家 » 见解 » 提高远程团队生产力的工具

提高远程团队生产力的工具

10 月 23, 2020

在过去的几年中，远程工作越来越受欢迎。在不幸传播 COVID-19 和目前在世界范围内实施的社会疏远措施之后，学习在家工作并成为远程工作者的人数进一步激增。

如果您不熟悉远程工作生活方式，那么本文适合您。在这里，我们将介绍一些最有用的工具，如果您想成为高效的远程工作者，您绝对应该了解这些工具。我们将根据工具的主要用途将这些工具分为不同的类别：项目管理、文件管理、时间跟踪和发票。

远程工作者的最佳项目管理工具

特雷洛

Alexa 排名：202

Trello 是自由职业者和远程工作者中最常用的项目管理工具之一。 Trello 允许您通过将项目划分为特定任务并将其分配给团队中的特定人员来组织项目。通过 Trello，您还可以与您的团队和客户共享评论和文件。这绝对是组织任何类型项目的一种简单明了的方法，即使您没有团队并独自工作也是如此。

体式

Alexa 排名：1,021

Asana 在功能方面与 Trello 非常相似，但它允许您以多种不同的方式直观地组织项目和任务，而不仅仅是一个巨大的看板。它通常对更大的团队更好，因为它具有额外的功能，可以让您看到特定人员或整个团队在特定项目或所有项目中取得的进展。当您需要查看大局而不仅仅是特定任务时，它会派上用场。

Trello 和 Asana 都有免费版本和高级计划，具体取决于团队规模和所需功能。其他一些值得考虑的流行项目管理工具是 ClickUp、ProofHub 和 Wrike。

最佳沟通和协作工具

松弛

Alexa 排名：207

Slack 是远程工作团队最流行的沟通和协作工具之一。它不仅仅是一个信使，因为它使您能够将聊天分成不同的主题和频道，您还可以呼叫其他用户。 Slack 有一个免费的启动计划，它限制你和你的团队在任何给定时间只能接收最近的 10,000 条消息。付费版没有这个限制，有一个基于用户数量的定价模型。

Slack 的主要优势之一是能够将许多其他工具和应用程序集成到其中（包括本文中提到的大部分工具和应用程序）。例如，每当您的团队成员更新 Trello 卡片或将文件上传到 Google 云端硬盘时，您都会收到通知。大多数流行的网络应用程序都有与 Slack 的标准集成选项，但是您也可以使用 Zapier 等工具来构建您自己的自动化。这使得 Slack 成为任何远程团队的绝佳协作选择。

微软团队

Alexa 排名：21（Microsoft.com）

Microsoft Teams 已逐渐将自己定位为 Slack 在在线协作领域的主要竞争对手之一。该工具具有更企业化的外观和更强大的感觉。不用说，它与其他 Microsoft 工具配合得很好，例如他们的各种 Office 365 应用程序。使 Microsoft Teams 脱颖而出的是能够与多达 250 名参与者进行大型视频通话以及共享屏幕的能力。

与 Slack 相比，它在将消息拆分为单独的频道和主题方面提供的灵活性要低得多，而且它在集成其他第三方应用程序的能力方面也更加有限。但是，它具有更好的安全性和一些强大的功能，尤其是在将其用作更广泛的企业 Office 365 应用程序环境的一部分时。

最佳时间管理和跟踪工具

时间跟踪工具的工作原理非常相似。它们允许远程工作人员和团队通过为他们提供像秒表一样工作的功能来跟踪他们在特定项目上花费的时间。用户可以在处理某些项目时启动、暂停和停止它，它会自动跟踪他们在先前设置的任务上花费的时间。一些应用程序还允许远程工作人员手动添加他们无法实时跟踪的那些任务所花费的时间。

最先进的工具包括许多非常有用的额外功能，特别是对于管理人员来说，他们可以密切关注团队成员的工作。这些功能包括每隔几分钟随机截图、GPS 跟踪、每日报告和薪资自动化。

这些工具包括切换（Alexa 排名 3,428）， 时钟化 （Alexa 排名：895,500）和 中心员工 （Alexa 排名 27,806）。他们都有针对小型团队的免费版本，包括非常基本的功能以及包括所有额外功能的高级帐户。它们三个工作得很好，虽然它们非常相似，但其中一些具有不同的功能，这些功能可能对某些人最有效，而对其他人则不太适用。因此，我们建议您全部查看并选择最适合您需求的。

FLYDESK

FLYDESK 应用程序将允许团队成员通过智能手机一键签到或使用标签触摸来跟踪工作时间和位置。签到数据将为用户和团队经理提供洞察力，它将促进团队协作，同时保持工作与生活的平衡。还有一件事，该应用程序将允许用户在全球范围内按需预订会议室和办公桌 FLYDESK 提供数千个灵活的办公和联合办公空间.

