Biuro hybrydowe to takie, które umożliwia pracownikom pracę z biura, z domu lub z dowolnego miejsca. Zasadniczo jest to bardziej elastyczny model biurowy – a jak pokazała nam pandemia CoVID-19, elastyczność jest niezbędna do poruszania się po zakrętach, które zwykle rzucają na nas życie. 

Oczywiście pandemia nie jest jedynym powodem gwałtownego wzrostu popularności hybrydowych modeli biurowych. Coraz więcej organizacji zdaje sobie sprawę z wartości elastycznych biur, ponieważ mogą one obniżyć koszty przy jednoczesnym zwiększeniu produktywności. W końcu, gdy pracownicy mają swobodę pracy bardziej elastycznie, są znacznie szczęśliwsi i bardziej produktywni. Kasy te statystyki dotyczące pracy elastycznej i zdalnej aby naprawdę zrozumieć jego pozytywny wpływ.

Aby biuro hybrydowe mogło pomyślnie funkcjonować, należy wprowadzić określone zasady i wytyczne. Nie martw się, ponieważ zebraliśmy wszystko, co musisz wiedzieć na ten temat, w prosty, zwięzły przewodnik. Już niedługo będziesz w stanie opracować idealny hybrydowy model biura, który będzie idealnie pasował do Twojej organizacji!

#1. Ustal elastyczną politykę pracy swojej firmy

Nawet najlepsi pracownicy potrzebują wskazówek, jak zarządzać godzinami pracy, gdy pracują elastycznie. Polityka elastycznej pracy Twojej firmy powinna określać oczekiwania Twojej organizacji w zakresie dozwolonego stopnia elastyczności. Na przykład, czy pracownicy mogą codziennie pracować z domu, czy też chcesz, aby przychodzili do biura na kilka dni w tygodniu? Z jakim wyprzedzeniem muszą poinformować swojego przełożonego, jeśli chcą pracować w domu? Czy muszą gdzieś rejestrować swoje godziny pracy? 

Z pewnością jest wiele rzeczy do rozważenia przy ustalaniu elastycznej polityki pracy i może to być przytłaczające. W końcu skąd wiesz, czego potrzebujesz, jeśli nie miałeś wcześniej doświadczenia z hybrydowym modelem biurowym? Dlatego opracowaliśmy generator szablonów elastycznej polityki pracy! Pomoże Ci przejść przez cały proces i zapewni odpowiednią reprezentację potrzeb Twojej firmy. 

#2: Rozważ elastyczną lub współdzieloną przestrzeń roboczą

Jeśli Twoi pracownicy nie będą codziennie przebywać w biurze, dalsze wynajmowanie pełnej powierzchni biurowej może nie być opłacalne. Przestrzenie coworkingowe to wyjątkowe rozwiązanie tego problemu, ponieważ możesz po prostu zapłacić dokładnie za to, czego potrzebujesz! Oczywiście określenie, czego potrzebujesz, może być trochę trudne, dlatego opracowaliśmy skuteczna strategia zapewniająca uwzględnienie potrzeb Twojej firmy.

Przestrzenie coworkingowe wyposażone są we wszystkie udogodnienia, jakie posiadają pełne biura, takie jak drukarki, sale konferencyjne, prywatne budki telefoniczne itp. Większość ma dodatkowe udogodnienia, np. restauracje na miejscu, darmowe napoje, dostęp do basenu i siłowni, zaproszenia na spotkania towarzyskie wydarzenia czy rozmowy branżowe – lista jest długa. Ponadto są one przeznaczone specjalnie dla organizacji z elastycznymi formami pracy, co oznacza, że oferują różnorodne pakiety dostosowane do Twoich potrzeb. Znajdź tutaj swoją idealną przestrzeń coworkingową.

#3: Zarządzaj swoją przestrzenią biurową za pomocą aplikacji

Odpowiednie zagospodarowanie przestrzeni biurowej jest ważne w zwykłych biurach, ale jest absolutnie niezbędne w hybrydowym modelu biurowym. Najważniejszą rzeczą jest zapewnienie wystarczającej ilości miejsca i sprzętu dla tych, którzy wchodzą do miejsca pracy. Śledzenie i zrozumienie, w jaki sposób Twoi pracownicy korzystają z biura i powiązanych zasobów, pomoże Ci również lepiej zarządzać zespołem. 

Gdy zaczniesz rozumieć, jak dużo przestrzeni biurowej jest wykorzystywane, będziesz w stanie zmaksymalizować jej wykorzystanie. Na przykład, niektóre stoły można przekształcić w hot deski – tj. używane na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”. Zapewni również wgląd w rodzaj wymaganej przestrzeni roboczej. Aby usprawnić ten proces, wypróbuj Aplikacja FLYDESK na zewnątrz! Może cyfrowo śledzić Twoją przestrzeń biurową, analizować dane za Ciebie, aktualizować informacje, gdy w pobliżu pracują inni współpracownicy i wiele więcej.

#4: Utrzymuj łączność w zespole

Internet jest świetnym narzędziem do komunikacji, więc używaj go, aby Twoja drużyna czuła się jak drużyna pomimo fizycznej odległości! Umożliwi to również bardziej praktyczne podejście do zarządzania, zorientowane na zadania, a nie na czas. Zamiast stale sprawdzać, czy Twój zespół robi wszystko, co robi, mogą Cię aktualizować za pomocą aplikacji, która zbiera informacje od wszystkich razem.

Istnieje kilka aplikacji, które usprawniają współpracę, śledzą harmonogramy projektów, przekazują informacje i dokumentują procesy biznesowe. Oto nasze najlepsze typy:

1. W przypadku spotkań wypróbuj Zoom lub Google Meet
2. Aby poprawić komunikację i współpracę, wypróbuj Slack lub MS Teams
3. Aby śledzić projekty, wypróbuj Trello lub Notion
4. Aby odprawić zespół i zarządzać powierzchnią biurową, wypróbuj Aplikacja FLYDESK
5. Aby udokumentować procesy biznesowe, wypróbuj Google Workspace z Dyskiem Google lub MS OneDrive, jeśli korzystasz z O365

#5: Upewnij się, że Twoi pracownicy mają sprzęt, którego potrzebują

Podczas gdy tradycyjne biura są wyposażone we wszystkie potrzebne personelowi sprzęt, w ich domach może to nie mieć miejsca. Wdrażając hybrydowy model biurowy, ważne jest, aby przeznaczyć część budżetu na zapewnienie pracownikom odpowiedniego sprzętu. 

Zazwyczaj wszyscy pracownicy będą potrzebować sprawnego laptopa i dobrej jakości zestawu słuchawkowego do wirtualnych spotkań, a także dostępu do takich udogodnień jak drukarka, kserokopiarka, niszczarka itp. W zależności od zakresu ich pracy mogą również potrzebować drugiego monitor, tablet do rysowania itp. Oczywiście to tylko absolutne minimum! Sprawdź nasz artykuł na jak zbudować idealne biuro w domu więcej pomysłów i zaleceń dotyczących wyposażenia biurowego.

A więc masz to, kompleksowy przewodnik po tym, jak możesz stworzyć idealne biuro hybrydowe, aby usprawnić swój biznes! Jeśli jesteś zainteresowany wdrożeniem hybrydowego modelu biura, aby zwiększyć produktywność i satysfakcję pracowników Twojej organizacji, skontaktuj się z nami pod numerem FLYDESK a my Ci pomożemy!