Una oficina híbrida se refiere a aquella que permite a los empleados trabajar desde la oficina, desde casa o desde cualquier lugar. Esencialmente, se trata de un modelo de oficina más flexible y, como nos ha demostrado la pandemia de CoVID-19, la flexibilidad es esencial para sortear los obstáculos que la vida tiende a lanzarnos. 

Por supuesto, la pandemia no es la única razón por la que los modelos de oficina híbridos han tenido un fuerte aumento en popularidad. Cada vez más organizaciones se están dando cuenta del valor de las oficinas flexibles, ya que pueden reducir los costos y, al mismo tiempo, mejorar la productividad. Después de todo, cuando los empleados tienen la libertad de trabajar de manera más flexible, son mucho más felices y productivos. Verificar estas estadísticas sobre trabajo flexible y remoto para comprender verdaderamente su impacto positivo.

Para que una oficina híbrida funcione con éxito, es necesario implementar ciertas políticas y pautas. No se preocupe, hemos recopilado todo lo que necesita saber sobre este tema en una guía simple y concisa. ¡Pronto podrá desarrollar el modelo de oficina híbrido ideal que se adapte perfectamente a su organización!

 

#1. Establece la política de trabajo flexible de tu empresa

Incluso los mejores empleados necesitan pautas sobre cómo administrar sus horas de trabajo cuando trabajan de manera flexible. La política de trabajo flexible de su empresa debe describir las expectativas de su organización con respecto al grado de flexibilidad permitido. Por ejemplo, ¿los empleados pueden trabajar desde casa todos los días o le gustaría que vinieran a la oficina un par de días a la semana? ¿Con cuánta anticipación deben informar a su supervisor si desean trabajar desde casa? ¿Necesitan registrar sus horas en cualquier lugar? 

Ciertamente, hay muchas cosas a considerar al establecer una política de trabajo flexible, y puede resultar abrumador. Después de todo, ¿cómo sabe lo que necesita cuando no ha tenido experiencia con un modelo de oficina híbrido antes? Por eso hemos desarrollado un generador de plantillas de políticas de trabajo flexible! Le ayudará a guiarlo a través de todo el proceso y garantizará que las necesidades de su empresa estén representadas de manera adecuada. 

 

#2: considere un espacio de trabajo flexible o compartido

Si no todos sus empleados estarán en la oficina todos los días, es posible que no sea rentable continuar alquilando un espacio de oficina completo. Los espacios de coworking son una solución única a este problema, ¡ya que simplemente puede pagar exactamente lo que necesita! Por supuesto, determinar qué es lo que necesita puede ser un poco complicado, por eso hemos desarrollado una estrategia eficaz para garantizar que se tengan en cuenta las necesidades de su empresa.

Los espacios de coworking cuentan con todas las instalaciones que tienen las oficinas completas, como impresoras, salas de reuniones, cabinas telefónicas privadas, etc. La mayoría tiene beneficios adicionales, por ejemplo, restaurantes en el lugar, refrigerios gratis, acceso a una piscina y gimnasio, invitaciones a eventos sociales. eventos o charlas de la industria: la lista sigue y sigue. Además, atienden específicamente a organizaciones con arreglos de trabajo flexibles, lo que significa que tendrán una variedad de paquetes para satisfacer sus necesidades. Encuentra aquí tu espacio de coworking perfecto.

 

#3: administre su espacio de oficina con una aplicación

La gestión adecuada del espacio de oficina es importante en las oficinas normales, pero es absolutamente esencial en un modelo de oficina híbrido. Lo más importante es asegurarse de que haya suficiente espacio y equipo para quienes ingresan al espacio de trabajo. El seguimiento y la comprensión de cómo sus empleados usan la oficina y los recursos relacionados también lo ayudarán a administrar mejor a su equipo. 

A medida que empiece a comprender la cantidad de espacio de su oficina que se utiliza, podrá maximizar su uso. Por ejemplo, puede convertir algunas mesas en escritorios compartidos, es decir, para que se utilicen por orden de llegada. También le proporcionará información sobre el tipo de espacio de trabajo que necesita. Para mejorar este proceso, pruebe el FLYDESK App ¡fuera! Puede rastrear digitalmente su espacio de oficina, analizar los datos por usted, actualizarlo cuando otros compañeros de trabajo están trabajando en algún lugar cercano y mucho más.

 

#4: Mantenga a su equipo conectado

Internet es una gran herramienta de comunicación, así que úsala para que tu equipo se sienta como un equipo a pesar de la distancia física. También le permitirá tener un enfoque de gestión más centrado en las tareas que en el tiempo. En lugar de verificar constantemente a su equipo para asegurarse de que estén haciendo las cosas, pueden actualizarlo a través de una aplicación que extrae información de todos juntos.

Existen varias aplicaciones para mejorar la colaboración, realizar un seguimiento de los cronogramas de los proyectos, comunicar información y documentar los procesos comerciales. Aquí están nuestras mejores opciones:

1. Para reuniones, pruebe Zoom o Google Meet
2. Para mejorar la comunicación y la colaboración, pruebe Slack o MS Teams
3. Para realizar un seguimiento de los proyectos, pruebe Trello o Notion
4. Para el check-in del equipo y la gestión del espacio de oficina, pruebe el FLYDESK App
5. Para documentar los procesos comerciales, pruebe Google Workspace con Google Drive o MS OneDrive si está configurado con O365

 

#5: asegúrese de que sus empleados tengan el equipo que necesitan

Si bien las oficinas tradicionales cuentan con todo el equipo que el personal necesita, es posible que este no sea el caso en sus hogares. Al implementar un modelo de oficina híbrido, es importante asignar parte de su presupuesto para garantizar que sus empleados tengan el equipo que necesitan. 

Por lo general, todos los empleados requerirán una computadora portátil que funcione y un auricular de buena calidad para reuniones virtuales, así como acceso a instalaciones como una impresora, una fotocopiadora, una trituradora, etc. monitor, una tableta para dibujar, etc. ¡Por supuesto, esto es solo lo mínimo! Consulte nuestro artículo sobre cómo construir la oficina en casa perfecta para obtener más ideas y recomendaciones para equipos de oficina.

 

Entonces, ahí lo tiene, una guía completa sobre cómo puede desarrollar la oficina híbrida perfecta para mejorar su negocio. Si está interesado en implementar un modelo de oficina híbrido para aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados de su organización, contáctenos en FLYDESK y te ayudaremos!