最好的视频会议和屏幕共享工具

谷歌会议

Alexa 排名：1（Google.com）

Google Meet 是目前最流行的视频通话和屏幕共享工具之一，在过去几年中增加了许多方便的新功能。最近的例子是录制会议的能力以及在会议期间实时显示字幕的能力，效果非常好。 Google Meet 有免费版本，但要享受所有功能，您需要购买 Google Suite 套餐。

Google Suite 还允许您的团队使用您公司的域名拥有自己的专用电子邮件地址，并且可以访问 Google 云端硬盘。这可能是一种以每位用户每月固定价格获得对所有这些功能的访问权限的经济高效方式。

网络电话

Alexa 排名：235

Skype 是最早为人所知的在线电话、视频通话和屏幕共享应用程序之一。它的受欢迎程度多年来一直在波动，但它仍然存在并且仍在广泛使用。它的好处之一是它可以免费用于大多数用途，并且它具有灵活的电话信用系统，以备您偶尔从国外拨打固定电话时使用。

飞涨

Alexa 排名：16

Zoom 可能是最流行和最容易上手的视频会议工具，因为您可以通过网络链接访问它，并且不需要帐户（前提是其他人向您发送了会议链接）。在过去的几个月里，随着越来越多的人在 COVID-19 爆发期间在家工作，它获得了广泛的欢迎。在此处提到的三种工具中，Zoom 可以说是最人性化的，并且最容易用于更大的人群和远程工作团队。需要注意的一个方面是存在一些安全问题（特别是如果您的会议链接以某种方式落入坏人之手）。

生成发票和请求付款的最佳工具

开具发票

Alexa 排名：20,546

Invoicely 是一款超级易于使用且用户友好的工具，可让您创建个性化且具有专业外观的发票。您所要做的就是填写空白并生成发票，就这么简单！您可以添加您的业务信息、公司名称、徽标、账单地址、到期日、付款详细信息以及您要收费的每种服务产品的描述以及每小时费率或每单位价格。

Invoicely 允许您创建一个帐户，以便您可以将所有已发送的发票保存在一个地方，以及创建您可以重复使用的模板以进行定期计费。您还可以跟踪谁支付了发票并生成报告，以便跟踪您的财务状况。

施乐

Alexa 排名：821

Xero 比 invoicely 更先进，因为它是 完整的会计软件.它在远程工作者中非常受欢迎，并且在网上有很好的评价。

Xero 具有更高级的功能，更适合定期进行交易的企业。其功能包括发票、库存管理、自动工资单、银行连接和对账、报告、多货币管理、绩效仪表板，以及接受来自最流行的在线支付服务的付款的选项。

可以理解的是， Xero 不是免费的.但是，它的价格非常公道，而且每个计划都提供 30 天的免费试用期。

Wave 应用程序

Alexa 排名：1,173

Wave 为小型企业提供了一系列免费软件，它们以 3 种不同的产品形式提供：发票、收据和会计。他们的解决方案带有 Stripe 集成，非常用户友好且易于使用。这是一个很好的入门选择，您只需要一个帐户即可访问 Wave 提供的所有解决方案。

共享和组织文件的最佳工具

谷歌云端硬盘

Alexa 排名：1（Google.com）

Google 云端硬盘是迄今为止在线组织和共享文件的最简单、更方便的方式，无论您是谁，做什么……它适合所有人！ Google 云端硬盘允许您创建、编辑、存储、组织和共享许多不同格式的文件，包括文档、电子表格、演示文稿和表格。

免费帐户包括 15GB 的存储空间，但有几个高级计划从 30 GB 到 30 TB（很多！）。

我们转移

Alexa 排名：131

WeTransfer 是一个允许您以非常简单的方式免费共享文件的网站。您只需访问该网站并上传您希望分享的内容。它会自动生成一个链接，您可以将其发送给其他人，以便他们下载您要共享的文件。就如此容易！

WeTransfer 是偶尔共享文件的绝佳选择，因为它快速、免费，而且您无需创建帐户即可使用。然而，对于那些想要分享的人来说，谷歌云端硬盘要好得多也创建和存储文件 在一个地方.

其他一些用于共享和存储文件的好工具是 Dropbox、Box 和 OneDrive。

最佳视觉协作工具

织机

Alexa 排名：759

Loom 是一款可用于录制屏幕的免费软件。您可以选择关闭和打开音频和视频。这使它成为一个非常方便的工具，可以为您的远程团队成员创建简短的指导视频，也许作为入职流程的一部分。解释您遇到的问题也非常有用，因为这通常是向他人展示您的意思的一种更有效的方式（相对于将其输入或等待他们可用于实时屏幕共享会话）。

它可以集成为一个简单的 Chrome 扩展。这些视频在线托管在您的帐户中，您可以选择共享它们的隐私设置。默认设置为“知道链接的任何人都可以看到此视频”，但您也可以添加密码。