Un ufficio ibrido si riferisce a uno che consente ai dipendenti di lavorare dall'ufficio, da casa o da qualsiasi luogo. In sostanza, si tratta di un modello di ufficio più flessibile e, come ci ha mostrato la pandemia di CoVID-19, la flessibilità è essenziale per affrontare le difficoltà che la vita tende a lanciarci. 

Naturalmente, la pandemia non è l'unico motivo per cui i modelli da ufficio ibridi hanno avuto un forte aumento di popolarità. Sempre più organizzazioni si stanno rendendo conto del valore degli uffici flessibili, in quanto possono ridurre i costi migliorando allo stesso tempo la produttività. Dopotutto, quando ai dipendenti viene data la libertà di lavorare in modo più flessibile, sono molto più felici e più produttivi. Guardare queste statistiche sul lavoro flessibile ea distanza per capire veramente il suo impatto positivo.

Affinché un ufficio ibrido funzioni correttamente, è necessario mettere in atto determinate politiche e linee guida. Non preoccuparti, perché abbiamo raccolto tutto ciò che devi sapere su questo argomento in una guida semplice e concisa. Presto sarai in grado di sviluppare il modello di ufficio ibrido ideale che si adatta perfettamente alla tua organizzazione!

#1. Stabilisci la politica di lavoro flessibile della tua azienda

Anche i migliori dipendenti hanno bisogno di linee guida su come gestire l'orario di lavoro quando lavorano in modo flessibile. La politica di lavoro flessibile della tua azienda dovrebbe delineare le aspettative della tua organizzazione per quanto riguarda il grado di flessibilità consentito. Ad esempio, i dipendenti possono lavorare da casa tutti i giorni o vorresti che venissero in ufficio per un paio di giorni alla settimana? Con quanto anticipo devono informare il proprio supervisore se desiderano lavorare da casa? Hanno bisogno di registrare le loro ore ovunque? 

Ci sono sicuramente molte cose da considerare quando si stabilisce una politica di lavoro flessibile e può sembrare opprimente. Dopotutto, come fai a sapere di cosa hai bisogno se non hai mai avuto esperienza con un modello di ufficio ibrido prima? Ecco perché abbiamo sviluppato a generatore di modelli di politiche di lavoro flessibili! Ti aiuterà a guidarti attraverso l'intero processo e a garantire che le esigenze della tua azienda siano rappresentate in modo appropriato. 

#2: considera uno spazio di lavoro flessibile o condiviso

Se i tuoi dipendenti non saranno tutti in ufficio ogni giorno, potrebbe non essere conveniente continuare ad affittare uno spazio ufficio completo. Gli spazi di coworking sono una soluzione unica a questo problema, poiché puoi semplicemente pagare esattamente ciò di cui hai bisogno! Naturalmente, determinare di cosa hai bisogno può essere un po' complicato, motivo per cui abbiamo sviluppato una strategia efficace per garantire che le esigenze della tua azienda siano prese in considerazione.

Gli spazi di coworking sono dotati di tutti i servizi di cui dispongono gli uffici completi, come stampanti, sale riunioni, cabine telefoniche private ecc. La maggior parte ha vantaggi aggiuntivi, ad esempio ristoranti in loco, rinfreschi gratuiti, accesso a una piscina e palestra, inviti a social eventi o conferenze di settore: l'elenco potrebbe continuare all'infinito. Inoltre, si rivolgono specificamente alle organizzazioni con accordi di lavoro flessibili, il che significa che avranno una varietà di pacchetti per soddisfare le tue esigenze. Trova qui il tuo spazio di coworking perfetto.

#3: gestisci il tuo spazio ufficio con un'app

Un'adeguata gestione dello spazio ufficio è importante negli uffici normali, ma è assolutamente essenziale in un modello di ufficio ibrido. La cosa più importante è garantire che ci sia spazio e attrezzature sufficienti per coloro che stanno entrando nello spazio di lavoro. Il monitoraggio e la comprensione di come i tuoi dipendenti utilizzano l'ufficio e le relative risorse ti aiuteranno anche a gestire meglio il tuo team. 

Quando inizierai a capire quanta parte dello spazio del tuo ufficio viene utilizzata, sarai in grado di massimizzarne l'uso. Ad esempio, è possibile convertire alcuni tavoli in hot desk, ovvero da utilizzare in base all'ordine di arrivo. Fornirà anche informazioni sul tipo di spazio di lavoro richiesto. Per migliorare questo processo, prova il App FLYDESK fuori! Può tracciare digitalmente il tuo spazio ufficio, analizzare i dati per te, aggiornarti quando altri colleghi lavorano da qualche parte nelle vicinanze e molto altro.

#4: Mantieni la tua squadra sempre connessa

Internet è un ottimo strumento di comunicazione, quindi usalo per far sentire la tua squadra come una squadra nonostante la distanza fisica! Ti consentirà inoltre di avere un approccio gestionale più pratico, orientato alle attività piuttosto che orientato al tempo. Invece di controllare costantemente il tuo team per assicurarsi che stiano facendo le cose, possono aggiornarti tramite un'app che raccoglie informazioni da tutti insieme.

Esistono diverse app per migliorare la collaborazione, tenere traccia delle tempistiche dei progetti, comunicare informazioni e documentare i processi aziendali. Ecco le nostre migliori scelte:

1. Per le riunioni, prova Zoom o Google Meet
2. Per migliorare la comunicazione e la collaborazione, prova Slack o MS Teams
3. Per tenere traccia dei progetti, prova Trello o Notion
4. Per il check-in del team e la gestione dello spazio in ufficio, prova il App FLYDESK
5. Per documentare i processi aziendali, prova Google Workspace con Google Drive o MS OneDrive se sei configurato con O365

#5: assicurati che i tuoi dipendenti dispongano dell'attrezzatura di cui hanno bisogno

Mentre gli uffici tradizionali sono forniti di tutte le attrezzature necessarie al personale, questo potrebbe non essere il caso nelle loro case. Quando si implementa un modello di ufficio ibrido, è importante allocare parte del budget per garantire che i dipendenti dispongano delle attrezzature di cui hanno bisogno. 

In genere, tutti i dipendenti richiedono un laptop funzionante e un auricolare di buona qualità per le riunioni virtuali, nonché l'accesso a strutture come una stampante, una fotocopiatrice, un distruggidocumenti, ecc. A seconda dell'ambito del loro lavoro specifico, potrebbero anche richiedere un secondo monitor, un tablet su cui disegnare, ecc. Naturalmente, questo è solo il minimo indispensabile! Dai un'occhiata al nostro articolo su come costruire l'home office perfetto per ulteriori idee e consigli per le apparecchiature per ufficio.

Quindi, ecco qua, una guida completa su come sviluppare l'ufficio ibrido perfetto per migliorare la tua attività! Se sei interessato a implementare un modello di ufficio ibrido per aumentare la produttività della tua organizzazione e la soddisfazione dei dipendenti, contattaci al FLYDESK e noi ti aiuteremo!