Эффективная модель связи для удаленных команд будет определять все различные приложения, которые можно использовать для преодоления проблем удаленной связи. Эти приложения гарантируют, что линии связи с вашей распределенной командой всегда открыты для улучшения совместной работы и командной работы. Благодаря этому распределенные команды могут полностью раскрыть свой потенциал. Вот пример того, как может выглядеть эффективная стратегия внутренних коммуникаций, с вариантами приложений и рекомендациями по использованию.

Чат — Slack, Microsoft Teams, WhatsApp

В двух словах: идеально подходит для мгновенных и постоянных чатов, организованных по темам, которые обычно требуют более быстрого ответа, чем электронные письма. Это относится к групповым и индивидуальным беседам. Приложения для чата удобны, если вы хотите поддерживать длительные разговоры. Чаты также могут быть преобразованы в живые звонки и встречи с голосовой связью, совместным использованием экрана и видео, которые необходимы для общения в удаленной команде.

Внутренний совет #1: Такие платформы, как WhatsApp, работают для коротких личных сообщений. Для более профессионального общения мы рекомендуем Slack для стартапов, а затем Microsoft Team по мере роста вашего бизнеса. Вы также можете использовать эти приложения для тем, не связанных с работой, чтобы не использовать слишком много приложений. В качестве альтернативы, для специальной социальной платформы, проверьте Facebook Workspace или Microsoft Yammer.

Внутренний совет #2: Установите временные рамки, когда вы ожидаете ответов, чтобы избежать разочарования.

Внутренний совет #3: По срочным вопросам просто возьмите телефон и позвоните. Избегайте отправки одних и тех же сообщений через разные платформы.

Электронная почта — Google Gmail, Microsoft Outlook.

В двух словах: Электронные письма подходят для сторонних сообщений, которые являются более формальными, официальными, структурированными, часто более длинными и, скорее всего, для сообщений, не требующих немедленного ответа. 

Внутренний совет #1: Объясните разницу между приложениями электронной почты и чата, иначе вы можете создать путаницу в отношении того, когда что использовать. Электронное письмо будет сосредоточено на конкретном сообщении от одного человека к аудитории, но чаты более разговорные, что обеспечивает более сбалансированное участие.

Внутренний совет #2: Имейте в виду, что люди получают тонны электронных писем, поэтому чаты или звонки лучше подходят для срочных сообщений.

Календарь – Календарь Google, Microsoft Outlook + Calendly

В двух словах: Большинство почтовых приложений имеют встроенную функцию календаря, которая сохраняет ценность почтовых приложений, несмотря на недавнее снижение ценности электронной почты. 

Чтобы у людей было достаточно времени для подготовки и обсуждения важных тем, всегда желательно планировать встречи заранее. Также для удаленных участников встречи станут обычным средством общения, так как приглашения обычно содержат ссылку на виртуальные переговорные комнаты.

Внутренний совет #1: Мы рекомендуем придерживаться одного пакета офисных приложений; выберите Google G-Suite, если вы стартап, а затем Microsoft Office 365 для более устоявшихся компаний. 

Внутренний совет #2: Мы также предлагаем использовать приложение для бронирования встреч, такое как Calendly, чтобы избежать переписки с внешними контактами, чтобы договориться о подходящей дате и времени вашей встречи.

Виртуальные встречи — Zoom, Hangout + Calendly

В двух словах: Виртуальные встречи или онлайн-встречи обязательны, когда хотя бы один из участников удален или их местонахождение неизвестно. Даже если некоторые чат-приложения предлагают достойный опыт виртуальных встреч/конференций, специализированные приложения, как правило, предоставляют определенные функции, интеграцию, поддержку и качество обслуживания, которые оправдывают их внедрение. 

Внутренний совет #1: Мы рекомендуем Zoom (+ Calendly) для стартапов, поскольку Google Hangouts не так многофункционален; он также может использоваться более крупными компаниями в качестве альтернативы Microsoft Teams, которая все еще сталкивается с некоторыми проблемами при проведении встреч с внешними участниками. Тем не менее, скорее всего, это только вопрос времени, когда Microsoft станет платформой номер один для всех приложений, связанных с работой, для среднего и крупного бизнеса, в то время как Google борется за рынок малого бизнеса.

Внутренний совет #2: Возьмите за привычку всегда включать ссылки на онлайн-встречи в свое приглашение в календаре, если местонахождение участника неизвестно.

Управление проектами – Google Task, Trello, Asana, Basecamp, TeamWeek

В двух словах: инструменты управления проектами особенно полезны, когда у вас есть распределенная команда, потому что они позволяют команде видеть, что все делают и как продвигается прогресс, без необходимости каждый раз спрашивать. Каждый может регистрировать свой прогресс в одном месте, и это понятно и полезно для всей команды.

Внутренний совет #1: В целях управления проектами Google Task может создавать очень простые списки дел, на которые члены команды могут ссылаться. Используйте Basecamp, Trello, TeamWeek или Asana, если вам нужны дополнительные функции, такие как отслеживание проектов, расширенная и настраиваемая структура или интеграция.

Звонки – Zoom, Google Voice, Hangout, WhatsApp

В двух словах: Иногда мы забываем об основах: самый эффективный способ общения удаленной команды — взять трубку и поговорить! Дополнительным преимуществом является то, что телефонные звонки не зависят от стабильности интернет-сети. 

Внутренний совет #1: Большинство приложений для виртуальных встреч или голосовых онлайн-приложений, таких как Zoom, интегрируют номера телефонных конференций для разговоров с несколькими участниками. 

Внутренний совет #2: Когда у вас есть доступ к стабильной интернет-сети, использование онлайн-аудио (VoIP) из Zoom, Hangout или WhatsApp позволит вам с легкостью перейти от голосового к видеозвонку, а также сэкономит на телекоммуникационных расходах, особенно во время путешествий.

Хранение документов и совместная работа — Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive

В двух словах: Давно прошли те времена, когда мы управляли хранением файлов и резервными копиями с помощью дорогих жестких дисков. В настоящее время существует множество решений для хранения ваших документов во всей организации с очень простыми функциями сохранения и обмена. Даже редактирование документа теперь возможно онлайн, и именно здесь Microsoft недавно проделала фантастическую работу, интегрировав Office (Word, PowerPoint, Excel…) в Office 365. 

Внутренний совет #1: Google по-прежнему очень конкурентоспособен с Google Диском за хранение и мощные функции совместной работы с документами в Интернете (Таблицы, Документы, Слайды, Формы…). Они идеально подходят не только для внутренней связи, но и для внешнего обмена документами.

Теперь вы знаете все о различных приложениях и программах, которые вы можете использовать для общения с удаленной командой, но иметь правильные программы недостаточно, вот стратегии по как эффективно общаться с удаленной командой мы собрали.

Станьте FLYDESKER и получайте больше полезных статей, подобных этой..