组织内部越来越多地谈论远程团队中的通信。从 2005 年到 2017 年，美国远程工作的人数增加了 159%。多达 66% 的公司提供远程工作选项（截至 2019 年），16% 的公司基于完全远程的劳动力运行。这些只是众多统计数据中的一部分，这些统计数据表明组织越来越多地转向远程团队，这是有充分理由的。多项研究表明，远程工作者 更快乐、更健康、压力更小 和 更投入.远程团队也意味着更少的办公空间支出。

另一方面，远程团队面临着位于同一物理位置的团队不必处理的其他挑战。通过屏幕、应用程序和电子邮件进行交互使远程团队中的沟通变得更加困难和困难 建立信任 人与人之间的关系自然会促进。这是因为面对面的互动让我们有机会评估非语言线索，如语气和肢体语言。时区、文化和语言障碍以及距离等因素会使团队成员感觉不像一个团队。 

那么，当远程团队无法面对面交流时，如何让他们有效地沟通和合作？关键是制定明确定义的内部沟通策略——并坚持下去。

设定可见性和沟通标准

为了促进远程团队中的有效沟通，首先要建立您期望远程工作人员的可见性级别。确保他们知道每天、每周或每月需要多少小时的工作时间，并且他们清楚自己的工作状态或位置需要如何与团队成员或经理分享。分布式团队需要这种可见性来确定相互沟通的最佳时机；除非这个角色是完全灵活的，有明确的方向并且需要与同事进行最少的互动。

创建远程或灵活的工作政策，或让您的人力资源团队概述此文档。该政策应包括灵活工作福利的条款以及用于远程协作和通信的首选工具或应用程序。查看我们的 远程通信工具指南 更多细节。灵活工作政策还应明确说明您对每个团队成员在在线状态和可见性方面的期望。这将确保分布式团队的每个成员都清楚他们应该做什么以及何时从灵活的工作模式中受益。

明确的任务和目标

确保团队中的每个成员都了解他们的任务，并且了解他们需要实现的目标。使用共享日历或项目规划工具，例如 团队周刊，让您的整个团队了解每个人当前正在处理的任务以及待处理的任务。这种方法将大大减少关于谁应该做什么工作的混乱，并允许远程团队成员在需要澄清任何问题时进行公开交流。

SMART 标准是一种有效的工具，可帮助您为远程工作者设定清晰、可实现的目标。 SMART 目标使管理者能够专注于结果，而不是对员工进行微观管理。这种方法已知 提高生产力和鼓舞士气.这个首字母缩写词代表：

S – 特定的

M – 可测量的

A – 可实现

R——相关

T - 有时限

牢记这些因素设定目标，然后您的远程团队将清楚实现这些目标所需的工作。不要忘记澄清每个目标是短期里程碑还是中期或长期目标。 

会议和电话——原因、方式和时间

定期会议有助于就工作流程和员工绩效进行公开对话。每周与每位员工进行一对一的面对面或视频会议；这些应该至少持续 20 分钟。这是提出任何性能问题并解决有关特定任务的任何疑问的最佳时机。这也是提供状态更新的好时机。 

在每周会议之外使用定期语音电话进行简短的一对一讨论；但是，对于有两个以上参与者的小组会议，请使用虚拟语音和视频会议。这可确保所有团队成员 意识到并参与对话. 

每半年或每年进行一次评估。这些应至少持续 1.5 小时。评估是一个关注每个团队成员整体表现的机会。以及概述您的组织对每个成员未来的期望。关于特定任务的小问题在这里没有立足之地——在你的每周会议上讨论这些问题。

最后，为了建立公司文化，每年至少组织一次面对面的面对面会议。这些是进行非工作活动的机会，例如团队建设练习。这些会议可以帮助促进团队成员之间更好的关系，这将允许分布式团队作为一个有凝聚力的单元工作，即使他们不在同一个地理位置或时区。 

建立公司文化的其他创造性方式包括虚拟欢乐时光、社交游戏和与工作无关的会议。研究人员发现，定期参与这些类型的活动可以提高分布式团队成员的目标设定和解决问题的能力。