Het plannen van kantoorruimte kan een complexe berekening zijn. Niet alleen de werkruimte moet worden overwogen, maar ook de gemeenschappelijke ruimtes, vergaderruimtes of andere voorzieningen die u nodig heeft. In dit artikel bespreken we de meest relevante vragen die u moet beantwoorden voordat u beslist over uw behoeften aan kantoorruimte en geven we u de oplossingen voor het berekenen van uw behoeften op basis van uw grootte en budgetvereisten. 

FLYDESK biedt nu de mogelijkheid om uw behoefte aan kantoorruimte nauwkeuriger te berekenen. Met behulp van onze expertise en onze speciaal gebouwde kantoorruimtecalculator kunnen we u een leidraad geven voor de grootte van de ruimte die u nodig heeft en de waarschijnlijke kosten. Variabelen zijn onder meer het aantal bureaus, het aantal vergaderruimtes en gemeenschappelijke ruimtes.

Gelieve dit in te vullen Contact Formulier en we zullen een maat- en kostensimulatie maken, op maat gemaakt voor uw vereisten.

Schat de grootte van uw kantoor in

Hoeveel capaciteit heeft u per medewerker nodig?

Het is misschien de meest voor de hand liggende vraag, maar een van de belangrijkste bepalende factoren bij het overwegen van kantooromvang is het aantal mensen dat u verwacht of van plan bent er gebruik van te maken. Het uitgangspunt is dat elke werknemer ongeveer 100/120 vierkante voet moet hebben, met een gemiddelde werkplek van ongeveer 50 vierkante voet. Een snelle berekening kan u vertellen of het kantoor dat u overweegt voldoende kantoorruimte per persoon biedt en hen dus een comfortabele en productieve werkomgeving biedt.

Komen medewerkers elke dag binnen of werken ze op afstand?

Het beoordelen van uw ideale kantoorafmetingen en vereisten houdt in dat u rekening houdt met hoe vaak de kantoorruimte zal worden gebruikt. Als uw team alleen op bepaalde dagen van de week in een kantoorruimte werkt, kan het de moeite waard zijn om een coworking-ruimte te overwegen die meer flexibiliteit biedt en mensen de mogelijkheid biedt om te flexwerken. Als je hele team permanent op kantoor werkt, is het misschien de moeite waard iets groters te overwegen om tegemoet te komen aan de werknemers en hun behoeften. 

U kunt uw eigen flexibele werkmodel bouwen met behulp van onze diagnosetool voor flexibel werkmodel. Door deze korte enquête in te vullen, kan FLYDESK een flexibele werkdiagnose opstellen die u kunt gebruiken om uw eigen flexibele werkbeleid te genereren met behulp van onze gratis sjabloon. U kunt ook met FLYDESK overleggen om uw behoeften te begrijpen en te bepalen hoeveel ruimte u nodig heeft en om erachter te komen wat uw budget waarschijnlijk zal zijn.

Welke gemeenschappelijke ruimtes heb je nodig?

Voor sommige bedrijven kunnen gemeenschappelijke ruimtes van vitaal belang zijn om de interactie tussen teamleden te bevorderen en een ruimte te creëren waar werknemers even kunnen pauzeren en ontspannen. Anderen die in stedelijke centra zijn gevestigd, hebben misschien niet de behoefte aan een gemeenschappelijke ruimte, omdat veel voorzieningen zich net buiten het kantoor bevinden. Bij het formuleren van uw ideeën voor kantoorruimteplanning kan het de moeite waard zijn om met uw team te bespreken of er vraag is naar een gemeenschappelijke ruimte.

De FLYDESK-calculator laat u bijvoorbeeld zien dat een dicht op elkaar gelegen kantoor in Hong Kong Central duurder kan zijn dan een zeer ruim kantoor in Tsim Sha Tsui, zelfs als al uw andere vereisten precies hetzelfde zijn.

Heeft u vergaderruimtes nodig? Hoe groot en hoeveel?

Dit hangt weer af van uw type bedrijf. Bent u een bedrijf dat een aantal klanten ontvangt of houdt u vergaderingen op afstand? Als je toch een vergaderruimte nodig hebt, is het de moeite waard om na te denken over de grootte van de vergaderruimte die je nodig hebt. Sommige bedrijven hebben veel AV-apparatuur nodig om aan hun klanten te presenteren, terwijl anderen gewoon een tafel en wat stoelen nodig hebben. Een ding om te onthouden is dat de gemiddelde grootte van een vergadering 3 personen is, terwijl de gemiddelde grootte van een vergaderruimte plaats biedt aan 8 personen, dus u moet nadenken over hoeveel vergaderruimten u echt nodig heeft.

Het prijsmodel dat we gebruiken voor vergaderruimtes in de FLYDESK-calculator is gebaseerd op het aantal uren dat je naar schatting elke maand nodig hebt voor vergaderingen. Zoals de calculator u zal laten zien, kan er gemakkelijk een prijsverschil van 5-10% in uw totale maandelijkse kosten zijn als u te veel vergaderruimten huurt die u eigenlijk niet gebruikt.

Heeft u privé bel/videohokjes nodig? Hoeveel?

