Alquilar una sala de reuniones en Hong Kong es bastante sencillo. Sin embargo, antes de reservarlo, debe tener en cuenta algunas cosas para asegurarse de que termine alquilando el espacio ideal según el tipo de evento que va a albergar, así como el número de asistentes. 

Reservar la sala de reuniones incorrecta puede convertir su evento en una pesadilla. Decepcionar a sus invitados puede dañar su negocio a largo plazo. En este artículo te contamos todo lo que debes tener en cuenta antes de alquilar un lugar para eventos en Hong Kong. Lo guiaremos a través del proceso de reserva de la sala perfecta para reuniones, conferencias, seminarios, charlas o cualquier tipo de evento que desee organizar. 

Primero, cubramos las características que debe considerar en una sala de reuniones antes de reservarla: el mobiliario, el equipo, la ubicación, el tamaño y los costos. 

Muebles y equipo 

Dependiendo del tipo de evento que organizará y qué tan interactiva será su presentación, es posible que necesite un equipo que no posee. No asuma que todas las salas de reuniones tienen una pizarra y un proyector, ya que algunas solo ofrecen algunas sillas y otras son simplemente un espacio vacío.

El equipo más común que puede necesitar incluye: 

• Pizarras blancas (con bolígrafos, marcadores y borradores)
• Proyector o pantalla de TV (con los cables y adaptadores correspondientes)
• Micrófono (s)
• Altavoces
• Fácil acceso a enchufes o cables de extensión
• Material de oficina

Haga una lista de todos los equipos o dispositivos que necesitará y busque salas de reuniones en consecuencia. Te recomendamos conseguir un espacio que ya incluya todo que necesitará, ya que traer su propio equipo puede convertirse fácilmente en una pesadilla logística. 

Cuando se trata de muebles, las sillas y mesas deben ser lo suficientemente cómodas para que los asistentes se sienten el tiempo que sea necesario. 

También, todos los invitados debe ser Capaz de realizar cualquier tarea o actividad que los anfitriones les pidan.. No hay nada más incómodo que decirle a una audiencia que saque sus computadoras portátiles cuando no hay suficientes mesas para todos, decirles que formen grupos cuando los muebles estén en camino y no se puedan mover fácilmente, o peor aún, invitarlos a tome asiento y se dé cuenta de que no hay suficientes sillas para todos. 

El estilo de los muebles también puede marcar una gran diferencia en la forma en que sus invitados perciben el evento. Los muebles especiales como esculturas, iluminación adicional, centros de mesa o pinturas pueden mejorar la apariencia del lugar, así que considere ambos factores cuando busque un espacio para eventos en Hong Kong. 

Ubicación

Idealmente, la ubicación de la sala de reuniones debe ser lo más accesible y conveniente posible. Si no es así, algunos asistentes podrían perderse, llegar tarde o simplemente decidir no ir. 

Alquilar una sala de reuniones cerca de una estación de MTR, tranvía o autobús siempre es una buena idea. Si se espera que algunos invitados conduzcan, asegúrese de que la sala de reuniones tenga su propio acceso o un espacio para estacionarse. 

El Centro Ejecutivo, Prosperity Tower

Tamaño y capacidad

Al reservar un espacio para reuniones, conferencias o eventos en Hong Kong, casi siempre se le dará la capacidad de la sala en términos de cuántas personas pueden caber en el espacio, lo que hace que sea más fácil para usted saber con certeza que habrá espacio para todos. 

Sin embargo, le recomendamos que siempre verifique el tamaño real de la habitación y calcule la capacidad de acuerdo con lo cerca que desea que estén los invitados entre sí. Aquí hay algunas reglas generales cuando se trata de calcular un capacidad de eventos: 

• ~6 pie2 por invitado para multitud de pie
• ~8 pie2 por invitado para una multitud de personas sentadas y de pie mixtas o asientos estilo auditorio
• ~9 pie2  por invitado para asientos estilo recepción con pista de baile o escenario pequeño
• ~18 pie2  por persona en escritorios
• ~40 pie2  por persona para mesas de conferencias y plazas huecas. Esta es también la capacidad mínima recomendada para cumplir con las medidas de distanciamiento social.

Alimentos y bebidas

Para eventos de más de 3 horas, serán necesarios alimentos y bebidas. 

La mayoría de las salas de reuniones ofrecen agua y café gratis para grupos pequeños. Sin embargo, es posible que desee verificar si se incluyen otras bebidas o refrigerios como parte del paquete de alquiler de la sala de reuniones o si están disponibles para brindar dichos servicios por un cargo adicional. Nuevamente, la comida puede convertirse fácilmente en una pesadilla logística, por lo que si necesita una cantidad generosa de comidas y bebidas, comuníquese con el lugar de antemano y pregunte por sus servicios de catering; la mayoría de ellos podrán ayudar. 

Si no planea ofrecer comida gratis, al menos asegúrese de que los invitados tengan la opción de comprar cualquier cosa que puedan necesitar dentro o cerca de las instalaciones de la sala de reuniones. 

Costos

El precio de las salas de reuniones en Hong Kong se basa en todos los factores mencionados anteriormente (equipamiento, instalaciones, ubicación y tamaño). Cuanto más grande, más lujoso, mejor equipado y mejor ubicado, más caro se vuelve. 

Por lo general, tienen un precio por hora y pueden ir desde HK$1 hasta más de HK$7 una hora por pie2 . Cuanto más tiempo alquile una sala de reuniones, más fácil será obtener mejores tarifas y descuentos.

Dado que los precios varían ampliamente, le recomendamos que consulte nuestra lista de salas de reuniones en Hong Kong y compare tarifas directamente en nuestro sitio web. Asi es como se hace:

Cómo alquilar una sala de reuniones en Hong Kong

Ahora que sabe qué buscar al alquilar una sala de conferencias o un espacio para eventos en Hong Kong, así es como puede reservar uno: 

1. Visitar Red de espacio de trabajo FLYDESK y seleccione "Hong Kong" como su ubicación y luego haga clic en "Sala de Reuniones”.
2. Serás llevado al Lista llena de salas de reuniones, salas de seminarios, salas de conferencias y espacios para eventos disponibles en todo Hong Kong. Para reducir los resultados a un área específica, use el mapa interactivo en la mitad derecha de la pantalla seleccionando el "buscar mientras muevo el mapa" opción. Luego, verá inmediatamente todas las salas de reuniones disponibles en el área junto con su capacidad y tarifas por hora, lo que lo hace muy fácil si desea comparar todos los espacios diferentes. Si busca características específicas, también puede filtrar por capacidad, presupuesto, atributos y características.
3. Al hacer clic en una sala de reuniones, FLYDESK le mostrará todos los detalles sobre el espacio, incluidas imágenes, precios completos, características, dirección y disponibilidad. En esa misma página, simplemente puede realizar una consulta y recibirá todos los detalles por correo electrónico. ¡Tan simple como eso!

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Imagen destacada de Sala de reuniones V-Co, disponible FLYDESK