La planificación del espacio de oficina puede ser un cálculo complejo. No es solo el espacio de trabajo lo que debe tenerse en cuenta, sino también las áreas comunes, las salas de reuniones o cualquier otro servicio que pueda necesitar. En este artículo, analizamos las preguntas más pertinentes que deberá responder antes de decidir sobre las necesidades de espacio de su oficina y le brindamos las soluciones sobre cómo calcular sus necesidades en función de sus requisitos de tamaño y presupuesto. 

FLYDESK ofrece ahora la oportunidad de calcular los requisitos de espacio de su oficina con mayor precisión. Utilizando nuestra experiencia y nuestra calculadora de espacio de oficina especialmente diseñada, podemos brindarle una guía sobre el tamaño del espacio que necesita y el costo probable. Las variables incluyen la cantidad de escritorios, la cantidad de salas de reuniones y áreas comunes.

Por favor complete este Formulario de contacto y crearemos una simulación de tamaño y costo, a la medida de sus necesidades.

Calcule el tamaño de su oficina

¿Cuánta capacidad necesita por empleado?

Quizás sea la pregunta más obvia, pero uno de los factores determinantes clave al considerar el tamaño de las oficinas es la cantidad de personas que espera o planea usar. La premisa básica es que cada empleado debe tener alrededor de 100/120 pies cuadrados, con una estación de trabajo promedio de alrededor de 50 pies cuadrados. Un cálculo rápido puede indicarle si la oficina que está considerando ofrece suficiente espacio de oficina por persona y, por lo tanto, les proporciona un entorno de trabajo cómodo y productivo.

¿Los empleados vienen todos los días o trabajan de forma remota?

Evaluar las dimensiones y requisitos ideales de su oficina significa tener en cuenta la frecuencia con la que se utilizará el espacio de la oficina. Si su equipo solo trabaja en un espacio de oficina en ciertos días de la semana, entonces podría valer la pena considerar un espacio de coworking que brinde una mayor flexibilidad y la capacidad para que las personas tengan un escritorio compartido. Si todo su equipo tiene su base permanente en una oficina, entonces podría valer la pena considerar algo un poco más grande para adaptarse a los empleados y sus necesidades. 

Puede construir su propio modelo de trabajo flexible utilizando nuestro herramienta de diagnóstico de modelo de trabajo flexible. Al responder a esta breve encuesta, FLYDESK puede elaborar un diagnóstico de trabajo flexible que puede utilizar para generar su propia política de trabajo flexible utilizando nuestra plantilla gratuita. También puede consultar con FLYDESK para comprender sus necesidades y determinar cuánto espacio necesita y saber cuál es su presupuesto.

¿Qué áreas comunes necesitas?

Para algunas empresas, las áreas comunes pueden ser vitales para promover la interacción entre los miembros del equipo y crear un área donde los empleados puedan tomar un descanso y relajarse. Es posible que otros con sede en centros urbanos no sientan la necesidad de tener un área común, ya que muchas instalaciones están justo afuera de la oficina. Al formular sus ideas de planificación del espacio de oficina, podría valer la pena discutir con su equipo si existe demanda para un área común.

Como ejemplo, la calculadora FLYDESK le mostrará que una oficina densamente espaciada en Hong Kong Central puede ser más cara que una oficina muy espaciosa en Tsim Sha Tsui, incluso si todos sus demás requisitos son exactamente los mismos.

¿Necesitas salas de reuniones? ¿Qué tan grande y cuántos?

Esto nuevamente depende de su tipo de negocio. ¿Es una empresa que alberga a varios clientes o participa en reuniones de forma remota? Si necesita una sala de reuniones, vale la pena pensar en el tamaño de la sala de reuniones que necesita. Algunas empresas requieren una gran cantidad de equipos audiovisuales para presentar a sus clientes, mientras que otras simplemente necesitarán una mesa y algunas sillas. Una cosa para recordar es que el tamaño promedio de una reunión es de 3 personas, mientras que el tamaño promedio de una sala de reuniones puede acomodar a 8 personas, por lo que debe pensar en cuántas salas de reuniones realmente necesita.

El modelo de precios que utilizamos para las salas de reuniones en la calculadora FLYDESK se basa en la cantidad de horas que estima que necesitará para las reuniones cada mes. Como le mostrará la calculadora, puede haber fácilmente una diferencia de precio de 5-10% en sus costos mensuales totales si termina alquilando demasiadas salas de reuniones que en realidad no está utilizando.

¿Necesita cabinas privadas de llamadas / video? ¿Cuántos?

