La pianificazione dello spazio ufficio può essere un calcolo complesso. Non è solo lo spazio di lavoro che deve essere considerato, ma anche le aree comuni, le sale riunioni o qualsiasi altro servizio di cui potresti aver bisogno. In questo articolo discutiamo le domande più pertinenti a cui dovrai rispondere prima di decidere le tue esigenze di spazio in ufficio e ti forniremo le soluzioni su come calcolare le tue esigenze in base alle tue dimensioni e ai requisiti di budget. 

FLYDESK offre ora l'opportunità di calcolare i requisiti di spazio dell'ufficio in modo più accurato. Utilizzando la nostra esperienza e il nostro calcolatore di spazi per uffici appositamente progettato, possiamo fornirti una guida alle dimensioni dello spazio di cui hai bisogno e al probabile costo. Le variabili includono il numero di scrivanie, il numero di sale riunioni e le aree comuni.

Si prega di compilare questo Modulo di Contatto e creeremo una simulazione di dimensioni e costi, su misura per le tue esigenze.

Stima la dimensione del tuo ufficio

Di quanta capacità hai bisogno per dipendente?

È forse la domanda più ovvia, ma uno dei fattori determinanti nel considerare le dimensioni degli uffici è la quantità di persone che si prevede o si prevede di utilizzarle. La premessa di base è che ogni dipendente dovrebbe avere circa 100/120 piedi quadrati, con una postazione media di circa 50 piedi quadrati. Un rapido calcolo può dirti se l'ufficio che stai considerando offre spazio sufficiente per ufficio per persona e quindi fornisce loro un ambiente di lavoro confortevole e produttivo.

I dipendenti entrano tutti i giorni o lavorano da remoto?

Valutare le dimensioni e i requisiti ideali dell'ufficio significa prendere in considerazione la frequenza con cui verrà utilizzato lo spazio dell'ufficio. Se il tuo team lavora solo in uno spazio ufficio in determinati giorni della settimana, potrebbe valere la pena considerare uno spazio di coworking che offra maggiore flessibilità e la possibilità per le persone di fare hot desk. Se tutto il tuo team ha sede permanente in un ufficio, potrebbe valere la pena considerare qualcosa di un po' più grande per soddisfare i dipendenti e le loro esigenze. 

Puoi costruire il tuo modello di lavoro flessibile utilizzando il nostro strumento di diagnosi del modello di lavoro flessibile. Rispondendo a questo breve sondaggio, FLYDESK può mettere insieme una diagnosi di lavoro flessibile che puoi utilizzare per generare la tua politica di lavoro flessibile utilizzando il nostro modello gratuito. Puoi anche consultare FLYDESK per capire le tue esigenze e per accertare di quanto spazio hai bisogno e per sapere quale sarà il tuo budget.

Di quali aree comuni hai bisogno?

Per alcune aziende, le aree comuni possono essere vitali per promuovere l'interazione tra i membri del team e creare un'area in cui i dipendenti possono prendersi una pausa e rilassarsi. Altri con sede nei centri urbani potrebbero non sentire la necessità di avere un'area comune poiché molte strutture sono proprio fuori dall'ufficio. Quando si formulano le idee per la pianificazione dello spazio dell'ufficio, potrebbe essere utile discutere con il proprio team se vi è richiesta di un'area comune.

Ad esempio, il calcolatore FLYDESK ti mostrerà che un ufficio densamente distanziato a Hong Kong Central può essere più costoso di un ufficio molto spazioso a Tsim Sha Tsui anche se tutti gli altri requisiti sono esattamente gli stessi.

Hai bisogno di sale riunioni? Quanto è grande e quanti?

Anche questo dipende dal tuo tipo di attività. Sei un'azienda che ospita numerosi clienti o ti occupi di riunioni da remoto? Se hai bisogno di una sala riunioni, vale la pena pensare alle dimensioni della sala riunioni di cui hai bisogno. Alcune aziende richiedono molte apparecchiature AV da presentare ai propri clienti, mentre altre avranno semplicemente bisogno di un tavolo e alcune sedie. Una cosa da ricordare è che la dimensione media di una riunione è di 3 persone, mentre la dimensione media di una sala riunioni può ospitare 8 persone, quindi è necessario riflettere su quante sale riunioni hai davvero bisogno.

Il modello di prezzo che utilizziamo per le sale riunioni nel calcolatore FLYDESK si basa sulla quantità di ore che ritieni necessarie per le riunioni ogni mese. Come ti mostrerà il calcolatore, può esserci facilmente una differenza di prezzo di 5-10% nei tuoi costi mensili totali se finisci per affittare troppe sale riunioni che non stai effettivamente utilizzando.

Hai bisogno di cabine video/chiamate private? Quanti?

