Il lavoro a distanza è diventato sempre più popolare negli ultimi anni, soprattutto a causa della recente pandemia di coronavirus. Per le aziende che sono abituate a modalità di lavoro a distanza o flessibili, non ha causato troppi inconvenienti, ma le aziende che non conoscono questo stile di lavoro potrebbero trovarsi un po' sopra le loro teste.

Fortunatamente, abbiamo messo insieme un elenco degli errori più comuni commessi durante l'implementazione di accordi di lavoro a distanza. Offriremo anche suggerimenti su come aggirare questi errori e implementare con successo questa disposizione nella tua organizzazione.

1. Mancanza di un'adeguata politica di lavoro flessibile

Se sei stato colto alla sprovvista dalla pandemia di coronavirus, potresti non sapere nemmeno come stabilire una politica di lavoro flessibile o da remoto nella tua organizzazione. Mentre abbiamo un template qui, puoi anche crearne uno personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda.

Senza una politica chiara, c'è un alto rischio sui livelli di produttività a causa della mancanza di orientamento, comunicazione e la collaborazione tra membri del team e dipartimenti. A causa della natura del lavoro a distanza, i datori di lavoro non possono microgestire i propri membri del personale, ma devono solo farlo fidati di loro e rivedere i loro progressi in base ai risultati finali.

2. Non stabilire aspettative chiare per i dipendenti

Stabilisci aspettative chiare e delinea i risultati che i membri del tuo staff devono produrre. Assicurati di fissare delle scadenze e segui coloro che rallentano! Dovresti anche delineare eventuali altre regole nella tua politica di lavoro flessibile/remoto, come richiedere ai dipendenti di inviare rapporti settimanali sul lavoro che hanno completato. Alcuni altri esempi che potrebbero essere appropriati per la tua organizzazione sono la pianificazione di chiamate regolari con membri del team, manager di linea e altri superiori per tenere traccia dei progressi, stabilire orari di lavoro chiari o richiedere un preavviso prima che il personale lavori con orari flessibili, ecc.

3. Non dare il buon esempio come leader

Se vuoi guidare la tua azienda verso il successo, devi dare l'esempio. Assicurati di seguire e persino promuovere correttamente la tua politica di lavoro a distanza. Se non lo fai come caposquadra, non lo farà nemmeno il tuo staff perché si sentirà in colpa ogni volta che lavorerà da remoto. Durante quei tempi difficili del Coronavirus, quando un caposquadra va in ufficio nonostante i rischi, tutti i membri del team si sentono obbligati a fare lo stesso, il che crea una minaccia ancora più profonda. Ma anche mettendo da parte la situazione attuale, ricorda che l'impostazione di una politica remota o flessibile arriverà dall'alto verso il basso a tutti i livelli della gerarchia. In qualità di leader, devi creare un'area adeguata a casa da cui lavorare e assicurarti che sia favorevole produttività e concentrazione per allenare la tua squadra nelle migliori condizioni. Dovrai essere sempre disponibile e pronto a rispondere alle chiamate per risolvere eventuali problemi importanti che si presentano.

4. Non avere gli strumenti giusti per la collaborazione remota

Quando non sei in ufficio con i tuoi colleghi, non puoi semplicemente avvicinarti alla loro scrivania e porre loro una domanda o fare una chiacchierata di 20 minuti su un progetto a cui stai collaborando. Per evitare il disordine nella posta in arrivo di tutti o lo spam sul telefono di tutti, prendi in considerazione l'utilizzo di altre piattaforme come Slack, Trello, Asana, Zoom ecc. Dopotutto, le apparecchiature hardware come i laptop non sono l'unica cosa di cui il tuo staff avrà bisogno per completare il proprio lavoro.

Slack è un ottimo strumento per la comunicazione. Puoi creare facilmente più gruppi e thread per tenere traccia di varie discussioni all'interno di un dipartimento e tra di loro. Aiuta anche a ridurre lo spam e il disordine nella posta in arrivo di tutti! Se desideri saperne di più su Slack, abbiamo un articolo più approfondito qui.

