As comunicações em equipes remotas são cada vez mais comentadas dentro das organizações. Entre 2005 e 2017, o número de pessoas trabalhando remotamente nos EUA aumentou em 159%. Tanto quanto 66% de empresas oferecem opções de trabalho remoto (a partir de 2019), e 16% de empresas funcionam com base em uma força de trabalho totalmente remota. Essas são apenas algumas das inúmeras estatísticas que demonstram que as organizações estão cada vez mais migrando para equipes remotas por boas razões. Vários estudos mostraram que os trabalhadores remotos são mais feliz, mais saudável, menos estressado e mais engajados. Equipes remotas também significam menos gastos com espaço de escritório.

Por outro lado, as equipes remotas enfrentam outros desafios com os quais as equipes localizadas no mesmo local físico não precisam lidar. A interação por meio de telas, aplicativos e e-mail torna as comunicações em equipes remotas mais difíceis e difíceis de ganhar confiança que os relacionamentos pessoais promovem naturalmente. Isso ocorre porque a interação face a face nos dá a chance de avaliar pistas não verbais, como tom e linguagem corporal. Coisas como fusos horários, barreiras culturais e linguísticas, bem como a distância, podem fazer com que os membros da equipe se sintam menos como uma equipe. 

Como, então, você faz com que a equipe remota se comunique e trabalhe efetivamente em conjunto quando eles não podem se encontrar pessoalmente? A chave é colocar em prática uma estratégia de comunicação interna claramente definida – e cumpri-la.

Defina padrões de visibilidade e comunicação

Para facilitar comunicações eficazes em equipes remotas, comece estabelecendo o nível de visibilidade que você espera de seus funcionários remotos. Certifique-se de que eles saibam quantas horas de trabalho são esperadas todos os dias, semanas ou meses e que tenham clareza sobre como seu status de trabalho ou local precisa ser compartilhado com colegas de equipe ou gerentes. Equipes distribuídas precisam dessa visibilidade para identificar o melhor momento para se comunicarem; a menos que a função seja totalmente flexível com orientações claras e interações mínimas necessárias com os colegas.

Crie uma política de trabalho remoto ou flexível ou peça que sua equipe de RH descreva este documento. Essa política deve incluir os termos dos benefícios de trabalho flexíveis e as ferramentas ou aplicativos preferidos para colaboração e comunicação remotas. Veja nosso Guia de ferramentas para comunicações remotas para mais detalhes. A política de trabalho flexível também deve indicar claramente o que você espera de cada membro da equipe em termos de presença e visibilidade online. Isso garantirá que todos os membros de sua equipe distribuída tenham clareza sobre o que devem fazer e quando se beneficiar de um modelo de trabalho flexível.

Tarefas e objetivos claros

Certifique-se de que cada membro de sua equipe entenda suas tarefas e que estejam atualizados sobre o que precisam alcançar. Use um calendário compartilhado ou uma ferramenta de planejamento de projetos como Semana de equipe, para manter toda a sua equipe atualizada sobre as tarefas em que cada pessoa está trabalhando no momento, bem como aquelas que estão pendentes. Essa abordagem reduzirá bastante a confusão sobre quem deve trabalhar no quê, além de permitir comunicações abertas em membros remotos da equipe, caso algum problema precise ser esclarecido.

Os critérios SMART são uma ferramenta eficaz que o ajudará a definir metas claras e alcançáveis para trabalhadores remotos. As metas SMART permitem que os gerentes se concentrem nos resultados, em vez de microgerenciar os funcionários. Essa abordagem é conhecida melhorar a produtividade e elevar o moral. Esta sigla significa:

S – Específico

M – Mensurável

A – Alcançável

R – Relevante

T - Temporário

Defina metas com esses fatores em mente, então sua equipe remota terá clareza sobre o trabalho necessário para alcançá-las. Não se esqueça de esclarecer se cada meta é um marco de curto prazo ou um objetivo de médio ou longo prazo. 

Reuniões e chamadas – por que, como e quando

Reuniões regulares facilitam uma conversa aberta sobre fluxo de trabalho e desempenho dos funcionários. Realizar reuniões presenciais ou por vídeo semanalmente de forma individualizada com cada funcionário; estes devem durar pelo menos 20 minutos. Este é o momento perfeito para abordar quaisquer problemas de desempenho e resolver quaisquer dúvidas sobre tarefas específicas. Também é um bom momento para fornecer atualizações de status. 

Use chamadas de voz regulares para discussões curtas individuais fora da reunião semanal; no entanto, para reuniões em grupo com mais de dois participantes, use reuniões virtuais de voz e vídeo. Isso garante que todos os membros da equipe ciente e envolvido na conversa. 

Realizar avaliações semestral ou anual. Estes devem durar pelo menos 1,5 horas. Uma avaliação é uma oportunidade de se concentrar no desempenho geral de cada membro da equipe. Assim como delinear as expectativas de sua organização para cada membro daqui para frente. Questões menores relacionadas a tarefas específicas não têm lugar aqui – discuta-as em suas reuniões semanais.

Por fim, para construir a cultura da empresa, organize reuniões presenciais e físicas pelo menos uma vez por ano. Estas são uma oportunidade para realizar atividades não relacionadas ao trabalho, como exercícios de formação de equipes. Essas reuniões podem ajudar a facilitar melhores relacionamentos entre os membros da equipe, o que permitirá que a equipe distribuída trabalhe como uma unidade coesa, mesmo quando não estiverem na mesma localização geográfica ou fuso horário. 

Outras formas criativas de construir a cultura da empresa incluem happy hours virtuais, jogos sociais e reuniões não relacionadas ao trabalho. Os pesquisadores descobriram que o envolvimento regular nesses tipos de atividades melhora a definição de metas e as habilidades de resolução de problemas em membros de equipes distribuídas.