Um escritório híbrido refere-se a um que permite que os funcionários trabalhem no escritório, em casa ou em qualquer lugar. Essencialmente, é um modelo de escritório mais flexível – e como a pandemia do CoVID-19 nos mostrou, a flexibilidade é essencial para navegar pelas curvas que a vida tende a nos lançar. 

Obviamente, a pandemia não é a única razão pela qual os modelos de escritório híbridos tiveram um aumento acentuado na popularidade. Mais e mais organizações estão percebendo o valor dos escritórios flexíveis, pois podem reduzir custos e melhorar a produtividade. Afinal, quando os funcionários têm a liberdade de trabalhar com mais flexibilidade, eles são muito mais felizes e produtivos. Verificação de saída essas estatísticas sobre trabalho flexível e remoto para compreender verdadeiramente o seu impacto positivo.

Para que um escritório híbrido funcione com sucesso, certas políticas e diretrizes precisam ser implementadas. Não se preocupe, pois compilamos tudo o que você precisa saber sobre esse tópico em um guia simples e conciso. Em breve, você poderá desenvolver o modelo de escritório híbrido ideal que se adapta perfeitamente à sua organização!

#1. Estabeleça a política de trabalho flexível da sua empresa

Mesmo os melhores funcionários precisam de diretrizes sobre como gerenciar suas horas de trabalho quando estão trabalhando com flexibilidade. A política de trabalho flexível de sua empresa deve delinear as expectativas de sua organização em relação ao grau de flexibilidade permitido. Por exemplo, os funcionários podem trabalhar em casa todos os dias ou você gostaria que eles fossem ao escritório alguns dias por semana? Com quanto tempo de antecedência eles devem informar seu supervisor se desejam trabalhar em casa? Eles precisam registrar suas horas em qualquer lugar? 

Certamente há muitas coisas a serem consideradas ao estabelecer uma política de trabalho flexível, e isso pode parecer esmagador. Afinal, como você sabe o que precisa quando ainda não teve experiência com um modelo de escritório híbrido? Por isso desenvolvemos um gerador de modelo de política de trabalho flexível! Isso ajudará a guiá-lo por todo o processo e garantirá que as necessidades de sua empresa sejam representadas adequadamente. 

#2: Considere um espaço de trabalho flexível ou compartilhado

Se seus funcionários não estiverem todos no escritório todos os dias, pode não ser rentável continuar alugando um espaço de escritório completo. Os espaços de coworking são uma solução única para esse problema, pois você pode simplesmente pagar exatamente o que precisa! Claro, determinar o que você precisa pode ser um pouco complicado, e é por isso que desenvolvemos uma estratégia eficaz para garantir que as necessidades do seu negócio sejam consideradas.

Os espaços de coworking contam com todas as facilidades que os escritórios completos possuem, como impressoras, salas de reuniões, cabines telefônicas privativas etc. A maioria tem vantagens adicionais, por exemplo, restaurantes no local, bebidas grátis, acesso a piscina e academia, convites eventos ou palestras do setor – a lista continua. Além disso, eles atendem especificamente a organizações com acordos de trabalho flexíveis, o que significa que eles terão uma variedade de pacotes para atender às suas necessidades. Encontre aqui o seu espaço de coworking perfeito.

#3: Gerencie seu espaço de escritório com um aplicativo

O gerenciamento adequado do espaço de escritório é importante em escritórios regulares, mas é absolutamente essencial em um modelo de escritório híbrido. O mais importante é garantir que haja espaço e equipamentos suficientes para quem está entrando no espaço de trabalho. Acompanhar e entender como seus funcionários usam o escritório e os recursos relacionados também o ajudará a gerenciar melhor sua equipe. 

À medida que você começa a entender quanto do seu espaço de escritório é utilizado, você poderá maximizar o uso dele. Por exemplo, você pode converter algumas mesas em hot desks – ou seja, para serem usadas por ordem de chegada. Ele também fornecerá informações sobre o tipo de espaço de trabalho que você precisa. Para melhorar este processo, experimente o Aplicativo FLYDESK Fora! Ele pode rastrear digitalmente o espaço do seu escritório, analisar os dados para você, atualizá-lo quando outros colegas de trabalho estiverem trabalhando em algum lugar próximo e muito mais.

#4: Mantenha sua equipe conectada

A internet é uma ótima ferramenta de comunicação, então use-a para manter sua equipe se sentindo como uma equipe, apesar da distância física! Ele também permitirá que você tenha uma abordagem de gerenciamento mais prática e orientada para tarefas do que orientada para o tempo. Em vez de verificar constantemente sua equipe para garantir que estão fazendo as coisas, eles podem atualizá-lo por meio de um aplicativo que reúne informações de todos.

Existem vários aplicativos para melhorar a colaboração, rastrear cronogramas de projetos, comunicar informações e documentar processos de negócios. Aqui estão as nossas principais escolhas:

1. Para reuniões, experimente o Zoom ou o Google Meet
2. Para melhorar a comunicação e a colaboração, experimente o Slack ou o MS Teams
3. Para acompanhar os projetos, experimente o Trello ou o Notion
4. Para check-in de equipe e gerenciamento de espaço de escritório, experimente o Aplicativo FLYDESK
5. Para documentar processos de negócios, experimente o Google Workspace com Google Drive ou MS OneDrive se você estiver configurado com o O365

#5: Garanta que seus funcionários tenham o equipamento de que precisam

Embora os escritórios tradicionais sejam abastecidos com todo o equipamento de que a equipe precisa, isso pode não ser o caso em suas casas. Ao implementar um modelo de escritório híbrido, é importante alocar parte de seu orçamento para garantir que seus funcionários tenham o equipamento necessário. 

Normalmente, todos os funcionários precisarão de um laptop funcional e um fone de ouvido de boa qualidade para reuniões virtuais, bem como acesso a instalações como impressora, fotocopiadora, trituradora etc. monitor, um tablet para desenhar, etc. Claro, isso é apenas o mínimo! Confira nosso artigo sobre como construir o home office perfeito para mais ideias e recomendações para equipamentos de escritório.

Então, aí está, um guia completo sobre como você pode desenvolver o escritório híbrido perfeito para melhorar o seu negócio! Se você estiver interessado em implementar um modelo de escritório híbrido para aumentar a produtividade da sua organização e a satisfação dos funcionários, entre em contato conosco em FLYDESK e nós vamos te ajudar!