Cada vez se habla más de las comunicaciones en equipos remotos dentro de las organizaciones. Entre 2005 y 2017, la cantidad de personas que trabajan de forma remota en los EE. UU. Aumentó en la friolera de 159%. Hasta el 66% de las empresas ofrecen opciones de trabajo remoto (a partir de 2019) y el 16% de las empresas se basan en una fuerza de trabajo totalmente remota. Estas son solo algunas de la multitud de estadísticas que demuestran que las organizaciones se están moviendo cada vez más hacia equipos remotos por buenas razones. Varios estudios han demostrado que los trabajadores remotos son más feliz, más saludable, menos estresado y más comprometido. Los equipos remotos también significan menos gastos en espacio de oficina.

Por otro lado, los equipos remotos enfrentan otros desafíos con los que los equipos que se encuentran en la misma ubicación física no tienen que lidiar. La interacción a través de pantallas, aplicaciones y correo electrónico hace que las comunicaciones en equipos remotos sean más difíciles y más difíciles de generar confianza que las relaciones en persona fomentan naturalmente. Esto se debe a que la interacción cara a cara nos da la oportunidad de evaluar señales no verbales como el tono y el lenguaje corporal. Cosas como las zonas horarias, las barreras culturales y lingüísticas, así como la distancia, pueden hacer que los miembros del equipo se sientan menos como un equipo. 

Entonces, ¿cómo se logra que el equipo remoto se comunique y trabaje en conjunto de manera efectiva cuando no pueden reunirse cara a cara? La clave es implementar una estrategia de comunicación interna claramente definida y ceñirse a ella.

Establecer estándares de visibilidad y comunicación

Para facilitar comunicaciones efectivas en equipos remotos, comience por establecer el nivel de visibilidad que espera de sus trabajadores remotos. Asegúrese de que sepan cuántas horas de trabajo se esperan cada día, semana o mes y que tengan claro cómo se debe compartir su estado de trabajo o ubicación con sus compañeros de equipo o gerentes. Los equipos distribuidos necesitan esa visibilidad para identificar el mejor momento para comunicarse entre sí; a menos que el rol sea completamente flexible con instrucciones claras y las interacciones mínimas necesarias con los colegas.

Cree una política de trabajo remota o flexible, o haga que su equipo de RR.HH. resuma este documento. Esta política debe incluir los términos de los beneficios del trabajo flexible y las herramientas o aplicaciones preferidas para la colaboración y la comunicación remotas. Ver nuestro Guía de herramientas para comunicaciones remotas para más detalles. La política de trabajo flexible también debe indicar claramente lo que espera de cada miembro del equipo en términos de presencia y visibilidad en línea. Esto garantizará que todos los miembros de su equipo distribuido tengan claro qué deben hacer y cuándo beneficiarse de un modelo de trabajo flexible.

Tareas y objetivos claros

Asegúrese de que cada miembro de su equipo comprenda sus tareas y de que esté actualizado sobre lo que necesita lograr. Utilice un calendario compartido o una herramienta de planificación de proyectos como Teamweek, para mantener actualizado a todo tu equipo sobre las tareas en las que cada persona está trabajando actualmente, así como las pendientes. Este enfoque reducirá en gran medida la confusión sobre quién debe trabajar en qué, además de permitir comunicaciones abiertas en los miembros del equipo remoto si es necesario aclarar algún problema.

Los criterios SMART son una herramienta eficaz que le ayudará a establecer objetivos claros y alcanzables para los trabajadores remotos. Los objetivos SMART permiten a los gerentes centrarse en los resultados, en lugar de microgestionar a los empleados. Este enfoque es conocido por mejorar la productividad y elevar la moral. Este acrónimo significa:

S - Específico

M - medible

A - Alcanzable

R - Relevante

T - De duración determinada

Establezca metas con estos factores en mente, luego su equipo remoto tendrá claro el trabajo requerido para lograrlas. No olvide aclarar si cada objetivo es un hito a corto plazo o un objetivo a medio o largo plazo. 

Reuniones y llamadas: por qué, cómo y cuándo

Las reuniones periódicas facilitan una conversación abierta sobre el flujo de trabajo y el desempeño de los empleados. Llevar a cabo reuniones en persona o por video semanalmente de manera individualizada con cada empleado; estos deben durar al menos 20 minutos. Este es el momento perfecto para abordar cualquier problema de rendimiento y resolver cualquier consulta sobre tareas específicas. También es un buen momento para proporcionar actualizaciones de estado. 

Use llamadas de voz regulares para discusiones cortas uno a uno fuera de la reunión semanal; sin embargo, para reuniones de grupo con más de dos participantes, utilice reuniones virtuales de voz y video. Esto asegura que todos los miembros del equipo consciente y comprometido con la conversación. 

Realice evaluaciones semestrales o anuales. Deben durar al menos 1,5 horas. Una evaluación es una oportunidad para centrarse en el desempeño general de cada miembro del equipo. Además de describir las expectativas de su organización para cada miembro en el futuro. Los problemas más pequeños relacionados con tareas específicas no tienen cabida aquí; analícelos en sus reuniones semanales.

Finalmente, para construir la cultura de la empresa, organice reuniones físicas y presenciales al menos una vez al año. Estas son una oportunidad para emprender actividades no laborales, como ejercicios de formación de equipos. Estas reuniones pueden ayudar a facilitar mejores relaciones entre los miembros del equipo, lo que permitirá que el equipo distribuido trabaje como una unidad cohesiva incluso cuando no se encuentren en la misma ubicación geográfica o zona horaria. 

Otras formas creativas de construir la cultura de la empresa incluyen happy hours virtuales, juegos sociales y reuniones no relacionadas con el trabajo. Los investigadores han descubierto que participar regularmente en este tipo de actividades mejora el establecimiento de objetivos y las habilidades de resolución de problemas en los miembros de equipos distribuidos.