Les communications dans les équipes distantes sont de plus en plus évoquées au sein des organisations. Entre 2005 et 2017, le nombre de personnes travaillant à distance aux États-Unis a augmenté d'un énorme 159%. Pas moins de 66% d'entreprises offrent des options de travail à distance (à partir de 2019) et 16% d'entreprises gérées sur une main-d'œuvre totalement distante. Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses statistiques qui démontrent que les organisations se tournent de plus en plus vers des équipes distantes pour de bonnes raisons. Diverses études ont montré que les travailleurs à distance sont plus heureux, en meilleure santé, moins stressé et plus engagé. Les équipes distantes signifient également moins de dépenses en espace de bureau.

D'un autre côté, les équipes distantes sont confrontées à d'autres défis que les équipes basées dans le même emplacement physique n'ont pas à relever. L'interaction via des écrans, des applications et des e-mails rend les communications au sein d'équipes distantes plus difficiles et plus difficiles à réaliser construire la confiance que les relations en personne favorisent naturellement. C'est parce que l'interaction face à face nous donne une chance d'évaluer des indices non verbaux comme le ton et le langage corporel. Des éléments tels que les fuseaux horaires, les barrières culturelles et linguistiques, ainsi que la distance, peuvent faire en sorte que les membres de l'équipe se sentent moins comme une équipe. 

Comment, alors, pouvez-vous amener une équipe distante à communiquer et à travailler efficacement ensemble lorsqu'elle ne peut pas se rencontrer en personne? La clé est de mettre en place une stratégie de communication interne clairement définie - et de s'y tenir.

Définir des normes de visibilité et de communication

Pour faciliter des communications efficaces dans les équipes distantes, commencez par établir le niveau de visibilité que vous attendez de vos travailleurs distants. Assurez-vous qu'ils savent combien d'heures de travail sont attendues chaque jour, semaine ou mois et qu'ils savent clairement comment leur statut de travail, ou leur emplacement, doit être partagé avec leurs coéquipiers ou responsables. Les équipes réparties ont besoin de cette visibilité pour identifier le meilleur moment pour communiquer entre elles; à moins que le rôle ne soit totalement flexible avec des instructions claires et des interactions minimales nécessaires avec les collègues.

Créez une politique de travail à distance ou flexible, ou demandez à votre équipe RH de décrire ce document. Cette politique devrait inclure les conditions des prestations de travail flexibles et les outils ou applications préférés pour la collaboration et la communication à distance. Voir nos Guide d'outils pour les communications à distance pour plus de détails. La politique de travail flexible doit également indiquer clairement ce que vous attendez de chaque membre de l'équipe en termes de présence et de visibilité en ligne. Cela garantira que chaque membre de votre équipe distribuée sait clairement ce qu'il doit faire et quand bénéficier d'un modèle de travail flexible.

Tâches et objectifs clairs

Assurez-vous que chaque membre de votre équipe comprend ses tâches et qu'il est au courant de ce qu'il doit accomplir. Utilisez un calendrier partagé ou un outil de planification de projet comme Semaine d'équipe, pour garder toute votre équipe au courant des tâches sur lesquelles chaque personne travaille actuellement, ainsi que de celles en attente. Cette approche réduira considérablement la confusion quant à savoir qui devrait travailler sur quoi et permettra des communications ouvertes entre les membres de l'équipe distante si des problèmes doivent être clarifiés.

Les critères SMART sont un outil efficace qui vous aidera à définir des objectifs clairs et réalisables pour les travailleurs à distance. Les objectifs SMART permettent aux gestionnaires de se concentrer sur les résultats plutôt que de microgérer les employés. Cette approche est connue pour améliorer la productivité et remonter le moral. Cet acronyme signifie:

S - Spécifique

M - Mesurable

A - Atteignable

R - Pertinent

T - Limité dans le temps

Fixez-vous des objectifs en gardant ces facteurs à l'esprit, puis votre équipe à distance saura clairement le travail nécessaire pour les atteindre. N'oubliez pas de préciser si chaque objectif est un jalon à court terme ou un objectif à moyen ou long terme. 

Réunions et appels - pourquoi, comment et quand

Des réunions régulières facilitent une conversation ouverte sur le flux de travail et les performances des employés. Organiser des réunions en face à face ou vidéo chaque semaine sur une base individuelle avec chaque employé; ceux-ci devraient durer au moins 20 minutes. C'est le moment idéal pour aborder les problèmes de performances et pour résoudre toutes les questions concernant des tâches spécifiques. C'est également le bon moment pour fournir des mises à jour de statut. 

Utilisez des appels vocaux réguliers pour de courtes discussions individuelles en dehors de la réunion hebdomadaire; cependant, pour les réunions de groupe avec plus de deux participants, utilisez des réunions virtuelles vocales et vidéo. Cela garantit que tous les membres de l'équipe sont conscient et engagé dans la conversation. 

Réaliser des évaluations sur une base semestrielle ou annuelle. Ceux-ci devraient durer au moins 1,5 heure. Une évaluation est l'occasion de se concentrer sur la performance globale de chaque membre de l'équipe. En plus de décrire les attentes de votre organisation pour chaque membre à l'avenir. Les petits problèmes concernant des tâches spécifiques n'ont pas leur place ici - discutez-en lors de vos réunions hebdomadaires.

Enfin, pour construire la culture d'entreprise, organisez des réunions physiques en personne au moins une fois par an. Ce sont l'occasion d'entreprendre des activités non professionnelles, comme des exercices de consolidation d'équipe. Ces réunions peuvent aider à faciliter de meilleures relations entre les membres de l'équipe, ce qui permettra à l'équipe distribuée de travailler comme une seule unité cohérente même lorsqu'elle ne se trouve pas dans le même emplacement géographique ou fuseau horaire. 

Parmi les autres moyens créatifs de développer la culture d'entreprise, citons les happy hours virtuels, les jeux sociaux et les réunions non liées au travail. Les chercheurs ont découvert que s'engager régulièrement dans ces types d'activités améliore les compétences en matière d'établissement d'objectifs et de résolution de problèmes chez les membres d'équipes distribuées.