Con più aziende e individui che gravitano verso il vita lavorativa ibrida, sono disponibili molte nuove soluzioni di lavoro flessibili per semplificare l'operazione. Le aziende stanno esplorando il concetto di 'hot-desking' dove i dipendenti non hanno più scrivanie permanenti e invece lo trasformano in uno spazio di lavoro condiviso dove i dipendenti possono prenotare i loro posti. Ci sono così tanti vantaggi nel passare a un hot desking come una maggiore flessibilità sul posto di lavoro per i dipendenti, costi dell'ufficio e risparmi energetici e una maggiore collaborazione in ufficio. 

Tuttavia, presenta le sue sfide: una delle principali è la gestione degli spazi sulla scrivania e la prenotazione del posto.

In questo articolo, approfondiremo gestione delle prenotazioni allo sportello, problemi che affronti e soluzioni che puoi prendere in considerazione.

Continua a leggere per scoprire di più!

Sfide di prenotazione alla scrivania

Mentre un lavoro ibrido ha molti vantaggi, ci sono anche diverse sfide che derivano dall'implementazione di un concetto di ufficio condiviso. Ma non preoccuparti, ti forniremo anche alcune soluzioni da considerare!

Diamo un'occhiata ad alcuni dei problemi di prenotazione dello sportello e alle soluzioni su come superarli.

Problema #1: Spazio ufficio inutilizzato o sovraccapacità

A volte, potresti trovarti di fronte a una situazione in cui potresti sovrastimare quanti dipendenti del tuo team vorrebbero tornare in ufficio. Non ce ne sarebbero sicuramente abbastanza spazi di lavoro per i tuoi dipendenti da utilizzare in ufficio e può essere difficile comunicare e assegnare lo spazio di lavoro ai dipendenti in una situazione del genere.

D'altra parte, potrebbe verificarsi lo scenario opposto in cui vi è una sottocapacità dei membri del team o dei dipendenti che vorrebbero lavorare dall'ufficio. Questa potrebbe essere una situazione difficile perché in tal caso non sapresti prevedere quante persone verranno e il costo della riapertura dell'ufficio non varrebbe la pena se il numero di persone che stanno tornando al lavoro non raggiunge un set minimo.

Inoltre, quando i dipendenti sanno chi verrà a lavorare in ufficio, possono persino sentirlo più motivato per venire a lavorare anche in ufficio!

Soluzione #1: Applicazione per la prenotazione di postazioni condivise

Automatizza il processo! Esistono numerose soluzioni, specialmente per la prenotazione della scrivania, e queste sono estremamente utili per risparmiare tempo nell'amministrazione della prenotazione della scrivania e anche per dare ai tuoi dipendenti maggiore autonomia nel controllare la propria prenotazione della scrivania. Non dovrai preoccuparti delle notifiche di prenotazione dell'ultimo minuto poiché la tua app può occuparsi di ottimizzare lo spazio e gestire la prenotazione in tempo reale.

Un altro aspetto utile è che queste app sono dotate di strumenti per l'analisi e la raccolta di dati che ottimizzerebbero il tuo spazio e potrebbero aiutarti anche a stimare la capacità dello spazio ufficio.

 È importante che tu scelga un fornitore che funzioni meglio per te e la tua organizzazione e consideri davvero tutte le opzioni disponibili là fuori.

Problema #2: Prenotazione dell'ultimo minuto in un ufficio condiviso

È importante avere la possibilità di avere la flessibilità per l'ultima prenotazione. Ciò non solo consentirà ai tuoi dipendenti di avere la possibilità di tornare in ufficio, ma potrebbe anche aiutare a far fronte a eventuali circostanze impreviste in cui è necessario che vengano in ufficio. Può essere difficile coordinare la prenotazione dell'ultimo minuto e pianificare situazioni come questa, motivo per cui questa potrebbe anche essere una sfida che potresti incontrare quando implementi una strategia di prenotazione alla scrivania.

Soluzione #2: codici QR e dispositivi di prenotazione nell'ufficio condiviso

È possibile creare un codice QR per il sito Web di prenotazione dello sportello in cui i dipendenti possono accedervi facilmente e risparmierebbe il fastidio di ricordare l'indirizzo del sito Web. Allo stesso tempo, puoi anche ricevere le informazioni tutte in un unico posto con una comunicazione minima avanti e indietro, quindi non è necessario stimare, ma piuttosto avere le informazioni accurate a portata di mano e non stimare ogni volta.

