アプリで同僚とグループを作成するなどの機能があり、同僚がいつオフィスにいる予定かを確認できます!

3. ロビン

Robin は、デスクと部屋の予約管理、スケジューリング、および分析のためのソリューションを提供するハイブリッド ワークプレース プラットフォームであり、従業員がオフィスをどのように使用しているかについての洞察を得ることができます。このアプリでは、インタラクティブなオフィス マップを作成することもでき、ゲストがオフィスを訪れたときにチェックインするためのシームレスなプロセスが可能になります。

4. カデンス

Kadence は、デスクと部屋の予約、スケジューリング、訪問者管理を可能にするアプリの形でも提供されるハイブリッド作業ソフトウェアです。最良の部分は、このソフトウェアを実際に Microsoft Teams、Google、Workday などのさまざまな他のアプリに統合できることです。アクセスが便利になります!管理者は、オフィスの特定のエリアを特定の部門に割り当ててスケジュールを設定することもできるため、ユーザーはデスクを柔軟に割り当てることができます。

5. エデン

Eden は、デスクの予約、訪問者の管理、従業員のリクエストに対する社内発券、部屋のスケジューリングを提供するオールインワンの HR および職場エクスペリエンス プラットフォームです。このプラットフォームは、Microsoft Teams、Slack、G Suite Directory など、他のさまざまなアプリケーションに統合することもできます!

この記事が、デスク予約管理について知っておく必要があるすべての情報をカバーするのに役立つことを願っています!

デスク予約管理だけでなく、FLYDESK が提供するハイブリッド ワーク ソリューションの詳細については、 今すぐお問い合わせください FLYDESK アプリの無料デモを入手してください。