C'è stata un'accelerazione nel numero di spazi di coworking e opzioni di abbonamento negli ultimi anni con una crescente popolarità di fornitori come WeWork, Knotel, The Hive, The Executive Centers e probabilmente migliaia di altri in tutto il mondo.

Se hai bisogno di un po' di chiarezza su questo mercato di tendenza degli spazi di coworking e degli uffici flessibili, le cose dovrebbero diventare davvero più facili dopo aver letto questo articolo. Ma prima, definiamo cos'è uno spazio di lavoro flessibile.

Definizione flessibile dell'area di lavoro

Il concetto di uno spazio di lavoro flessibile è un ufficio o un luogo di lavoro senza impegno in termini di durata o tipo di accesso. L'utente dell'area di lavoro flessibile condivide quello spazio con altri, persone della tua azienda o di altre aziende. Condividi lo spazio perché non hai bisogno di una scrivania o di una sala riunioni con così tante funzioni in ogni momento. La condivisione ti aiuta a risparmiare. Puoi venire quando vuoi e accedere a diversi tipi di spazio per svolgere il tuo lavoro, dagli hot desk alle sale riunioni o agli uffici privati. 

Uno spazio di coworking in un tipo di spazio di lavoro flessibile ma ci sono molte varianti che scoprirai nella prossima sezione. Lo "spazio di lavoro flessibile" può essere facilmente compreso quando lo si oppone a quelli che chiamiamo spazi "uffici convenzionali" con locazione a lungo termine, attrezzature, mobili e ogni sorta di spese nascoste per gestire questo tipo di ufficio. I principi dell'economia della condivisione applicati allo spazio ufficio si traducono in quello che chiamiamo mercato degli spazi di lavoro flessibili. Poiché le persone non hanno più bisogno di una scrivania in ogni momento, lo spazio dell'ufficio può essere condiviso. Le tendenze del lavoro flessibile e da remoto hanno visto un'enorme accelerazione con la crisi del Covid del 2020 e lo spazio di lavoro flessibile è una delle soluzioni derivanti da tali tendenze.

Ora esamineremo i diversi tipi di spazi di lavoro flessibili, offerte e stili per aiutarti a confrontare le diverse opzioni di spazio di coworking e facilitare la tua scelta prima di trasferirti in uno spazio di coworking o in uno spazio ufficio flessibile.

 

The Hive Thonglor, Bangkok

 

Tipi di spazi ufficio flessibili

Potrebbero esserci diversi modi per classificare gli spazi ufficio flessibili, ma l'esperienza che abbiamo acquisito analizzando la nostra rete di partner per spazi di lavoro presso FLYDESK ci ha portato a classificare gli spazi ufficio flessibili nel modo seguente:

• Spazio di coworking

Lo spazio di Coworking è la migliore rappresentazione di uno spazio di lavoro flessibile. Lo spazio Coworking è gestito da un operatore, dove chiunque, dai privati alle organizzazioni, può venire a lavorare senza impegno: un giorno o più, a volte gli accessi sono concessi per pochi minuti. Lo spazio Coworking include varie funzionalità, attrezzature e servizi che dovresti aspettarti di trovare in un ufficio convenzionale come Internet veloce, stampa, macchina per il caffè e molto altro... ma la differenza è che questi vantaggi sono inclusi in un abbonamento economico. Distinguiamo la categoria dello spazio Coworking da quelle descritte di seguito per il fatto che offre la massima flessibilità con almeno un'area hot desk, sale riunioni e uffici privati. Lo spazio Coworking è il luogo in cui troverai la maggior parte delle startup, degli imprenditori e dei liberi professionisti, ma c'è stata una tendenza recente con organizzazioni più grandi che si uniscono a quegli spazi anche per attrarre talenti più giovani.

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• Ufficio servito

L'ufficio Serviced è uno spazio ufficio flessibile gestito da un operatore che fornisce tutti i servizi e le funzionalità di gestione condivisi tra le organizzazioni per accedere a un'esperienza migliore rispetto a un ufficio tradizionale a costi molto inferiori. In FLYDESK, distinguiamo l'ufficio servito dallo spazio di coworking, nel senso che l'ufficio servito è più adatto per i team che per i singoli perché non include un hot desk o un'area di coworking in cui le persone verrebbero per un giorno o meno. L'ufficio Serviced spesso richiede un po' più di impegno con uno spazio dedicato all'ufficio.