Trello è una buona piattaforma per la gestione dei progetti in quanto ti consente di aggiungere ogni progetto a una "carta" sotto un'etichetta specifica. Puoi creare più schede per diversi team e una per uso personale e tenere facilmente traccia degli aggiornamenti del progetto controllando gli aggiornamenti su ciascuna scheda. Puoi anche creare elenchi di controllo, assegnare scadenze e promemoria e conservare un archivio del lavoro completato per riferimento futuro.

Per una migliore comunicazione che vada oltre i semplici messaggi di testo, dai un'occhiata a Zoom! Gli account gratuiti ti consentono di effettuare chiamate con un massimo di 3 persone per 40 minuti e puoi scegliere di registrare la chiamata in modo da non perdere mai un singolo dettaglio. Gli account aziendali consentono un numero illimitato di persone per ogni chiamata e possono continuare per tutto il tempo che desideri. Inoltre, registrano automaticamente. Zoom è un ottimo modo per rimanere in contatto con il tuo team e il tuo staff in modo da poter facilmente chattare e aggiornarti a vicenda e risolvere rapidamente qualsiasi domanda.

5. Non trattare tutti i dipendenti allo stesso modo

Un'altra cosa da notare è che devi trattare tutti i tuoi dipendenti in modo equo ed equo, qualunque sia il ruolo, il grado o il luogo di lavoro. Effettua regolarmente il check-in con i dipendenti remoti e assicurati che si sentano ancora parte di una squadra. Se hai lavoratori remoti che vivono in paesi diversi, comprendi i loro fusi orari! Potresti dover modificare il tuo programma secondo necessità per soddisfare il loro, ma una breve discussione ti consentirà spesso di risolvere rapidamente eventuali problemi.

Oltre all'importanza di mantenere un buon rapporto di lavoro con tutti i tuoi dipendenti, dovresti sforzarti di fornire una prospettiva di carriera al tuo personale remoto, allo stesso modo in cui faresti per il tuo personale d'ufficio. Molti di coloro che lavorano da casa ritengono che essere lontani dall'ufficio renda improbabile che ottengano una promozione o l'opportunità di crescere e svilupparsi maggiormente all'interno dell'organizzazione. Cerca di far sentire tutti i tuoi dipendenti uguali e inclusi e offri loro l'opportunità di raggiungere il loro pieno potenziale.

6. Non rispetto dell'orario di lavoro

Sia tu che i tuoi dipendenti dovete impostare un programma chiaro per la vostra giornata in modo da non finire per oberati di lavoro o esauriti. È facile staccare la spina dal lavoro quando esci dall'ufficio e torni a casa, ma quando la tua casa è il tuo "ufficio", è difficile spegnere quel laptop e prendersi del tempo per te stesso, soprattutto quando hai ancora molto da fare.

Gli straordinari possono essere necessari in alcuni casi, ma prendersi del tempo per se stessi è più importante di così. Incoraggia il tuo personale a lavorare in orari ragionevoli e a trascorrere il tempo libero rilassandosi, dedicandosi ai propri hobby e facendo cose che gli piacciono. La loro salute mentale è incredibilmente importante: un dipendente stressato e depresso non produrrà un buon lavoro! Applica questo consiglio anche alla tua vita, perché anche tu meriti una pausa.

7. Dimenticare l'aspetto umano

È anche importante incoraggiare il legame di squadra durante la giornata lavorativa. Promuovi l'uso di chiamate audio e video regolari per i team per discutere facilmente di qualsiasi cosa relativa al lavoro, ma anche per chattare sulla loro vita personale e cose che non hanno nulla a che fare con il lavoro. L'interazione umana è un fattore enorme per una buona salute mentale e lavorare da remoto può essere piuttosto isolante. Se sei interessato a saperne di più su come evitare la solitudine del lavoro a distanza, dai un'occhiata al nostro articolo qui.

Anche se può essere un compito arduo implementare il lavoro a distanza nella tua organizzazione, soprattutto a causa del coronavirus che lo rende una priorità in tutto il mondo, se hai le basi giuste scoprirai che non è così difficile come sembra. Delinea una politica chiara per i tuoi dipendenti ed evita tutti gli altri errori comuni che altri hanno commesso e sembrerà un gioco da ragazzi! Se stai pensando di implementare un programma di lavoro flessibile ma non sei sicuro dei dettagli, contattaci all'indirizzo FLYDESK qui.