La planification de l'espace de bureau peut être un calcul complexe. Ce n'est pas seulement l'espace de travail qui doit être pris en compte, mais aussi les espaces communs, les salles de réunion ou tout autre équipement dont vous pourriez avoir besoin. Dans cet article, nous discutons des questions les plus pertinentes auxquelles vous devrez répondre avant de décider de vos besoins en espace de bureau et vous proposons les solutions pour calculer vos besoins en fonction de votre taille et de votre budget. 

FLYDESK offre maintenant la possibilité de calculer plus précisément vos besoins en espace de bureau. En utilisant notre expertise et notre calculateur d'espace de bureau spécialement conçu, nous pouvons vous fournir un guide de la taille de l'espace dont vous avez besoin et du coût probable. Les variables comprennent le nombre de bureaux, le nombre de salles de réunion et les espaces communs.

Veuillez remplir ceci formulaire de contact et nous créerons une simulation de taille et de coût, sur mesure selon vos besoins.

Estimez la taille de votre bureau

De quelle capacité avez-vous besoin par employé?

C'est peut-être la question la plus évidente, mais l'un des principaux facteurs déterminants dans la prise en compte de la taille des bureaux est le nombre de personnes que vous prévoyez ou prévoyez d'utiliser. Le principe de base est que chaque employé doit avoir environ 100/120 pieds carrés, avec un poste de travail moyen d'environ 50 pieds carrés. Un calcul rapide peut vous dire si le bureau que vous envisagez offre suffisamment d'espace de bureau par personne et leur offre donc un environnement de travail confortable et productif.

Les employés viennent-ils tous les jours ou travaillent-ils à distance?

Évaluer les dimensions et les exigences idéales de votre bureau signifie prendre en considération la fréquence à laquelle l'espace de bureau sera utilisé. Si votre équipe ne travaille que dans un espace de bureau certains jours de la semaine, il peut être intéressant d'envisager un espace de coworking qui offre une plus grande flexibilité et la possibilité pour les gens de travailler en hot desk. Si toute votre équipe est basée en permanence dans un bureau, il pourrait être intéressant d'envisager quelque chose d'un peu plus grand pour répondre aux besoins des employés et de leurs besoins. 

Vous pouvez créer votre propre modèle de travail flexible en utilisant notre outil de diagnostic de modèle de travail flexible. En répondant à cette courte enquête, FLYDESK peut créer un diagnostic de travail flexible que vous pouvez utiliser pour générer votre propre politique de travail flexible à l'aide de notre modèle gratuit. Vous pouvez également consulter FLYDESK pour comprendre vos besoins, déterminer l'espace dont vous avez besoin et savoir quel sera votre budget.

De quels espaces communs avez-vous besoin?

Pour certaines entreprises, les espaces communs peuvent être essentiels pour favoriser l'interaction entre les membres de l'équipe et créer un espace où les employés peuvent faire une pause et se détendre. D'autres basés dans les centres urbains peuvent ne pas ressentir le besoin d'avoir un espace commun car de nombreuses installations sont juste à l'extérieur du bureau. Lors de la formulation de vos idées de planification d'espace de bureau, il peut être utile de discuter avec votre équipe pour savoir s'il existe une demande pour un espace commun.

À titre d'exemple, la calculatrice FLYDESK vous montrera qu'un bureau densément espacé à Hong Kong Central peut coûter plus cher qu'un bureau très spacieux à Tsim Sha Tsui même si toutes vos autres exigences sont exactement les mêmes.

Avez-vous besoin de salles de réunion? Quelle taille et combien?

Cela dépend encore une fois de votre type d'entreprise. Êtes-vous une entreprise qui héberge un certain nombre de clients ou participez-vous à des réunions à distance? Si vous avez besoin d'une salle de réunion, pensez à la taille de la salle de réunion dont vous avez besoin. Certaines entreprises ont besoin de nombreux équipements audiovisuels à présenter à leurs clients, tandis que d'autres auront simplement besoin d'une table et de quelques chaises. Une chose à retenir est que la taille moyenne d'une réunion est de 3 personnes, alors que la taille moyenne d'une salle de réunion peut accueillir 8 personnes, il faut donc réfléchir au nombre de salles de réunion dont vous avez vraiment besoin.

Le modèle de tarification que nous utilisons pour les salles de réunion dans le calculateur FLYDESK est basé sur le nombre d'heures dont vous estimez avoir besoin pour les réunions chaque mois. Comme le calculateur vous le montrera, il peut facilement y avoir une différence de prix de 5-10% dans vos coûts mensuels totaux si vous finissez par louer trop de salles de réunion que vous n'utilisez pas réellement.

Avez-vous besoin de cabines d'appel / vidéo privées? Combien?