Si su empresa realiza la mayor parte de su actividad en línea a través de Skype o Zoom, podría valer la pena considerar si necesita una cabina privada para videollamadas. Esto le permite realizar reuniones en línea con relativa privacidad, especialmente si su oficina se encuentra en un espacio de trabajo compartido. Hay ocasiones en las que necesita total privacidad y tranquilidad para hablar con clientes o colegas y una cabina privada ofrece esta oportunidad. La cantidad que necesita depende de cuántos miembros de su equipo usen Skype, Zoom, Google Meet o una herramienta similar a diario. Si es muy poco frecuente, podría valer la pena planificar el espacio de su oficina para crear un área de privacidad en lugar de un stand dedicado. 

¿Qué otras comodidades necesitas?

Al considerar los requisitos de espacio de su oficina, es posible que también desee pensar en otras comodidades que pueda necesitar. ¿Su negocio requiere un área de exposición? ¿Necesitarán sus empleados un área de cocina para preparar alimentos y bebidas? Una vez más, puede que valga la pena consultar a sus empleados para descubrir qué se necesita y asegurarse de que el entorno se adapta a sus necesidades.

La calculadora FLYDESK le permite elegir qué tan espaciosa desea que sea su oficina, qué tan elegante desea que sea y cuántos muebles espera que tenga. Una oficina espaciosa y completamente amueblada costará mucho más si quieres quedarte en una zona céntrica.

Utilice nuestro Formulario de Consulta para describir sus necesidades y le ayudaremos a calcular sus necesidades de espacio.

 

Calcule el costo de su oficina

¿Necesitas estar en una zona / ciudad céntrica?

Los precios en el centro de la ciudad serán inevitablemente más caros que en algún lugar fuera de la ciudad, por lo que debería preguntarse si necesita esa ubicación en el centro de la ciudad o si podría ganar más espacio adquiriendo un espacio de oficina más alejado de un centro urbano. Es probable que el tamaño medio del espacio de oficinas sea más limitado en un área urbana condensada.

Por ejemplo, como mostrará nuestra calculadora, una oficina por la que pagaría HK$480,000 en Hong Kong Central puede costar tan solo HK$350,000 en Sheung Wan con exactamente los mismos requisitos de oficina, aunque esté a poca distancia .

¿Está buscando un espacio de oficina compartido (espacio de trabajo compartido) o su propio espacio de oficina privado?

Esta es una gran pregunta al considerar la planificación del espacio para una oficina. ¿Realmente necesita habitaciones separadas o su estilo empresarial y de trabajo se adapta más a un diseño de estilo de planta abierta? A menudo, el espacio de coworking puede resultar inspirador, ya que puede rebotar en otras empresas de ideas afines. Sin embargo, ciertas empresas como las legales o financieras prefieren áreas privadas para reunirse con clientes y discutir temas delicados. A veces, es correcto que una empresa tenga una combinación de ambos.  

Por ejemplo, un arreglo de 'escritorio flotante' puede costar entre US$30 por día y US$350 por mes, mientras que una oficina privada o suite de oficina puede costar entre US$350 y US$800 por mes en un espacio de coworking.

Cómo calcular tu presupuesto

Al considerar el tamaño de oficina ideal, también deberá considerar si su empresa puede absorber los gastos generales de su nuevo espacio de trabajo. Por supuesto, hay una gama de precios diferentes disponibles para diferentes presupuestos, incluso en las ubicaciones más deseables. Es importante establecer un presupuesto antes de mirar a su alrededor, para que sepa cuánto puede pagar y luego basar su búsqueda en esta cifra. Puede establecer diferentes niveles de precios en FLYDESK para adaptarse a su presupuesto y también podemos ayudarlo a calcular su presupuesto en función de sus necesidades. 

Costos típicos de los espacios de oficinas

Según CBRE, un asesor inmobiliario con sede en Los Ángeles, los costos típicos de los espacios de oficina en algunas de las ubicaciones más buscadas del mundo en el primer trimestre de 2019 fueron los siguientes:

• Hong Kong = $312 por pie cuadrado por año
• Londres (West End) = $222.70 por pie cuadrado por año
• Nueva York (Midtown Manhattan) = $196.89 por pie cuadrado por año
• Beijing (CBD) = $117.05 por pie cuadrado por año
• Nueva Delhi (CBD) = $143.97 por pie cuadrado por año

Por lo tanto, vale la pena tener en cuenta dónde debe ubicarse en el mundo y las diferencias de precio antes de decidir el tamaño de la oficina que necesita.

 

¿Qué debería hacer después?

Calcular el tamaño ideal de su oficina no es una ciencia exacta. Hay muchos factores que contribuyen a su negocio, algunos personales y otros prácticos. Una vez que haya respondido algunas de las preguntas anteriores, es posible que tenga una mejor idea de lo que necesita.

Por favor complete este Formulario de contacto y crearemos una simulación de tamaño y costo, a la medida de sus necesidades.