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• Ufficio condiviso

L'ufficio condiviso è uno spazio di lavoro flessibile che condividi con una o più organizzazioni per ridurne i costi condividendo le aree comuni come la cucina, la dispensa o le sale riunioni, nonché alcuni servizi, attrezzature e funzionalità di gestione. Si differenzia dall'ufficio con servizi come da descrizione sopra, nel senso che l'ufficio condiviso non è gestito da un operatore e consente agli host privati di gestire l'area di lavoro come meglio credono. L'ufficio condiviso sarà più adatto per le organizzazioni che avranno bisogno di maggiore privacy o di controllo sull'esperienza e sulle funzionalità di cui hanno bisogno. Ciò richiederà un po' più di partecipazione e autodisciplina per mantenere un rapporto di lavoro efficace. Su FLYDESK, gli uffici condivisi sono proposti da host privati che saranno proprietari di uno spazio o avranno l'autorizzazione a condividere lo spazio con i sub-affittuari. Per le loro particolarità, gli uffici condivisi sono rappresentati da una puntina blu sulla mappa e sull'elenco FLYDESK.

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• Ufficio privato condiviso

L'ufficio privato condiviso è uno spazio ufficio convenzionale che un'azienda ha progettato per essere condiviso tra i membri del suo team. È una nuova tendenza per le organizzazioni più grandi con più di 30 persone che preferiscono avere il proprio spazio di lavoro ma condividono comunque l'accesso tra i membri del team che non saranno sempre in ufficio al fine di ridurre il costo dello spazio ufficio. L'ufficio flessibile privato si basa su un ufficio convenzionale che le aziende devono progettare, attrezzare e gestire con applicazioni tecnologiche per il team al fine di massimizzare l'occupazione dei posti a sedere. Una delle sfide nella scelta di questa opzione è la necessità di garantire che il proprio spazio non sia né troppo vuoto né troppo affollato. Ecco perché le aziende devono anticipare l'implementazione delle applicazioni di gestione dello spazio di lavoro e del team. FLYDESK ha sviluppato un'App per consentire alle aziende di gestire il proprio spazio di lavoro condiviso e avere maggiore visibilità sulle abitudini lavorative delle persone. Per saperne di più sulle nostre soluzioni, segui il link sottostante.

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Neue House, LA

• Club membro

Il Member club è uno spazio esclusivo gestito da un operatore che spesso offre opportunità di networking, intrattenimento o impianti sportivi ma talvolta anche spazi di lavoro flessibili. Tra i club membri più noti, troverai Soho House, il club CORE o il club Wing esclusivo per le donne. I club membri sono limitati a una comunità di membri selezionati. Il processo di selezione segue criteri di ammissione specifici come il tipo di attività, le competenze, il ruolo o le connessioni del membro. Molti club membri offrono un'esperienza di lusso, premium o esclusiva per stimolare le interazioni tra membri che condividono lo stesso interesse.

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Se non riesci a trovare il modello di spazio di lavoro flessibile adatto a te con le opzioni sopra descritte, hai ancora alcune alternative lavorando da casa, spazi pubblici o comunitari come bar, ristoranti o lobby di hotel che spesso sono comodi per il lavoro a breve termine. Vediamo ora quali sono i diversi tipi di offerte che puoi ottenere visitando quegli spazi di lavoro flessibili.

 

Tipi di offerte da coworking o spazi ufficio flessibili

• Coworking o hot desk

Il Coworking o Hot desk corrisponde all'offerta entry level della maggior parte degli spazi di coworking consentendo a una persona di utilizzare una scrivania temporanea durante l'orario di lavoro, nonché servizi e attrezzature comuni come Internet, caffè, ecc. È possibile prenota una scrivania calda in anticipo o cercare di ottenerne uno in base all'ordine di arrivo. Alcuni spazi di coworking ti offrono l'accesso da pochi minuti a impegni a lungo termine, ma la regola dell'hot desking è che non puoi mantenere il tuo posto ogni giorno, quindi devi portare con te tutti i tuoi effetti personali quando sono finiti alla fine della giornata (al contrario di un desk dedicato). Gli abbonamenti hot desk o coworking sono spesso le opzioni più economiche.

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• Scrivania dedicata

La scrivania dedicata offre la maggior parte dei vantaggi di una scrivania Hot in termini di accesso alla scrivania, strutture e attrezzature, ma con il vantaggio di mantenere la stessa area della scrivania per una durata maggiore rispetto a un giorno che di solito ti garantisce l'accesso allo spazio al di fuori dell'orario di lavoro. Alcuni spazi di coworking o uffici serviti a volte offrono uno standard più elevato di posti a sedere e spazio sulla scrivania poiché ti stai impegnando in una scrivania dedicata con un periodo di noleggio più lungo e molto spesso a un tasso leggermente superiore. La maggior parte delle offerte di scrivanie dedicate partirebbero da un mese di impegno e questo sarebbe più conveniente per le persone senza un posto decente dove lavorare da casa o da qualsiasi altra parte.