Als uw bedrijf de meeste activiteiten online uitvoert via Skype of Zoom, is het misschien de moeite waard om te overwegen of u een privécabine nodig heeft voor videogesprekken. Hierdoor kunt u online vergaderen in relatieve privacy, vooral als uw kantoor zich in een coworking-ruimte bevindt. Er zijn tijden dat u volledige privacy en rust nodig heeft om klanten of collega's te spreken en een privéhokje biedt deze mogelijkheid. Hoeveel u nodig heeft, hangt af van hoeveel van uw team dagelijks Skype, Zoom, Google Meet of een vergelijkbare tool gebruiken. Als het zeer zelden voorkomt, kan het de moeite waard zijn om uw kantoorruimte zo in te richten dat u een privacyzone creëert in plaats van een speciaal hokje. 

Welke andere voorzieningen heb je nodig?

Bij het overwegen van uw kantoorruimte-eisen, wilt u misschien ook nadenken over andere voorzieningen die u nodig heeft. Heeft uw bedrijf een showroomruimte nodig? Hebben uw medewerkers een keuken nodig om eten en drinken te bereiden? Nogmaals, enig overleg met uw werknemers kan de moeite waard zijn om te ontdekken wat er nodig is en om ervoor te zorgen dat de omgeving geschikt is voor uw behoeften.

Met de FLYDESK-calculator kunt u kiezen hoe ruim u uw kantoor wilt hebben, hoe stijlvol u het wilt hebben en hoeveel meubilair u verwacht. Een volledig ingericht en ruim kantoor gaat veel meer kosten als je centraal wilt verblijven.

Gebruik alstublieft onze aanvraag formulier om uw behoeften te beschrijven en wij helpen u bij het berekenen van uw benodigde ruimte.

Maak een schatting van uw kantoorkosten

Moet je in een centrale wijk/stad zijn?

Prijzen in het stadscentrum zullen onvermijdelijk duurder zijn dan ergens buiten de stad, dus u moet uzelf afvragen of u die locatie in het stadscentrum nodig heeft, of kunt u meer ruimte krijgen door een kantoorruimte te kopen die verder van het stadscentrum ligt? De gemiddelde grootte van kantoorruimte is waarschijnlijk beperkter in een verdicht stedelijk gebied.

Zoals onze rekenmachine laat zien, kan een kantoor waarvoor u HK$480.000 zou betalen in Hong Kong Central zo laag zijn als HK$350.000 in Sheung Wan met exact dezelfde kantoorvereisten, ook al is het slechts een korte afstand .

Ben je op zoek naar een gedeelde kantoorruimte (coworking space) of je eigen privé kantoorruimte?

Dit is een goede vraag bij het overwegen van ruimteplanning voor een kantoor. Heeft u echt aparte kamers nodig of past uw zakelijke en werkstijl meer bij een open indeling? Vaak kan een coworking-ruimte inspirerend zijn, omdat u andere gelijkgestemde bedrijven kunt ontmoeten. Bepaalde bedrijven, zoals juridische of financiële, geven echter de voorkeur aan privéruimtes om klanten te ontmoeten en gevoelige kwesties te bespreken. Soms is het juist voor een bedrijf om een mix van beide te hebben.  

Een 'zwevend bureau'-arrangement kan bijvoorbeeld ergens tussen de US$30 per dag en US$350 per maand kosten, terwijl een privékantoor of kantoorsuite ergens tussen de US$350 en US$800 per maand kan kosten in een coworking-ruimte.

Hoe u uw budget kunt berekenen

Bij het overwegen van uw ideale kantoorgrootte moet u ook overwegen of uw bedrijf de overheadkosten van uw nieuwe werkruimte kan absorberen. Er zijn natuurlijk verschillende prijzen beschikbaar voor verschillende budgetten, zelfs op de meest gewilde locaties. Het is belangrijk om een budget vast te stellen voordat u rondkijkt, zodat u weet wat u zich kunt veroorloven en vervolgens uw zoekopdracht rond dit cijfer te baseren. U kunt verschillende prijsniveaus instellen bij FLYDESK passend bij uw budget en we kunnen u ook helpen bij het berekenen van uw budget op basis van uw behoeften. 

Typische kosten van kantoorruimtes

Volgens CBRE, een vastgoedadviseur gevestigd in LA, waren de typische kosten van kantoorruimtes op enkele van 's werelds meest gewilde locaties in het eerste kwartaal van 2019 als volgt:

• Hongkong = $312 per vierkante voet per jaar
• Londen (West End) = $222.70 per vierkante voet per jaar
• New York (Midtown Manhattan) = $196.89 per vierkante voet per jaar
• Peking (CBD) = $117.05 per vierkante voet per jaar
• New Delhi (CBD) = $143.97 per vierkante voet per jaar

Het is dus de moeite waard om in gedachten te houden waar ter wereld u zich moet bevinden en wat de prijsverschillen zijn voordat u beslist over de grootte van het kantoor dat u nodig heeft.

Wat zou ik vervolgens doen?

Het berekenen van uw ideale kantooromvang is geen exacte wetenschap. Er zijn veel factoren die bijdragen aan uw bedrijf, sommige persoonlijk en sommige praktisch. Als je een aantal van de bovenstaande vragen hebt beantwoord, heb je misschien een beter idee van wat je nodig hebt.

Gelieve dit in te vullen Contact Formulier en we zullen een maat- en kostensimulatie maken, op maat gemaakt voor uw vereisten.