Un modèle de communication efficace pour les équipes à distance identifiera toutes les différentes applications qui peuvent être utilisées pour surmonter les défis des communications à distance. Ces applications garantissent que les lignes de communication avec votre équipe distribuée sont toujours ouvertes pour améliorer la collaboration et le travail d'équipe. Une fois cela en place, les équipes réparties peuvent vraiment atteindre leur plein potentiel. Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler une stratégie de communication interne efficace, avec des options d'applications et des recommandations d'utilisation.

Chat - Slack, Microsoft Teams, WhatsApp

En un mot: Idéal pour les discussions instantanées et persistantes organisées par sujet, qui nécessitent généralement une réponse plus immédiate que les e-mails. Cela s'applique aux conversations de groupe et individuelles. Les applications de chat sont pratiques si vous souhaitez poursuivre de longues conversations. Les discussions peuvent également être transformées en appels et réunions en direct avec voix, partage d'écran et vidéos, qui sont essentiels aux communications d'équipe à distance.

Conseil d'initié #1: Les plates-formes telles que WhatsApp fonctionnent pour des messages courts et personnels. Pour des conversations plus professionnelles, nous recommandons Slack pour les startups, puis Microsoft Team à mesure que votre entreprise se développe. Vous pouvez également utiliser ces applications pour des sujets non liés au travail afin d'éviter d'utiliser trop d'applications. Sinon, pour une plateforme sociale dédiée, consultez Facebook Workspace ou Microsoft Yammer.

Conseil d'initié #2: Définissez les délais auxquels vous attendez des réponses pour éviter la frustration.

Conseil d'initié #3: Pour les questions urgentes, décrochez simplement le téléphone et appelez. Évitez d'envoyer les mêmes messages via différentes plates-formes.

Courriel - Google Gmail, Microsoft Outlook

En un mot: Les e-mails conviennent aux communications de tiers qui sont plus formelles, officielles, structurées, souvent plus longues et très probablement pour les messages qui ne nécessitent pas de réponse immédiate. 

Conseil d'initié #1: Communiquez la différence entre les applications de messagerie et de chat, sinon vous pourriez créer une confusion quant à l'utilisation de quoi. Un e-mail serait axé sur un message spécifique d'une personne à un public, mais les chats sont plus conversationnels, permettant une participation plus équilibrée.

Conseil d'initié #2: Gardez à l'esprit que les gens reçoivent des tonnes d'e-mails, donc les chats ou les appels sont meilleurs pour les messages urgents.

Calendrier - Google Calendar, Microsoft Outlook + Calendly

En un mot: La plupart des applications de messagerie sont livrées avec une fonction de calendrier intégrée qui maintient la valeur des applications de messagerie, malgré la récente baisse de la valeur des e-mails. 

Afin de donner aux gens suffisamment de temps pour préparer et discuter des sujets importants, il est toujours conseillé de planifier les réunions à l'avance. En outre, pour les participants distants, les réunions deviendront un outil de communication régulier car les invitations contiennent généralement le lien vers les salles de réunion virtuelles.

Conseil d'initié #1: Nous vous recommandons de vous en tenir à une seule suite d'applications de bureau; optez pour Google G-Suite si vous êtes une startup, puis Microsoft Office 365 pour les entreprises plus établies. 

Conseil d'initié #2: Nous vous suggérons également d'utiliser une application de réservation de réunions telle que Calendly pour éviter les allers-retours avec des contacts externes pour convenir d'une date et d'une heure appropriées pour votre réunion.

Réunions virtuelles - Zoom, Hangout + Calendly

En un mot: Les réunions virtuelles ou les réunions en ligne sont obligatoires lorsqu'au moins un des participants est distant ou lorsque leur emplacement est inconnu. Même si certaines applications de chat offrent une expérience de réunion / conférence virtuelle décente, les applications dédiées ont tendance à offrir des fonctionnalités, une intégration, une assistance et une qualité de service spécifiques qui justifient leur mise en œuvre. 

Conseil d'initié #1: Nous recommandons Zoom (+ Calendly) pour les startups car Google Hangouts n'est pas aussi riche en fonctionnalités; il peut également être utilisé par les grandes entreprises comme alternative à Microsoft Teams, qui doit encore relever certains défis pour les réunions avec des participants externes. Cependant, ce n'est probablement qu'une question de temps avant que Microsoft ne devienne la plate-forme numéro un pour toutes les applications liées au travail pour les moyennes et grandes entreprises, tandis que Google se bat pour le marché des petites entreprises.

Conseil d'initié #2: Prenez l'habitude de toujours inclure des liens de réunion en ligne dans votre invitation de calendrier lorsque l'emplacement du participant est inconnu.

Gestion de projet - Google Task, Trello, Asana, Basecamp, TeamWeek

En un mot: les outils de gestion de projet sont particulièrement utiles lorsque vous avez une équipe distribuée car ils permettent à l'équipe de voir ce que tout le monde fait et comment progresse sans avoir à demander à chaque fois. Tout le monde peut enregistrer ses progrès en un seul endroit et c'est clair et exploitable pour toute l'équipe.

Conseil d'initié #1: À des fins de gestion de projet, Google Task peut créer des listes de tâches très simples auxquelles les membres de l'équipe peuvent se référer. Utilisez Basecamp, Trello, TeamWeek ou Asana si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires telles que le suivi de projet, une structure avancée et personnalisée ou des intégrations.

Appels - Zoom, Google Voice, Hangout, WhatsApp

En un mot: On oublie parfois l'essentiel: le moyen le plus efficace pour les communications d'équipe à distance est de prendre le téléphone et de parler! Un avantage supplémentaire est que les appels téléphoniques ne dépendent pas de la stabilité du réseau Internet. 

Conseil d'initié #1: La plupart des applications de réunion virtuelle ou de voix en ligne comme Zoom intègrent des numéros de conférence téléphonique pour les conversations à plusieurs participants. 

Conseil d'initié #2: Lorsque vous avez accès à un réseau Internet stable, l'utilisation de l'audio en ligne (VoIP) de Zoom, Hangout ou WhatsApp vous permettra de passer facilement d'un appel vocal à un appel vidéo - et cela vous fera économiser sur les coûts de télécommunications, en particulier lorsque vous voyagez.

Stockage de documents et collaboration - Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive

En un mot: L'époque où nous gérions le stockage de fichiers et les sauvegardes avec des disques durs coûteux est révolue. Désormais, de nombreuses solutions existent pour stocker vos documents dans toute votre organisation avec des fonctionnalités d'enregistrement et de partage très simples. Même l'édition d'un document est désormais possible en ligne et c'est là que Microsoft a récemment fait un travail fantastique avec l'intégration d'Office (Word, PowerPoint, Excel…) dans Office 365. 

Conseil d'initié #1: Google est toujours très compétitif avec Google Drive pour le stockage et les puissantes fonctionnalités de collaboration de documents en ligne (Sheets, Docs, Slides, Forms…). Ils ne sont pas seulement idéaux pour les communications internes, mais également pour le partage de documents externes.

Vous savez maintenant tout sur les différentes applications et programmes que vous pouvez utiliser pour communiquer avec une équipe distante, mais avoir les bons programmes ne suffit pas, voici les stratégies sur comment communiquer efficacement avec une équipe distante nous avons mis ensemble.

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