Se la tua azienda svolge la maggior parte delle sue attività online tramite Skype o Zoom, potrebbe valere la pena considerare se hai bisogno di una cabina privata per le videochiamate. Ciò ti consente di condurre riunioni online in relativa privacy, in particolare se il tuo ufficio si trova in uno spazio di coworking. Ci sono momenti in cui hai bisogno di privacy e tranquillità complete per parlare con clienti o colleghi e uno stand privato offre questa opportunità. Il numero di cui hai bisogno dipende da quanti membri del tuo team utilizzano quotidianamente Skype, Zoom, Google Meet o uno strumento simile. Se è molto raro, allora potrebbe valere la pena pianificare il tuo spazio ufficio per creare un'area di privacy piuttosto che uno stand dedicato. 

Di quali altri servizi hai bisogno?

Quando consideri i tuoi requisiti di spazio in ufficio, potresti anche voler pensare a tutti gli altri servizi di cui potresti aver bisogno. La tua attività necessita di un'area showroom? I tuoi dipendenti avranno bisogno di una zona cucina per preparare cibi e bevande? Anche in questo caso, potrebbe essere utile consultare i vostri dipendenti per scoprire cosa è necessario e per garantire che l'ambiente sia adatto alle vostre esigenze.

Il calcolatore FLYDESK ti consente di scegliere quanto spazioso vuoi che sia il tuo ufficio, quanto elegante vuoi che sia e quanti mobili ti aspetti che abbia. Un ufficio completamente arredato e spazioso costerà molto di più se si desidera soggiornare in una zona centrale.

Si prega di utilizzare il nostro Modulo di richiesta per descrivere le tue esigenze e ti aiuteremo a calcolare le tue esigenze di spazio.

Stima il costo dell'ufficio

Hai bisogno di essere in una zona centrale/città?

I prezzi del centro città saranno inevitabilmente più alti rispetto a quelli fuori città, quindi dovresti chiederti se hai bisogno di quella posizione nel centro città o potresti guadagnare più spazio acquistando uno spazio ufficio più lontano dal centro urbano? È probabile che la dimensione media degli spazi per uffici sia più limitata in un'area urbana condensata.

Ad esempio, come mostrerà la nostra calcolatrice, un ufficio per il quale paghereste HK$480.000 a Hong Kong Central può costare fino a HK$350.000 a Sheung Wan con gli stessi requisiti dell'ufficio, anche se è solo a breve distanza .

Stai cercando uno spazio ufficio condiviso (spazio di coworking) o il tuo spazio ufficio privato?

Questa è una grande domanda quando si considera la pianificazione dello spazio per un ufficio. Hai davvero bisogno di stanze separate o il tuo stile aziendale e lavorativo è più adatto a un layout in stile open space? Spesso lo spazio di coworking può rivelarsi fonte di ispirazione in quanto puoi rimbalzare su altre attività che la pensano allo stesso modo. Tuttavia, alcune aziende come quelle legali o finanziarie preferiscono aree private per incontrare i clienti e discutere di questioni delicate. A volte è giusto che un'azienda abbia un mix di entrambi.  

Ad esempio, un accordo di "scrivania mobile" può costare tra US$30 al giorno e US$350 al mese, mentre un ufficio privato o una suite per ufficio può essere ovunque tra US$350 e US$800 al mese in uno spazio di coworking.

Come calcolare il tuo budget

Quando consideri le dimensioni ideali dell'ufficio, dovrai anche considerare se la tua azienda può assorbire le spese generali del tuo nuovo spazio di lavoro. Naturalmente sono disponibili una gamma di prezzi diversi per budget diversi, anche nelle località più ambite. È importante impostare un budget prima di guardarti intorno, in modo da sapere cosa puoi permetterti e quindi basare la tua ricerca su questa cifra. È possibile impostare diversi livelli di prezzo a FLYDESK per adattarsi al tuo budget e possiamo anche aiutarti a calcolare il tuo budget in base alle tue esigenze. 

Costi tipici degli spazi per uffici

Secondo CBRE, un consulente immobiliare con sede a Los Angeles, i costi tipici degli spazi per uffici in alcune delle località più ricercate del mondo nel primo trimestre del 2019 erano i seguenti:

• Hong Kong = $312 per piede quadrato all'anno
• Londra (West End) = $222,70 per piede quadrato all'anno
• New York (Midtown Manhattan) = $196,89 per piede quadrato all'anno
• Pechino (CBD) = $117,05 per piede quadrato all'anno
• Nuova Delhi (CBD) = $143,97 per piede quadrato all'anno

Quindi vale la pena tenere a mente dove devi trovarti nel mondo e le differenze di prezzo prima di decidere la dimensione dell'ufficio di cui hai bisogno.

Cosa dovrei fare dopo?

Calcolare la dimensione ideale dell'ufficio non è una scienza esatta. Ci sono molti fattori che contribuiscono alla tua attività, alcuni personali e altri pratici. Dopo aver risposto ad alcune delle domande di cui sopra, potresti avere un'idea migliore di ciò di cui hai bisogno.

Si prega di compilare questo Modulo di Contatto e creeremo una simulazione di dimensioni e costi, su misura per le tue esigenze.