Il lavoro a distanza è stato un argomento di tendenza per le organizzazioni anche prima che la pandemia affliggesse il mondo nel 2020. Ora il lavoro a distanza e il lavoro flessibile stanno diventando il nuovo tipo di lavoro normale. Per questo motivo, gli uffici satellite e gli uffici ibridi sono stati la soluzione ideale delle aziende per ridurre al minimo i costi di ufficio e gestire i team distribuiti. 

Definizione di Satellite Office & Hybrid Office

Un ufficio satellite è una succursale fisicamente separata dall'ufficio principale di un'organizzazione. D'altra parte, gli uffici ibridi mescolano insieme configurazioni di lavoro da casa e da ufficio.

Questi uffici appaiono logicamente come l'opzione ideale nel contesto attuale. Ma le sfide principali degli uffici Satellite e Hybrid consistono nel mantenere la stessa esperienza produttiva con strumenti appropriati preservando una cultura aziendale per i team distribuiti.

Di seguito sono riportati alcuni dei principali motivi per cui vorresti prendere in considerazione un ufficio satellite e un ufficio ibrido:

Perché considerare un Ufficio Satellite?

• L'ufficio satellite riduce le possibilità di contrarre il virus Covid-19

Poiché la maggior parte dei dipendenti lavora lontano l'uno dall'altro, c'è un minore contatto fisico faccia a faccia che è la causa principale della contrazione del virus. La creazione di un ufficio satellite supporta i lavoratori che desiderano comunque una configurazione dell'ufficio senza rischiare troppo la propria salute e sicurezza.

• L'ufficio satellitare consente di risparmiare tempo e spese di trasporto

Se hai intenzione di aprire un ufficio satellite, ti consigliamo vivamente di scegliere un luogo in cui la maggior parte dei tuoi talenti vive nelle vicinanze. In questo modo, il loro tempo di pendolarismo sarà ridotto, il che si traduce in più tempo per il lavoro o le attività personali. Inoltre, i tuoi dipendenti risparmieranno sulle spese di trasporto che usavano per il pendolarismo quotidiano avanti e indietro.

• L'ufficio satellite risparmia sul costo del noleggio

Un ufficio satellite non ha bisogno di trovarsi nel posto più elegante e costoso della città. Il più delle volte, puoi definire una posizione strategica fuori città o in una piccola città che sarà vicino alla casa della maggior parte dei membri del tuo team e ad altre potenziali reclute locali. Fai attenzione a non scegliere una posizione dell'ufficio satellite che sarebbe l'ideale per poche persone in quanto potrebbero non essere nella tua azienda in futuro.

• L'ufficio satellite offre l'accesso a talenti remoti

La creazione di un ufficio satellite in una località o regione diversa offre anche alla tua azienda l'opportunità di conoscere meglio altre esigenze del mercato locale e di accedere a un pool di talenti con competenze specifiche o a un costo inferiore. Avere un ufficio satellite posiziona la tua azienda per il massimo successo operativo.

• Satellite Office supporta la configurazione del lavoro ibrido

Bryant Lach di JLL ha affermato che le aziende continuano a riconoscere che riunirsi di persona, almeno in alcune occasioni, influenza positivamente la cultura aziendale e gli sforzi di collaborazione. Un Satellite Office è una soluzione semplice per implementare un concetto di Hybrid Office (vedere la sezione successiva per ulteriori informazioni) in cui i lavoratori hanno la flessibilità di lavorare da casa per un po' di tempo durante la settimana e dall'Ufficio Satellite un altro momento per consentire interazioni fisiche. In poche parole, offre il meglio di entrambi i mondi.

Anche gli uffici satellite presentano alcune sfide. La posizione dell'Ufficio Satellite deve essere considerata attentamente per evitare di essere un vantaggio per alcuni e un vincolo per altri. Presta molta attenzione allo stile e alle caratteristiche per evitare di portare le persone in un posto che non gli piace e di conseguenza preferiscono rimanere a casa. Dato che hai più budget per non investire in un ufficio in centro, non essere troppo economico con il tuo ufficio satellitare. Potrebbe anche essere difficile rompere una cultura aziendale che è cresciuta nel lavorare insieme e nell'essere fisicamente interattivi con tutti i dipendenti.

