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원격 팀과의 커뮤니케이션 문제 해결

원격 팀의 커뮤니케이션은 조직 내에서 점점 더 많이 논의되고 있습니다. 2005년과 2017년 사이에 미국에서 원격으로 일하는 사람들의 수는 무려 159% 증가했습니다. 66%의 회사가 원격 근무 옵션을 제공하고(2019년 기준), 16%의 회사가 완전한 원격 인력을 기반으로 운영됩니다. 이는 조직이 점점 더 많은 이유를 가지고 원격 팀으로 이동하고 있음을 보여주는 수많은 통계 중 일부일 뿐입니다. 다양한 연구에 따르면 원격 근무자는 더 행복하고, 건강하고, 덜 스트레스 그리고 더 참여. 원격 팀은 또한 사무실 공간에 대한 지출도 줄어듭니다.

반면에 원격 팀은 동일한 물리적 위치에 기반을 둔 팀이 처리할 필요가 없는 다른 문제에 직면합니다. 화면, 앱 및 이메일을 통한 상호 작용은 원격 팀의 커뮤니케이션을 더욱 어렵게 만듭니다. 신뢰를 쌓다 대인 관계가 자연스럽게 촉진됩니다. 면대면 상호 작용을 통해 어조 및 신체 언어와 같은 비언어적 신호를 평가할 수 있기 때문입니다. 시간대, 문화 및 언어 장벽, 거리와 같은 요인으로 인해 팀원들이 팀처럼 느껴지지 않을 수 있습니다. 

그렇다면 멀리 떨어져 있는 팀이 직접 만날 수 없을 때 어떻게 효과적으로 의사소통하고 함께 일하게 할 수 있습니까? 핵심은 명확하게 정의된 내부 커뮤니케이션 전략을 수립하고 이를 고수하는 것입니다.

가시성 및 커뮤니케이션 표준 설정

원격 팀에서 효과적인 커뮤니케이션을 촉진하려면 먼저 원격 작업자에게 기대하는 가시성 수준을 설정하십시오. 매일, 매주 또는 매월 예상되는 작업 시간을 알고 작업 상태 또는 위치를 팀 동료 또는 관리자와 공유해야 하는 방법에 대해 명확하게 알고 있는지 확인합니다. 분산된 팀은 서로 통신하기에 가장 좋은 순간을 식별하기 위해 이러한 가시성이 필요합니다. 명확한 지시와 동료와의 최소한의 상호 작용으로 역할이 완전히 유연하지 않은 경우.

원격 근무 또는 탄력 근무 정책을 만들거나 HR 팀에서 이 문서의 개요를 설명하도록 하세요. 이 정책에는 유연 근무 혜택의 조건과 원격 협업 및 커뮤니케이션을 위한 선호 도구 또는 애플리케이션이 포함되어야 합니다. 우리의 원격 통신을 위한 도구 가이드 자세한 사항은. 유연 근무 정책은 또한 온라인 인지도 및 가시성 측면에서 각 팀 구성원에게 기대하는 바를 명확하게 명시해야 합니다. 이렇게 하면 분산된 팀의 모든 구성원이 해야 하는 일과 유연한 작업 모델의 이점을 언제 얻을 수 있는지 명확하게 알 수 있습니다.

명확한 작업 및 목표

팀의 각 구성원이 자신의 작업을 이해하고 달성해야 하는 사항에 대해 최신 상태인지 확인하십시오. 공유 일정 또는 다음과 같은 프로젝트 계획 도구를 사용하십시오. 팀위크, 각 사람이 현재 작업 중인 작업과 보류 중인 작업에 대해 전체 팀을 최신 상태로 유지합니다. 이 접근 방식은 누가 무엇을 작업해야 하는지에 대한 혼란을 크게 줄이고 문제를 명확히 해야 하는 경우 원격 팀 구성원과 열린 의사 소통을 허용합니다.

SMART 기준은 원격 근무자를 위해 명확하고 달성 가능한 목표를 설정하는 데 도움이 되는 효과적인 도구입니다. SMART 목표를 통해 관리자는 직원을 세세하게 관리하는 대신 결과에 집중할 수 있습니다. 이 접근법은 다음과 같이 알려져 있습니다. 생산성 향상 및 사기 향상. 이 약어는 다음을 의미합니다.

S – 특정

M – 측정 가능

A – 달성 가능

R – 관련

T – 시간 제한

이러한 요소를 염두에 두고 목표를 설정하면 원격 팀에서 목표를 달성하는 데 필요한 작업을 명확하게 알 수 있습니다. 각 목표가 단기 목표인지, 중장기 목표인지 명확히 하는 것을 잊지 마십시오. 

회의 및 통화 – 왜, 어떻게, 언제

정기 회의는 워크플로 및 직원 성과에 대한 공개 대화를 촉진합니다. 매주 각 직원과 일대일로 대면 또는 화상 회의를 실시합니다. 최소 20분 이상 지속되어야 합니다. 지금이 성능 문제를 설명하고 특정 작업에 대한 쿼리를 해결하기에 완벽한 시간입니다. 또한 상태 업데이트를 제공하는 것이 좋습니다. 

주간 회의 외의 짧은 일대일 토론을 위해 일반 음성 통화를 사용합니다. 단, 3인 이상의 그룹 회의는 가상 음성 및 화상 회의를 사용하세요. 이렇게 하면 모든 팀 구성원이 대화를 인식하고 참여

반기 또는 연 단위로 평가를 수행합니다. 최소 1.5시간 동안 지속되어야 합니다. 평가는 각 팀원의 전반적인 성과에 집중할 수 있는 기회입니다. 또한 앞으로 각 구성원에 대한 조직의 기대치를 간략하게 설명합니다. 특정 작업과 관련된 작은 문제는 여기에서 설 자리가 없습니다. 주간 회의에서 이에 대해 논의하십시오.

마지막으로, 회사 문화를 구축하기 위해 적어도 1년에 한 번은 물리적인 대면 회의를 조직하십시오. 이것은 팀 빌딩 연습과 같은 비업무 활동을 수행할 수 있는 기회입니다. 이러한 회의는 팀 구성원 간의 더 나은 관계를 촉진하는 데 도움이 될 수 있으므로 분산된 팀이 동일한 지리적 위치나 시간대에 있지 않은 경우에도 하나의 응집력 있는 단위로 작업할 수 있습니다. 

회사 문화를 구축하는 다른 창의적인 방법에는 가상 해피 아워, 소셜 게임 및 업무와 관련 없는 회의가 포함됩니다. 연구원들은 이러한 유형의 활동에 정기적으로 참여하면 분산된 팀 구성원의 목표 설정 및 문제 해결 기술이 향상된다는 사실을 발견했습니다.

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