Affittare una sala riunioni a Hong Kong è abbastanza semplice. Tuttavia, prima di prenotarlo, devi prendere in considerazione alcune cose per assicurarti di finire per affittare il spazio ideale a seconda del tipo di evento ospiterai così come il numero di partecipanti. 

Prenotare la sala riunioni sbagliata può trasformare il tuo evento in un incubo. Deludere i tuoi ospiti può potenzialmente danneggiare la tua attività a lungo termine. In questo articolo ti diremo tutto ciò che devi considerare prima di affittare una sede per eventi a Hong Kong. Ti guideremo attraverso il processo di prenotazione della sala perfetta per riunioni, conferenze, seminari, conferenze o qualsiasi tipo di evento che potresti voler ospitare. 

Per prima cosa, analizziamo le caratteristiche che devi considerare in una sala riunioni prima di prenotarla: l'arredamento, le attrezzature, l'ubicazione, le dimensioni ei costi. 

Mobili e attrezzature 

A seconda del tipo di evento che ospiterai e di quanto sarà interattiva la tua presentazione, potresti aver bisogno di attrezzature che non possiedi. Non dare per scontato che ogni sala riunioni abbia una lavagna e un proiettore, poiché alcune offrono solo alcune sedie e altre sono semplicemente uno spazio vuoto.

L'attrezzatura più comune di cui potresti aver bisogno include: 

• Lavagne (con penne, pennarelli e gomme)
• Proiettore o display TV (con cavi e adattatori corrispondenti)
• Microfono(i)
• Altoparlanti
• Facile accesso a prese o prolunghe
• Forniture per ufficio

Fai un elenco di tutte le attrezzature o i gadget di cui avrai bisogno e cerca le sale riunioni di conseguenza. Ti consigliamo di procurarti uno spazio che già include Tutto quanto avrai bisogno di portare la tua attrezzatura può facilmente trasformarsi in un incubo logistico. 

Quando si tratta di mobili, sedie e tavoli devono essere abbastanza comodi da consentire ai partecipanti di sedersi per tutto il tempo necessario. 

Anche, tutti gli ospiti deve essere in grado di eseguire qualsiasi attività o attività che gli host chiedono loro di svolgere. Non c'è niente di più scomodo che dire a un pubblico di portare fuori i laptop quando non ci sono abbastanza tavoli per tutti, dire loro di formare gruppi quando i mobili sono in arrivo e non possono essere spostati facilmente, o peggio ancora, invitarli a siediti e ti accorgi che non ci sono abbastanza sedie per tutti. 

Lo stile dei mobili può anche fare una grande differenza su come i tuoi ospiti percepiscono l'evento. Arredi speciali come sculture, fulmini extra, centrotavola da tavolo o dipinti possono migliorare l'aspetto della sede, quindi considera entrambi i fattori quando cerchi uno spazio per eventi a Hong Kong. 

Posizione

Idealmente, dovrebbe essere la posizione della sala riunioni il più accessibile e conveniente possibile. In caso contrario, alcuni partecipanti potrebbero perdersi, arrivare in ritardo o semplicemente decidere di non andare affatto. 

Affittare una sala riunioni vicino a una stazione della metropolitana, tram o autobus è sempre una buona idea. Se è previsto che alcuni ospiti guidino, assicurati che la sala riunioni abbia un accesso privato o facile un posto auto. 

Il Centro Esecutivo, la Torre della Prosperità

Dimensioni e capacità

Quando prenoti una riunione, una conferenza o qualsiasi spazio per eventi a Hong Kong, ti verrà quasi sempre data la capacità della sala in termini di quante persone possono stare nello spazio, il che ti rende più facile sapere con certezza che ci sarà spazio per tutti. 

Tuttavia, ti consigliamo di controllare sempre le dimensioni effettive della stanza e di calcolare la capacità in base a quanto vuoi che gli ospiti siano vicini l'uno dall'altro. Ecco alcune regole pratiche quando si tratta di calcolare un capacità di eventi: 

• ~6 piedi2 per ospite per folla in piedi
• ~8 piedi2 per ospite per una folla mista seduta e in piedi o posti a sedere in stile auditorium
• ~9 piedi2  per ospite per posti a sedere in stile reception con una pista da ballo o un piccolo palcoscenico
• ~18 piedi2  a persona ai banchi
• ~40 piedi2  a persona per tavoli da conferenza e quadrati cavi. Questa è anche la capacità minima consigliata per rispettare le misure di distanziamento sociale.

Cibo e bevande

Per eventi di durata superiore alle 3 ore saranno necessari cibo e bevande. 

La maggior parte delle sale riunioni offre acqua e caffè gratuiti per piccoli gruppi. Tuttavia, potresti voler ricontrollare se altre bevande o snack sono inclusi nel pacchetto di noleggio della sala riunioni o se sono disponibili a fornire tali servizi a un costo aggiuntivo. Ancora una volta, il cibo può facilmente trasformarsi in un incubo logistico, quindi se hai bisogno di una generosa quantità di pasti e bevande, contatta in anticipo la sede e chiedi i loro servizi di catering; la maggior parte di loro sarà in grado di aiutare. 

Se non hai intenzione di offrire cibo gratuito, assicurati almeno che gli ospiti abbiano la possibilità di acquistare tutto ciò di cui potrebbero aver bisogno all'interno o vicino alle strutture della sala riunioni. 

Costi

Le sale riunioni a Hong Kong hanno un prezzo basato su tutti i fattori sopra menzionati (attrezzature, strutture, posizione e dimensioni). Più grande, più lussuoso, meglio attrezzato e meglio posizionato, più costoso diventa. 

In genere hanno un prezzo su base oraria e possono andare ovunque da HK$1 a oltre HK$7 un'ora per piedi2 . Più a lungo affitti una sala riunioni, più facile sarà ottenere tariffe e sconti migliori.

Poiché i prezzi variano ampiamente, ti consigliamo di controllare le nostre sale riunioni nell'elenco di Hong Kong e confrontare le tariffe direttamente sul nostro sito web. Così è come si fa:

Come affittare una sala riunioni a Hong Kong

Ora che sai cosa cercare quando affitti una sala conferenze o uno spazio per eventi a Hong Kong, ecco come puoi prenotarlo: 

1. Visita Rete dell'area di lavoro FLYDESK e seleziona "Hong Kong" come posizione e quindi fai clic su "sala riunioni”.
2. Sarai portato al lista completa di sale riunioni, sale per seminari, sale conferenze e spazi per eventi disponibili in tutta Hong Kong. Per restringere i risultati a un'area specifica, utilizzare la mappa interattiva nella metà destra dello schermo selezionando il "cerca mentre sposto la mappa" opzione. Quindi vedrai immediatamente tutte le sale riunioni disponibili nella zona insieme alla loro capacità e alle tariffe orarie, il che rende super facile se vuoi confrontare tutti i diversi spazi. Se stai cercando caratteristiche specifiche, puoi anche filtrare per capacità, budget, attributi e funzionalità.
3. Quando fai clic su una sala riunioni, FLYDESK ti mostrerà tutti i dettagli sullo spazio, comprese le immagini, i prezzi completi, le caratteristiche, l'indirizzo e la disponibilità. In quella stessa pagina, puoi semplicemente fare una richiesta e riceverai tutti i dettagli via e-mail. Proprio così semplice!

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Immagine in evidenza da Sala riunioni V-Co, disponibile FLYDESK