Si votre entreprise exerce la plupart de ses activités en ligne via Skype ou Zoom, il peut être utile de déterminer si vous avez besoin d'une cabine privée pour les appels vidéo. Cela vous permet de mener des réunions en ligne dans une confidentialité relative, en particulier si votre bureau se trouve dans un espace de coworking. Il y a des moments où vous avez besoin d'une intimité totale et de calme pour parler à vos clients ou collègues et un stand privé offre cette opportunité. Le nombre dont vous avez besoin dépend du nombre de membres de votre équipe qui utilisent quotidiennement Skype, Zoom, Google Meet ou un outil similaire. Si c'est très rare, il peut être utile de planifier votre espace de bureau pour créer une zone d'intimité plutôt qu'un stand dédié. 

De quelles autres commodités avez-vous besoin?

Lors de l'examen de vos besoins en espace de bureau, vous voudrez peut-être également penser à tout autre équipement dont vous pourriez avoir besoin. Votre entreprise a-t-elle besoin d'une salle d'exposition? Vos employés auront-ils besoin d'un coin cuisine pour préparer la nourriture et les boissons? Encore une fois, une certaine consultation avec vos employés peut valoir la peine pour découvrir ce dont vous avez besoin et pour vous assurer que l'environnement est adapté à vos besoins.

La calculatrice FLYDESK vous permet de choisir l'espace que vous souhaitez pour votre bureau, le style que vous souhaitez qu'il soit et la quantité de meubles que vous attendez de lui. Un bureau entièrement meublé et spacieux coûtera beaucoup plus cher si vous souhaitez rester dans une zone centrale.

Veuillez utiliser notre formulaire pour décrire vos besoins et nous vous aiderons à calculer vos besoins en espace.

 

Estimez le coût de votre bureau

Avez-vous besoin d'être dans une zone / ville centrale?

Les prix du centre-ville seront inévitablement plus chers que dans un endroit en dehors de la ville, vous devriez donc vous demander si vous avez besoin de cet emplacement en centre-ville, ou pourriez-vous gagner plus d'espace en acquérant un espace de bureau plus loin d'un centre urbain? La taille moyenne des locaux à bureaux sera probablement plus limitée dans une zone urbaine condensée.

Par exemple, comme notre calculateur le montrera, un bureau pour lequel vous paieriez HK$480,000 à Hong Kong Central peut être aussi bas que HK$350,000 à Sheung Wan avec exactement les mêmes exigences de bureau, même s'il n'est qu'à une courte distance. .

Vous recherchez un espace de bureau partagé (espace de coworking) ou votre propre espace de bureau privé?

C'est une excellente question lors de l'examen de la planification de l'espace pour un bureau. Avez-vous vraiment besoin de salles séparées ou votre entreprise et votre style de travail sont-ils plus adaptés à un aménagement de style ouvert? Souvent, l'espace de coworking peut s'avérer une source d'inspiration car vous pouvez rebondir sur d'autres entreprises partageant les mêmes idées. Cependant, certaines entreprises comme le juridique ou la finance préfèrent les espaces privés pour rencontrer les clients et discuter de questions sensibles. Parfois, il est juste pour une entreprise d'avoir un mélange des deux.  

Par exemple, un arrangement de `` bureau flottant '' peut coûter entre US$30 par jour et US$350 par mois, alors qu'un bureau privé ou une suite bureautique peut être n'importe où entre US$350 et US$800 par mois dans un espace de coworking.

Comment calculer votre budget

Lorsque vous envisagez la taille idéale de votre bureau, vous devrez également déterminer si votre entreprise peut absorber les frais généraux de votre nouvel espace de travail. Il existe bien sûr une gamme de prix différents disponibles pour différents budgets, même dans les endroits les plus recherchés. Il est important de définir un budget avant de regarder autour de vous, afin de savoir ce que vous pouvez vous permettre et de baser votre recherche sur ce chiffre. Vous pouvez définir différents niveaux de prix à FLYDESK adapté à votre budget et nous pouvons également vous aider à calculer votre budget en fonction de vos besoins. 

Coûts typiques des espaces de bureau

Selon CBRE, un conseiller immobilier basé à Los Angeles, les coûts typiques des espaces de bureaux dans certains des endroits les plus recherchés au monde au premier trimestre de 2019 étaient les suivants:

• Hong Kong = $312 par pied carré et par an
• Londres (West End) = $222,70 par pied carré par an
• New York (Midtown Manhattan) = $196,89 par pied carré et par an
• Pékin (CBD) = $117,05 par pied carré par an
• New Delhi (CBD) = $143,97 par pied carré par an

Il vaut donc la peine de garder à l'esprit où vous devez être situé dans le monde et les différences de prix avant de décider de la taille du bureau dont vous avez besoin.

 

Que devrais-je faire ensuite?

Le calcul de la taille idéale de votre bureau n'est pas une science exacte. Il existe de nombreux facteurs qui contribuent à votre entreprise, certains personnels et d'autres pratiques. Une fois que vous aurez répondu à certaines des questions ci-dessus, vous aurez peut-être une meilleure idée de ce dont vous avez besoin.

Veuillez remplir ceci formulaire de contact et nous créerons une simulation de taille et de coût, sur mesure selon vos besoins.