Problema #3: Nessuna disposizione fissa dei posti a sedere in un ufficio condiviso

Una delle sfide che derivano dalla gestione delle prenotazioni della scrivania non è avere una disposizione dei posti fissa o un modo per controllare dove si è seduti quando si prenota il proprio spazio in ufficio. Ciò potrebbe causare potenziali conflitti per gli spazi che sono stati riservati e le persone potrebbero avere difficoltà a trovare i propri colleghi in ufficio in caso di necessità. 

Soluzione #3: mappa interattiva del piano degli uffici

Molte di queste app per la prenotazione della scrivania sono dotate anche di soluzioni per planimetrie, in cui puoi mappare il layout del tuo ufficio in una mappa interattiva a portata di mano! In questo modo è molto facile scoprire dove sono seduti i tuoi colleghi, dove si trova ogni squadra e il posto esatto che desideri prenotare.

Ora che abbiamo parlato delle sfide e delle soluzioni per superarle, è giunto il momento di esaminare i diversi fornitori di soluzioni e scegliere il migliore! Fortunatamente per te, abbiamo compilato un elenco di fornitori che puoi prendere in considerazione per le tue esigenze di gestione delle prenotazioni!

Fornitori di gestione delle prenotazioni da banco

1. FLYDESK

Il App FLYDESK è un'app completa progettata per aiutarti con le tue esigenze di ufficio ibrido, tutto in un unico posto! Puoi usarlo per prenotare scrivanie, sale riunioni, parcheggi e altre risorse condivise. Non solo, consente anche la pianificazione, consente la collaborazione con il proprio team. Flydesk ti consente anche di ricercare spazi di coworking nelle vicinanze – il che è estremamente vantaggioso quando non ci sono abbastanza spazi di lavoro nell'ufficio stesso. 

Piattaforma all-in-one senza problemi dotata di tutte le soluzioni di cui hai bisogno come perfetto compagno di lavoro ibrido!

2. Inviato

Envoy è una soluzione ibrida per la gestione dello spazio di lavoro che offre anche funzionalità di gestione delle prenotazioni delle scrivanie, in cui i dipendenti possono prenotare le proprie scrivanie a ore e persino programmare prenotazioni ricorrenti tramite l'app stessa. Funzionalità aggiuntive includono anche l'impostazione di accessori da scrivania personalizzati, la prenotazione di scrivanie per conto di altri, la prenotazione di sale riunioni e anche la creazione di gruppi con i tuoi colleghi nell'app in modo da poter vedere quando sono programmati per essere in ufficio!

3. Pettirosso

Robin è una piattaforma di lavoro ibrida che offre soluzioni per la gestione, la pianificazione e l'analisi delle prenotazioni di camere e scrivanie per consentirti di acquisire informazioni su come i tuoi dipendenti utilizzano l'ufficio. L'app consente inoltre la creazione di mappe interattive dell'ufficio e consente un processo senza interruzioni per il check-in degli ospiti quando visitano l'ufficio!

4. Cadenza

Kadence è un software di lavoro ibrido che si presenta anche sotto forma di un'app, che consente la prenotazione, la programmazione e la gestione dei visitatori della scrivania e della sala. La parte migliore è che questo software può effettivamente essere integrato in varie altre app come Microsoft Teams, Google, Workday e altre, rendendolo conveniente per l'accesso! Gli amministratori possono persino assegnare aree specifiche dell'ufficio a reparti specifici e programmare anche questo, offrendo agli utenti flessibilità nell'assegnazione delle scrivanie.

5. Eden

Eden è una piattaforma all-in-one per le risorse umane e l'esperienza sul posto di lavoro che offre prenotazione della scrivania, gestione dei visitatori, ticketing interno per le richieste dei dipendenti e pianificazione delle camere. La piattaforma può anche essere integrata in diverse altre applicazioni come Microsoft Teams, Slack, G Suite Directory e molte altre!

Speriamo che questo articolo sia stato utile per coprire tutte le informazioni che devi sapere per la gestione delle prenotazioni in ufficio!

Per saperne di più sulle soluzioni di lavoro ibride fornite da FLYDESK, che includono molto di più della gestione delle prenotazioni da scrivania, contattaci oggi stesso e ottieni una demo gratuita dell'app FLYDESK!