Un modelo de comunicación eficaz para equipos remotos identificará todas las diferentes aplicaciones que se pueden utilizar para superar los desafíos de las comunicaciones remotas. Esas aplicaciones garantizan que las líneas de comunicación con su equipo distribuido estén siempre abiertas para mejorar la colaboración y el trabajo en equipo. Con esto en su lugar, los equipos distribuidos realmente pueden alcanzar su máximo potencial. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo podría ser una estrategia de comunicación interna eficaz, con opciones de aplicaciones y recomendaciones de uso.

Chat: Slack, Microsoft Teams, WhatsApp

En una palabra: Ideal para chats instantáneos y persistentes organizados por tema, que generalmente requieren una respuesta más inmediata que los correos electrónicos. Esto se aplica a las conversaciones grupales y personales. Las aplicaciones de chat son convenientes si desea mantener largas conversaciones en curso. Los chats también se pueden escalar a llamadas en vivo y reuniones con voz, pantalla compartida y videos que son esenciales para las comunicaciones de equipo remoto.

Consejo interno #1: Las plataformas como WhatsApp funcionan para mensajes personales cortos. Para conversaciones más profesionales, recomendamos Slack para empresas emergentes, luego Microsoft Team a medida que su empresa crece. También puede usar estas aplicaciones para temas no relacionados con el trabajo para evitar usar demasiadas aplicaciones. Alternativamente, para una plataforma social dedicada, consulte Facebook Workspace o Microsoft Yammer.

Consejo interno #2: Establezca períodos de tiempo en los que espera respuestas para evitar la frustración.

Sugerencia #3: Para asuntos urgentes, simplemente levante el teléfono y llame. Evite enviar los mismos mensajes a través de diferentes plataformas.

Correo electrónico: Google Gmail, Microsoft Outlook

En una palabra: Los correos electrónicos son adecuados para comunicaciones de terceros que son más formales, oficiales, estructuradas, a menudo más largas y probablemente para mensajes que no requieren una respuesta inmediata. 

Consejo interno #1: Comunique la diferencia entre las aplicaciones de correo electrónico y chat; de lo contrario, podría crear confusión sobre cuándo usar qué. Un correo electrónico estaría enfocado en un mensaje específico de una persona hacia una audiencia, pero los chats son más conversacionales, lo que permite una participación más equilibrada.

Consejo interno #2: Tenga en cuenta que las personas reciben toneladas de correos electrónicos, por lo que los chats o las llamadas son mejores para los mensajes urgentes.

Calendario: Google Calendar, Microsoft Outlook + Calendly

En una palabra: La mayoría de las aplicaciones de correo electrónico vienen con una función de calendario integrada que mantiene el valor de las aplicaciones de correo electrónico, a pesar de la reciente disminución del valor del correo electrónico. 

Con el fin de dar a las personas el tiempo suficiente para prepararse y discutir temas importantes, siempre es aconsejable planificar las reuniones con anticipación. Además, para los participantes remotos, las reuniones se convertirán en una herramienta de comunicación habitual, ya que las invitaciones suelen contener el enlace a las salas de reuniones virtuales.

Consejo interno #1: Recomendamos ceñirse a un paquete de aplicaciones de oficina; opte por Google G-Suite si es una startup, luego Microsoft Office 365 para empresas más establecidas. 

Consejo interno #2: También sugerimos utilizar una aplicación de reserva de reuniones como Calendly para evitar el intercambio con contactos externos para acordar una fecha y hora adecuadas para su reunión.

Reuniones virtuales: Zoom, Hangout + Calendly

En una palabra: Las reuniones virtuales o las reuniones en línea son obligatorias cuando al menos uno de los participantes se encuentra a distancia o cuando se desconoce su ubicación. Incluso si algunas aplicaciones de chat ofrecen una experiencia de reunión / conferencia virtual decente, las aplicaciones dedicadas tienden a ofrecer características específicas, integración, soporte y calidad de servicio que justifican su implementación. 

Consejo interno #1: Recomendamos Zoom (+ Calendly) para las empresas emergentes, ya que Google Hangouts no tiene tantas funciones; También puede ser utilizado por empresas más grandes como una alternativa a Microsoft Teams, que todavía enfrenta algunos desafíos para las reuniones con participantes externos. Sin embargo, es probable que sea solo cuestión de tiempo antes de que Microsoft se convierta en la plataforma número uno para todas las aplicaciones relacionadas con el trabajo para empresas medianas y grandes, mientras que Google lucha por el mercado de las empresas más pequeñas.

Consejo interno #2: Haga de esto un hábito de incluir siempre enlaces a reuniones en línea en su invitación de calendario cuando se desconozca la ubicación del participante.

Gestión de proyectos: Google Task, Trello, Asana, Basecamp, TeamWeek

En pocas palabras: las herramientas de gestión de proyectos son especialmente útiles cuando tienes un equipo distribuido porque le permite al equipo ver lo que están haciendo todos y cómo está el progreso sin tener que preguntar todo el tiempo. Todos pueden registrar su progreso en un solo lugar y es claro y útil para todo el equipo.

Consejo interno #1: Para fines de administración de proyectos, Google Task puede crear listas de tareas muy simples para que los miembros del equipo las consulten. Utilice Basecamp, Trello, TeamWeek o Asana si necesita funciones adicionales como seguimiento de proyectos, estructura o integraciones avanzadas y personalizadas.

Llamadas: Zoom, Google Voice, Hangout, WhatsApp

En una palabra: A veces nos olvidamos de lo básico: ¡la forma más eficaz para las comunicaciones de equipo remoto es tomar el teléfono y hablar! Un beneficio adicional es que las llamadas telefónicas no dependen de la estabilidad de la red de Internet. 

Consejo interno #1: La mayoría de las aplicaciones de voz en línea o reuniones virtuales como Zoom integran números de conferencias telefónicas para conversaciones de múltiples participantes. 

Consejo interno #2: Cuando tenga acceso a una red de Internet estable, el uso de audio en línea (VoIP) de Zoom, Hangout o WhatsApp le permitirá pasar de una llamada de voz a una videollamada con facilidad, y le permitirá ahorrar en costos de telecomunicaciones, especialmente cuando esté de viaje.

Almacenamiento de documentos y colaboración: Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive

En una palabra: Atrás quedaron los días en que gestionábamos el almacenamiento de archivos y las copias de seguridad con costosos discos duros. Ahora, existen muchas soluciones para almacenar sus documentos en toda su organización con funciones muy fáciles de guardar y compartir. Incluso editar un documento ahora es posible en línea y ahí es donde Microsoft hizo un trabajo fantástico recientemente con la integración de Office (Word, PowerPoint, Excel…) en Office 365. 

Consejo interno #1: Google sigue siendo muy competitivo con Google Drive en cuanto a almacenamiento y potentes funciones de colaboración de documentos en línea (Hojas de cálculo, Documentos, Presentaciones, Formularios ...). Estos no solo son ideales para comunicaciones internas, sino también para compartir documentos externos.

Ahora ya sabe todo sobre las diferentes aplicaciones y programas que puede usar para comunicarse con un equipo remoto, pero tener los programas adecuados no es suficiente, aquí están las estrategias en cómo comunicarse de manera efectiva con el equipo remoto hemos reunido.

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