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• Ufficio privato

L'ufficio privato ha gli stessi vantaggi di una scrivania dedicata, ma con la privacy di trovarsi in una stanza indipendente separata dal resto dello spazio di lavoro, permettendoti di avere una o più persone in ufficio. Questa è la soluzione perfetta per squadre di medie dimensioni da 3 a 30 persone che condividono uno spazio in una stanza privata arredata. Gli uffici privati proposti dagli operatori di Serviced office o Coworking space rappresentano un'alternativa più economica agli uffici tradizionali che richiedono uno spazio interamente privato e autogestito. Qui trovi il meglio di entrambi i mondi per piccoli team e startup, con strutture, attrezzature condivise e la privacy del tuo spazio per un lavoro mirato.

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Satellite Office Haus Gryffenberg, Zurigo

• Sala riunioni

La sala riunioni è fornita dalla maggior parte dei fornitori di uffici di coworking e servizi, consentendo a un gruppo di persone di incontrarsi per un breve periodo di tempo, di solito da 1 ora a più. La sala riunioni è spesso dotata di apparecchiature come uno schermo TV o un proiettore, una lavagna o talvolta apparecchiature per videoconferenze, ma più grande e attrezzata è la sala riunioni, più sarà costosa. Questa è la soluzione perfetta per imprenditori o professionisti indipendenti come coach, insegnanti, formatori o addetti alle vendite che hanno bisogno di incontrare i propri clienti in un ambiente professionale. Le sale riunioni degli spazi Coworking sono un'ottima soluzione per le aziende interessate ad uscire dal proprio ufficio per una sessione di breakout, formazione o workshop con un team in un ambiente dinamico.

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• Spazio per eventi

Lo spazio per eventi ha tutti i vantaggi di una sala riunioni con la differenza che di solito si adatta a un grande gruppo di persone dalle 10 in poi. Uno spazio per eventi può anche essere un'area aperta, al contrario della sala riunioni chiusa, e questo consente di organizzare un'esperienza personalizzata per gruppi numerosi. Gli spazi per eventi sono ideali per municipi, presentazioni di prodotti, forum e conferenze e il prezzo varia in base al numero di partecipanti, nonché a servizi e servizi di cui potresti aver bisogno come suggerimenti, luci, apparecchiature video, catering o design personalizzato.

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• Ufficio virtuale

L'Ufficio Virtuale è la soluzione più economica proposta dagli operatori di Coworking o Serviced office ma non ti dà accesso ad una scrivania o ad una sala riunioni. L'ufficio virtuale ti consente di avere un indirizzo commerciale solo per scopi legali e amministrativi per ricevere e-mail o gestire chiamate in particolare. Potresti ottenere servizi extra con i pacchetti di Ufficio virtuale che possono includere la segreteria aziendale o persino i servizi di contabilità. L'ufficio virtuale è molto comodo per i lavoratori remoti o le persone che lavorano da casa ma che necessitano di un indirizzo locale ufficiale per condurre affari in un paese.

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Attributi di stile per spazi ufficio flessibili

In FLYDESK hai un modo molto specifico per definire lo stile degli spazi di lavoro offerti dai nostri partner al fine di facilitare la scelta tra le migliaia di opzioni disponibili sul mercato. Ogni attributo di stile ha i suoi vantaggi al fine di creare un ambiente di lavoro il più vicino possibile ai tuoi valori, abitudini e preferenze. Abbiamo creato 4 attributi di stile per classificare e certificare gli spazi di coworking e spazi di lavoro flessibili:

 

• Stile stimolante

la categoria Inspiring workspace è molto adatta per startup e piccole imprese che prosperano in un'atmosfera dinamica e stimolante al fine di aumentare la creatività e la produttività. Vengono creati spazi di coworking stimolanti per stimolare le interazioni tra i membri per aiutare le aziende a crescere più velocemente. A volte vengono forniti con piccoli vantaggi come bevande o birre gratuite, eventi sociali, palestra o lezioni di yoga.

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La Great Room Quarry Bay, Hong Kong

• Stile premium

La categoria dell'area di lavoro Premium è più adatta alle aziende che prestano particolare attenzione alla qualità dei mobili, delle attrezzature e del servizio in un ambiente sofisticato e confortevole che dà una sensazione di lusso o unicità. Questi spazi di coworking Premium o di lusso offrono funzionalità esclusive, servizi di concierge e opportunità di networking uniche per condurre affari con standard elevati. Gli spazi di lavoro Premium sono generalmente più costosi degli spazi Inspiring, ma saranno il luogo ideale per ospitare le riunioni dei clienti e sperimentare il lavoro con il massimo dello stile e del comfort.