In FLYDESK, possiamo aiutarti a trovare il posto perfetto e fornire la nostra app che potrebbe aiutarti a monitorare la visibilità dei membri del tuo team. La comunicazione remota non deve essere un problema e ci sono Strumenti di team building a distanza per aiutare i tuoi dipendenti ad adattarsi al futuro del lavoro d'ufficio.

Perché considerare un ufficio ibrido?

• L'ufficio ibrido consente di risparmiare sui costi di spazio

I modelli di scrivania condivisa evitano di pagare una scrivania a persona e di sprecare spazio inutilizzato. Una ricerca di Anita Williams Woolley della Carnegie Mellon University mostra che ha senso per le organizzazioni valutare il proprio spazio e considerare il ridimensionamento, ma senza eliminare lo spazio per le riunioni. 

• L'ufficio ibrido supporta una transizione graduale al lavoro da qualsiasi luogo

La pandemia ha portato una transizione su larga scala al lavoro in ufficio a distanza come la nuova normalità del lavoro d'ufficio. Ciò è stato affermato da Rich Mcbee nell'articolo L'ufficio del futuro sarà ibrido. Il lavoro a distanza, in particolare il lavoro d'ufficio ibrido, con la giusta tecnologia, dimostra che puoi lavorare da qualsiasi luogo e in modo produttivo.

• L'ufficio ibrido promuove la flessibilità negli orari di lavoro

La flessibilità è uno dei motivi per cui la maggior parte delle persone sceglie di lavorare in remoto perché ha la possibilità di conciliare lavoro e vita personale, soprattutto ora che le persone danno la priorità al proprio benessere, sopra ogni altra cosa. Prima del Covid-19, l'agenzia SEO NOVOS aveva firmato un contratto di locazione con WeWork per uno spazio ufficio. Ma a causa della pandemia, ha rinunciato al contratto di locazione e si è trasferito a We Membership, "dove i dipendenti possono lavorare da casa per la maggior parte del tempo, ma a ciascuno viene assegnato un budget mensile da spendere per la prenotazione degli spazi di lavoro".

Sebbene possiamo pensare che sia facile creare un ufficio ibrido, è comunque importante conoscere alcune sfide che potrebbe comportare. Un modello di lavoro ibrido non è adatto a tutti poiché alcuni non hanno gli strumenti o l'ambiente giusti per lavorare da casa, ad esempio. Per molte aziende è difficile creare fiducia e monitorare le prestazioni del personale, per non parlare delle sfide con la collaborazione remota e la cultura aziendale.

FLYDESK facilita la visibilità del team in remoto con un'app per il check-in del team. Aiuta a mantenere i datori di lavoro e i dipendenti in pista con impegno, produttività e sicurezza. Poiché i dipendenti effettuano il check-in ogni giorno con l'app FLYDESK per tenere traccia dell'orario di lavoro, i datori di lavoro possono anche gestire la prenotazione dell'ufficio condiviso e ottimizzare la gestione dello spazio ufficio. Infine, i nostri partner dell'area di lavoro come WeWork, TheHive, The Executive Center... offrono varie modalità di abbonamento e servizi inclusivi in cui i membri possono pagare solo le ore che hanno consumato.

L'espansione della tua attività in un ufficio satellite o ibrido comporta sfide inevitabili. Tuttavia, un'attenta pianificazione ed esecuzione aiuterà a ridurre la fiducia, i problemi di prestazioni e gli ostacoli tecnologici. Se hai bisogno di aiuto per espandere il tuo ufficio in qualsiasi parte del mondo, FLYDESK ha elencato uffici condivisi, spazi di coworking e uffici serviti di prim'ordine tra cui scegliere per garantire una transizione graduale alla nuova norma del lavoro d'ufficio flessibile. Contattaci oggi per iniziare il tuo viaggio di lavoro flessibile. 

Credito immagine in evidenza dal nostro partner: Ufficio Satellite