Um modelo de comunicação eficaz para equipes remotas identificará todos os diferentes aplicativos que podem ser usados para superar os desafios das comunicações remotas. Esses aplicativos garantem que as linhas de comunicação com sua equipe distribuída estejam sempre abertas para aprimorar a colaboração e o trabalho em equipe. Com isso, as equipes distribuídas podem realmente atingir todo o seu potencial. Aqui está um exemplo de como pode ser uma estratégia de comunicação interna eficaz, com opções de aplicações e recomendações de uso.

Bate-papo – Slack, Microsoft Teams, WhatsApp

Em poucas palavras: Ideal para chats instantâneos e persistentes organizados por tópico, que geralmente exigem uma resposta mais imediata do que emails. Isso se aplica a conversas em grupo e individuais. Os aplicativos de bate-papo são convenientes se você deseja manter conversas longas em andamento. Os bate-papos também podem ser escalados para chamadas e reuniões ao vivo com voz, compartilhamento de tela e vídeos, essenciais para as comunicações remotas da equipe.

Dica privilegiada #1: Plataformas como o WhatsApp funcionam para mensagens curtas e pessoais. Para conversas mais profissionais, recomendamos o Slack para startups e o Microsoft Team à medida que sua empresa cresce. Você também pode usar esses aplicativos para tópicos não relacionados ao trabalho para evitar o uso de muitos aplicativos. Como alternativa, para uma plataforma social dedicada, confira o Facebook Workspace ou o Microsoft Yammer.

Dica privilegiada #2: Defina prazos quando você espera respostas para evitar frustração.

Dica privilegiada #3: Para assuntos urgentes, é só pegar o telefone e ligar. Evite enviar as mesmas mensagens através de plataformas diferentes.

E-mail – Google Gmail, Microsoft Outlook

Em poucas palavras: Os e-mails são adequados para comunicações de terceiros que são mais formais, oficiais, estruturadas, geralmente mais longas e provavelmente para mensagens que não exigem uma resposta imediata. 

Dica privilegiada #1: Comunique a diferença entre aplicativos de e-mail e bate-papo, caso contrário, você pode criar confusão sobre quando usar o quê. Um e-mail seria focado em uma mensagem específica de uma pessoa para um público, mas os chats são mais conversacionais, permitindo uma participação mais equilibrada.

Dica privilegiada #2: Tenha em mente que as pessoas recebem toneladas de e-mails, então chats ou chamadas são melhores para mensagens urgentes.

Calendário – Google Calendar, Microsoft Outlook + Calendly

Em poucas palavras: A maioria dos aplicativos de e-mail vem com um recurso de calendário integrado que mantém o valor dos aplicativos de e-mail, apesar do recente declínio no valor do e-mail. 

Para que as pessoas tenham tempo suficiente para preparar e discutir assuntos importantes, é sempre aconselhável planejar as reuniões com antecedência. Além disso, para participantes remotos, as reuniões se tornarão uma ferramenta de comunicação regular, pois os convites geralmente contêm o link para salas de reuniões virtuais.

Dica privilegiada #1: Recomendamos manter um conjunto de aplicativos de escritório; vá para o Google G-Suite se você for uma startup e, em seguida, o Microsoft Office 365 para empresas mais estabelecidas. 

Dica privilegiada #2: Também sugerimos o uso de um aplicativo de agendamento de reuniões, como o Calendly, para evitar o vai e vem com contatos externos para combinar uma data e hora adequadas para sua reunião.

Reuniões virtuais – Zoom, Hangout + Calendly

Em poucas palavras: Reuniões virtuais ou reuniões online são obrigatórias quando pelo menos um dos participantes é remoto ou quando sua localização é desconhecida. Mesmo que alguns aplicativos de bate-papo ofereçam uma experiência decente de reunião/conferência virtual, aplicativos dedicados tendem a fornecer recursos específicos, integração, suporte e qualidade de serviço que justificam sua implementação. 

Dica privilegiada #1: Recomendamos o Zoom (+ Calendly) para startups, pois o Google Hangouts não é tão rico em recursos; também pode ser usado por empresas maiores como alternativa ao Microsoft Teams, que ainda enfrenta alguns desafios para reuniões com participantes externos. No entanto, é provável que seja apenas uma questão de tempo até que a Microsoft se torne a plataforma número um para todos os aplicativos relacionados ao trabalho para empresas de médio e grande porte, enquanto o Google luta pelo mercado de negócios menores.

Dica privilegiada #2: Crie o hábito de sempre incluir links de reunião online em seu convite de calendário quando a localização do participante for desconhecida.

Gerenciamento de projetos – Google Task, Trello, Asana, Basecamp, TeamWeek

Em poucas palavras: as ferramentas de gerenciamento de projetos são especialmente úteis quando você tem uma equipe distribuída, pois permite que a equipe veja o que todos estão fazendo e como está o progresso sem precisar perguntar o tempo todo. Todos podem registrar seu progresso em um só lugar e é claro e acionável para toda a equipe.

Dica privilegiada #1: Para fins de gerenciamento de projetos, o Google Task pode criar listas de tarefas muito simples para os membros da equipe consultarem. Use Basecamp, Trello, TeamWeek ou Asana se precisar de recursos adicionais, como acompanhamento de projetos, estrutura ou integrações avançadas e personalizadas.

Chamadas – Zoom, Google Voice, Hangout, WhatsApp

Em poucas palavras: Às vezes, esquecemos o básico: a maneira mais eficaz de comunicação remota da equipe é pegar o telefone e conversar! Um benefício adicional é que as chamadas telefônicas não dependem da estabilidade da rede da Internet. 

Dica privilegiada #1: A maioria das reuniões virtuais ou aplicativos de voz online, como o Zoom, integram números de conferência telefônica para conversas com vários participantes. 

Dica privilegiada #2: Quando você tem acesso a uma rede de internet estável, o uso de áudio online (VoIP) do Zoom, Hangout ou WhatsApp permitirá que você passe de chamada de voz para vídeo com facilidade – e economizará em custos de telecomunicações, especialmente quando estiver viajando.

Armazenamento e colaboração de documentos – Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive

Em poucas palavras: Longe vão os dias em que estávamos gerenciando armazenamento de arquivos e backups com discos rígidos caros. Agora, existem muitas soluções para armazenar seus documentos em toda a sua organização com recursos muito fáceis de salvar e compartilhar. Até editar um documento agora é possível online e foi aí que a Microsoft fez um trabalho fantástico recentemente com a integração do Office (Word, PowerPoint, Excel…) no Office 365. 

Dica privilegiada #1: O Google ainda é muito competitivo com o Google Drive para armazenamento e recursos avançados de colaboração de documentos on-line (Planilhas, Documentos, Apresentações, Formulários…). Estes não são apenas ideais para comunicações internas, mas também para compartilhamento de documentos externos.

Agora você sabe tudo sobre diferentes aplicativos e programas que você pode usar para se comunicar com uma equipe remota, mas ter os programas certos não é suficiente, aqui estão as estratégias como se comunicar de forma eficaz com a equipe remota nós juntamos.

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