Een hybride kantoor verwijst naar een kantoor waarmee werknemers vanuit kantoor, thuis of waar dan ook kunnen werken. In wezen is het een flexibeler kantoormodel - en zoals de CoVID-19-pandemie ons heeft laten zien, is flexibiliteit essentieel om te navigeren door de curveballs die het leven ons vaak te bieden heeft. 

Natuurlijk is de pandemie niet de enige reden waarom hybride kantoormodellen sterk in populariteit zijn toegenomen. Steeds meer organisaties beseffen de waarde van flexibele kantoren, omdat ze kosten kunnen besparen en toch de productiviteit kunnen verbeteren. Immers, wanneer medewerkers de vrijheid krijgen om flexibeler te werken, zijn ze veel gelukkiger en productiever. Uitchecken deze statistieken over flexibel werken en werken op afstand om de positieve impact ervan echt te begrijpen.

Om een hybride kantoor succesvol te laten functioneren, moeten bepaalde beleidslijnen en richtlijnen worden ingevoerd. Maak je geen zorgen, want we hebben alles wat je moet weten over dit onderwerp gebundeld in een eenvoudige, beknopte gids. Binnenkort kunt u het ideale hybride kantoormodel ontwikkelen dat perfect bij uw organisatie past!

#1. Stel het flexibele werkbeleid van uw bedrijf vast

Zelfs de beste werknemers hebben richtlijnen nodig over hoe ze hun werkuren kunnen beheren als ze flexibel werken. Het flexibele werkbeleid van uw bedrijf moet de verwachtingen van uw organisatie met betrekking tot de toegestane mate van flexibiliteit schetsen. Mogen medewerkers bijvoorbeeld elke dag thuis werken of wil je dat ze een paar dagen per week op kantoor komen? Hoeveel van tevoren moeten ze hun leidinggevende op de hoogte stellen als ze thuis willen werken? Moeten ze hun uren ergens registreren? 

Bij het opzetten van een flexibel werkbeleid komt veel kijken en dat kan overweldigend aanvoelen. Hoe weet je immers wat je nodig hebt als je nog niet eerder ervaring hebt gehad met een hybride kantoormodel? Daarom hebben we een sjabloongenerator voor flexibel werkbeleid! Het helpt u bij het hele proces en zorgt ervoor dat de behoeften van uw bedrijf op de juiste manier worden weergegeven. 

#2: Overweeg een flexibele of gedeelde werkruimte

Als uw medewerkers niet allemaal elke dag op kantoor zijn, is het wellicht niet rendabel om een volledige kantoorruimte te blijven huren. Coworking spaces zijn een unieke oplossing voor dit probleem, omdat je gewoon kunt betalen voor precies wat je nodig hebt! Het kan natuurlijk een beetje lastig zijn om te bepalen wat je nodig hebt, daarom hebben we het ontwikkeld een effectieve strategie om ervoor te zorgen dat aan de behoeften van uw bedrijf wordt voldaan.

Coworking-ruimtes worden geleverd met alle faciliteiten die volledige kantoren hebben, zoals printers, vergaderruimten, privételefooncellen enz. De meeste hebben extra voordelen, bijvoorbeeld restaurants op het terrein, gratis drankjes, toegang tot een zwembad en een fitnessruimte, uitnodigingen voor sociale evenementen of branchebesprekingen - de lijst gaat maar door. Bovendien richten ze zich specifiek op organisaties met flexibele werkregelingen, wat betekent dat ze een verscheidenheid aan pakketten hebben die aan uw behoeften voldoen. Vind hier jouw perfecte coworking space.

#3: Beheer uw kantoorruimte met een app

Passend beheer van de kantoorruimte is belangrijk in reguliere kantoren, maar absoluut essentieel in een hybride kantoormodel. Het belangrijkste is dat er voldoende ruimte en apparatuur is voor degenen die de werkruimte binnenkomen. Door bij te houden en te begrijpen hoe uw medewerkers het kantoor en gerelateerde middelen gebruiken, kunt u uw team ook beter beheren. 

Naarmate u begint te begrijpen hoeveel van uw kantoorruimte wordt gebruikt, kunt u er optimaal gebruik van maken. U kunt bijvoorbeeld sommige tafels ombouwen tot hot desks, dwz om te gebruiken op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. Het geeft ook inzicht in het type werkplek dat u nodig heeft. Om dit proces te verbeteren, probeer de FLYDESK-app uit! Het kan uw kantoorruimte digitaal volgen, de gegevens voor u analyseren, u op de hoogte houden wanneer andere collega's ergens in de buurt werken en nog veel meer.

#4: Houd uw team verbonden met elkaar

Het internet is een geweldig communicatiemiddel, dus gebruik het om ervoor te zorgen dat je team zich als een team voelt ondanks de fysieke afstand! Het stelt u ook in staat om een meer hands-off, taakgerichte in plaats van tijdgerichte managementbenadering te hebben. In plaats van je team constant te controleren om ervoor te zorgen dat ze dingen voor elkaar krijgen, kunnen ze je updaten via een app die informatie van iedereen samenbrengt.

Er zijn verschillende apps om de samenwerking te verbeteren, projecttijdlijnen bij te houden, informatie te communiceren en bedrijfsprocessen te documenteren. Dit zijn onze topkeuzes:

1. Probeer voor vergaderingen Zoom of Google Meet
2. Probeer Slack of MS Teams om de communicatie en samenwerking te verbeteren
3. Probeer Trello of Notion om projecten bij te houden
4. Probeer voor het inchecken van teams en het beheer van kantoorruimte de FLYDESK-app
5. Om bedrijfsprocessen te documenteren, probeer Google Workspace met Google Drive of MS OneDrive als je bent ingesteld met O365

#5: Zorg ervoor dat uw medewerkers over de apparatuur beschikken die ze nodig hebben

Terwijl traditionele kantoren zijn voorzien van alle apparatuur die het personeel nodig heeft, is dit thuis misschien niet het geval. Wanneer u een hybride kantoormodel implementeert, is het belangrijk om een deel van uw budget toe te wijzen om ervoor te zorgen dat uw medewerkers over de apparatuur beschikken die ze nodig hebben. 

Doorgaans hebben alle werknemers een werkende laptop en een headset van goede kwaliteit nodig voor virtuele vergaderingen, evenals toegang tot faciliteiten zoals een printer, een fotokopieerapparaat, een papiervernietiger, enz. Afhankelijk van hun specifieke taakomvang hebben ze mogelijk ook een tweede monitor, een tablet om op te tekenen, enz. Dit is natuurlijk maar het absolute minimum! Bekijk ons artikel over hoe bouw je het perfecte thuiskantoor? voor meer ideeën en aanbevelingen voor kantoorapparatuur.

Dus, daar heb je het, een uitgebreide gids over hoe je het perfecte hybride kantoor kunt ontwikkelen om je bedrijf te verbeteren! Als u geïnteresseerd bent in het implementeren van een hybride kantoormodel om de productiviteit en medewerkerstevredenheid van uw organisatie te verhogen, neem contact met ons op via FLYDESK en we helpen je verder!