組織內部越來越多地談論遠程團隊中的通信。在2005年至2017年之間，美國的遠程工作人數增加了159%。截至2019年，多達66%的公司提供遠程工作選項，而16%的公司則基於完全遠程的勞動力來運營。這些只是眾多統計數據中的一部分，這些數據表明組織正有充分的理由越來越多地轉向遠程團隊。各種研究表明，遠程工作人員 更快樂，更健康，壓力更小 和 更加投入。遠程團隊也意味著更少的辦公空間支出。

另一方面，遠程團隊面臨的其他挑戰是位於相同物理位置的團隊無需處理的。通過屏幕，應用程序和電子郵件進行交互使遠程團隊中的通信變得更加困難和困難 建立信任 親密關係自然會促進。那是因為面對面的互動使我們有機會評估諸如口氣和肢體語言之類的非語言線索。時區，文化和語言障礙以及距離等因素會使團隊成員感覺不像團隊。 

那麼，當他們無法面對面時，您如何讓遠程團隊進行有效的溝通和合作呢？關鍵是要製定明確的內部溝通策略，並堅持下去。

設置可見性和溝通標準

為了促進遠程團隊中的有效溝通，首先要確定遠程工作者期望的可見性級別。確保他們知道每天，每週或每月預期要工作幾個小時，並清楚需要與隊友或經理共享其工作狀態或位置。分佈式團隊需要這種可見性來確定相互交流的最佳時機。除非角色完全靈活，方向清晰且與同事的互動最少。

創建遠程或靈活的工作策略，或讓您的人力資源團隊來概述此文檔。該政策應包括靈活的工作收益以及用於遠程協作和交流的首選工具或應用程序的條款。看我們的 遠程通訊工具指南 更多細節。靈活的工作政策還應明確說明您對每個團隊成員在在線狀態和可見性方面的期望。這將確保您的分佈式團隊的每個成員都清楚他們應該做什麼以及何時從靈活的工作模型中受益。

明確的任務和目標

確保團隊中的每個成員都了解他們的任務，並且了解他們所需要實現的最新信息。使用共享日曆或項目計劃工具，例如 團隊周刊，以使您的整個團隊隨時了解每個人當前正在執行的任務以及正在處理的任務。這種方法將極大地減少關於誰應該做什麼的困惑，並在需要澄清任何問題時允許遠程團隊成員進行公開交流。

SMART標準是有效的工具，可幫助您為遠程工作人員設定清晰，可實現的目標。 SMART目標使管理人員可以專注於結果，而不是對員工進行微觀管理。這種方法眾所周知 提高生產力並鼓舞士氣。該首字母縮寫詞代表：

S –具體

M –可測量

A –可實現

R –相關

T –時限

牢記這些因素來設定目標，然後您的遠程團隊將清楚實現這些目標所需的工作。不要忘記澄清每個目標是短期里程碑還是中期或長期目標。 

會議和電話–為什麼，如何以及何時

定期會議促進有關工作流和員工績效的公開對話。每週與每位員工一對一進行面對面或視頻會議；這些至少應持續20分鐘。這是解決任何性能問題並解決有關特定任務的任何查詢的最佳時機。這也是提供狀態更新的好時機。 

在每週會議之外使用常規語音通話進行簡短的一對一討論；但是，對於有兩個以上參與者的小組會議，請使用虛擬語音和視頻會議。這樣可以確保所有團隊成員 意識到並參與了對話. 

每半年或每年進行評估。這些至少應持續1.5小時。評估是一個專注於每個團隊成員整體績效的機會。以及概述組織對每個成員的期望。與特定任務有關的較小問題不在這裡-在您的每週會議上討論這些問題。

最後，要建立公司文化，每年至少組織一次現場會議。這是進行非工作活動（例如團隊建設練習）的機會。這些會議可以幫助促進團隊成員之間的更好關係，這將使分佈式團隊即使在不同地理位置或時區時也可以作為一個團結的單位工作。 

建立公司文化的其他創造性方式包括虛擬歡樂時光、社交遊戲和與工作無關的會議。研究人員發現，定期參與這些類型的活動可以提高分佈式團隊成員的目標設定和解決問題的能力。