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• Stile aziendale

La categoria Area di lavoro aziendale è ideale per le piccole e grandi aziende che desiderano concentrarsi e trovare il giusto equilibrio tra costi, spazio ed efficienza delle apparecchiature. Non troppo fantasiosi né troppo artistici, gli spazi di lavoro aziendali sono costruiti con il giusto equilibrio ed efficienza per portare a termine il lavoro. Troverai le funzionalità più utili per lavorare in un ambiente serio che testimonierà anche la tua professionalità nell'ospitare riunioni con i clienti. Gli spazi di lavoro aziendali saranno più economici degli spazi Premium ma più seri degli spazi Inspiring con un'atmosfera più neutra.

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• Stile del tema

Lo stile Tema o Nicchia è adatto per spazi di lavoro dedicati a un particolare argomento, settore, ruolo o interesse. Più spazi di coworking stanno cercando di differenziarsi e scegliere una nicchia consente loro di avere un approccio più coerente per ottenere inquilini. In effetti, tutte le funzionalità e i servizi sono progettati per servire meglio quella specifica popolazione. Per farti qualche esempio, puoi trovare spazi di coworking specializzati sulla verticale Fintech o Blockchain Bitwork a Hong Kong. I luoghi di lavoro a tema più adatti a progetti artistici offrono attrezzature e studi specializzati in video o fotografia come lo studio dell'alveare a Singapore o Hong Kong o simili D.Lavoro a Hong Kong per moda e design. Stanno comparendo più spazi di lavoro di nicchia come l'Ala negli Stati Uniti creata per le donne, ma ci sono molte opzioni originali create ogni giorno per personalizzare un ambiente di lavoro unico per i suoi membri.

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Fonte di spazi per uffici flessibili

Questa sarà la nostra ultima categoria per aiutarti a scegliere lo spazio di coworking giusto o lo spazio ufficio condiviso e questo ha a che fare con l'affidabilità dell'operatore o della fonte che ti dà accesso al loro spazio di lavoro. In FLYDESK, abbiamo creato 3 fonti specifiche che forniscono opzioni di spazio di lavoro flessibili:

 

• Operatore / certificato FLYDESK

Molti spazi di lavoro flessibili sono gestiti da operatori come WeWork, TheHive, Spaces, Regus, The Executive Centers... In FLYDESK, abbiamo creato la nostra certificazione per i partner migliori e più affidabili a livello globale al fine di facilitare la tua scelta. Verifichiamo e certifica i nostri spazi di lavoro partner sulla base di criteri rigorosi per definire il loro attributo di stile. Ciò consente ai nostri membri di fidarsi di qualsiasi nuovo posto prenoteranno in anticipo in base al nostro metodo di qualificazione. Gli spazi di lavoro certificati FLYDESK sono simboleggiati da una spilla nera sul nostro mappa e elenco dell'area di lavoro.

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Ufficio condiviso premium da host privato, Parigi

• Host privati

Con le tendenze del lavoro flessibile e remoto accelerate con la crisi sanitaria di Covid, alcuni inquilini considerano di condividere o subaffittare il proprio spazio di lavoro per ridurre i costi di affitto e condividere attrezzature o bollette. Si prega di leggere questo articolo incentrato su subaffitto d'ufficio per aiutarti a iniziare. FLYDESK ha creato un'opzione per qualsiasi host privato per offrire il proprio spazio ufficio condiviso sulla nostra piattaforma per trovare inquilini. Gli spazi di lavoro certificati FLYDESK sono simboleggiati da una puntina nera sulla nostra mappa e elenco degli spazi di lavoro. Gli spazi di lavoro certificati FLYDESK sono simboleggiati da una puntina blu sulla ns mappa e elenco dell'area di lavoro.

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• Comunità

Questa è la nostra ultima opzione per accordi di lavoro flessibili e la più economica in quanto include spazi pubblici, caffè o hall di hotel dove sedersi temporaneamente per lavorare. È un'ottima alternativa se lavori spesso da casa in quanto ti dà la possibilità di vedere altre persone senza rovinarti. C'è una tendenza recente con gli hotel che convertono le loro strutture in spazi per uffici flessibili. È stato un ottimo modo per gli hotel di trovare nuove fonti di reddito, soprattutto con l'industria del turismo che è stata drasticamente colpita dalla crisi del Coronavirus.

Ospita persone per lavorare dal tuo spazio

Abbiamo trattato qui la maggior parte della definizione di spazio ufficio flessibile e condiviso per aiutarti a capire la differenza tra tutte le opzioni disponibili. Ma poiché ogni categoria offre ancora l'imbarazzo della scelta, si prega di rivedere il nostro articolo che fornisce consigli sul criteri chiave per scegliere uno spazio di coworking o ufficio condiviso. La missione di FLYDESK è aiutare gli imprenditori e le aziende a trovare la migliore opzione di spazio di lavoro flessibile per ridurre i costi e massimizzare le prestazioni e la fedeltà dei dipendenti, mettiti in contatto con noi per discutere della trasformazione del tuo ufficio flessibile.