Le travail à distance a gagné en popularité au cours des dernières années, en particulier en raison de la récente pandémie de coronavirus. Pour les entreprises qui sont habituées aux modalités de travail à distance ou flexibles, cela n'a pas causé trop d'inconvénients, mais les entreprises novices dans ce style de travail peuvent se retrouver un peu au-dessus de leurs têtes.
Heureusement, nous avons dressé une liste des erreurs les plus courantes lors de la mise en œuvre des accords de travail à distance. Nous vous proposerons également des suggestions sur la manière de contourner ces erreurs et de mettre en œuvre avec succès cet arrangement dans votre organisation.
1. Ne pas avoir une politique de travail flexible appropriée
Si vous avez été pris au dépourvu par la pandémie de coronavirus, vous ne savez peut-être même pas comment établir une politique de travail flexible ou à distance dans votre organisation. Pendant que nous avons un modèle ici, vous pouvez également créer le vôtre en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
Sans une politique claire, il y a un risque élevé sur les niveaux de productivité en raison du manque d'orientation, la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe et les départements. En raison de la nature du travail à distance, les employeurs ne peuvent pas microgérer les membres de leur personnel - au lieu de cela, ils doivent simplement Fais leur confiance et examiner leurs progrès en fonction des livrables.
2. Ne pas définir des attentes claires pour vos employés
Définissez des attentes claires et décrivez les livrables que vos employés doivent produire. Assurez-vous de fixer des délais et de suivre ceux qui se relâchent! Vous devez également décrire toutes les autres règles de votre politique de travail flexible / à distance, telles que l'obligation pour les employés de soumettre des rapports hebdomadaires sur le travail qu'ils ont effectué. D'autres exemples qui peuvent convenir à votre organisation sont la planification d'appels réguliers avec les membres de l'équipe, les supérieurs hiérarchiques et d'autres hauts fonctionnaires pour suivre les progrès, la définition d'heures de travail claires ou la demande d'avis avant que le personnel travaille à des horaires flexibles, etc.
3. Ne pas donner le bon exemple en tant que leader
Si vous voulez mener votre entreprise vers le succès, vous devez montrer l'exemple. Assurez-vous de suivre et même de promouvoir correctement votre politique de travail à distance. Si vous ne le faites pas en tant que chef d'équipe, vos employés ne le feront pas non plus car ils se sentiront coupables lorsqu'ils travailleront à distance. En ces temps difficiles du Coronavirus, lorsqu'un chef d'équipe se rend au bureau malgré les risques, tout le monde dans l'équipe se sent obligé de faire de même, ce qui crée une menace encore plus profonde. Mais même en mettant de côté la situation actuelle, rappelez-vous que la mise en place d'une politique distante ou flexible se fera du haut vers le bas à tous les niveaux de la hiérarchie. En tant que leader, vous devez aménager un espace approprié à la maison pour travailler et vous assurer qu'il est propice à productivité et concentrez-vous pour coacher votre équipe dans les meilleures conditions. Vous devrez être disponible à tout moment et prêt à sauter sur appel pour résoudre les problèmes majeurs qui surviennent.
4. Ne pas disposer des bons outils pour la collaboration à distance
Lorsque vous n'êtes pas au bureau avec vos collègues, vous ne pouvez pas simplement vous rendre à leur bureau et leur poser une question, ou avoir une conversation de 20 minutes sur un projet sur lequel vous collaborez. Pour éviter l'encombrement dans la boîte de réception de tout le monde ou le spam sur le téléphone de tout le monde, envisagez d'utiliser d'autres plates-formes telles que Slack, Trello, Asana, Zoom, etc.
Slack est un excellent outil de communication. Vous pouvez facilement créer plusieurs groupes et discussions pour suivre les différentes discussions au sein d'un département ainsi qu'entre eux. Cela aide également à réduire le spam et l'encombrement dans la boîte de réception de tout le monde! Si vous souhaitez en savoir plus sur Slack, nous avons un article plus détaillé ici.
Trello est une bonne plate-forme pour la gestion de projet car elle vous permet d'ajouter chaque projet à une «carte» sous une étiquette spécifique. Vous pouvez créer plusieurs tableaux pour différentes équipes ainsi qu'un pour votre usage personnel et suivre facilement les mises à jour du projet en vérifiant les mises à jour sur chaque carte. Vous pouvez également créer des listes de contrôle, attribuer des dates d'échéance et des rappels, et conserver une archive du travail terminé pour référence future.
Pour une meilleure communication qui va au-delà de simples messages texte, consultez Zoom! Les comptes gratuits vous permettent de passer des appels avec jusqu'à 3 personnes pendant 40 minutes - et vous pouvez choisir d'enregistrer l'appel pour ne jamais manquer un seul détail. Les comptes professionnels autorisent un nombre illimité de personnes à chaque appel, et ils peuvent durer aussi longtemps que vous le souhaitez. De plus, ils enregistrent automatiquement. Zoom est un excellent moyen de rester en contact avec votre équipe et votre personnel afin que vous puissiez facilement discuter et vous mettre à jour mutuellement, ainsi que résoudre rapidement toute question.
5. Ne pas traiter tous les employés de la même manière
Une autre chose à noter est que vous devez traiter tous vos employés de manière juste et équitable, quels que soient le rôle, le grade ou le lieu de travail. Enregistrez-vous régulièrement avec les employés distants et assurez-vous qu'ils ont l'impression de faire toujours partie d'une équipe. Si vous avez des travailleurs à distance qui vivent dans différents pays, soyez attentif à leurs fuseaux horaires! Vous devrez peut-être modifier votre emploi du temps au besoin pour tenir compte du leur, mais une brève discussion vous permettra souvent de résoudre rapidement les problèmes potentiels.
Au-delà de l'importance de maintenir une bonne relation de travail avec tous vos employés, vous devez vous efforcer d'offrir une perspective de carrière à votre personnel distant, de la même manière que vous le feriez pour votre personnel de bureau. Beaucoup de ceux qui travaillent à domicile estiment que le fait de ne pas être au bureau fait qu'il est peu probable qu'ils obtiennent une promotion ou la possibilité de grandir et de se développer davantage au sein de l'organisation. Essayez de faire en sorte que tous vos employés se sentent égaux et inclus, et offrez-leur la possibilité d'atteindre leur plein potentiel.
6. Non respect des heures de travail
Vos employés et vous-même doivent établir un horaire clair pour votre journée afin de ne pas vous retrouver surchargé de travail ou épuisé. Il est facile de quitter le travail lorsque vous quittez le bureau et rentrez chez vous, mais lorsque votre maison est votre «bureau», il est difficile d'éteindre cet ordinateur portable et de prendre du temps pour vous-même, surtout lorsqu'il vous reste beaucoup à faire.
Des heures supplémentaires peuvent être nécessaires dans certains cas, mais prendre du temps pour soi est plus important que cela. Encouragez vos employés à travailler des heures raisonnables et à passer leur temps libre à se détendre, à poursuivre leurs passe-temps et à faire des choses qu'ils aiment. Leur santé mentale est extrêmement importante - un employé stressé et déprimé ne produira pas du bon travail! Appliquez également ces conseils à votre propre vie, car vous méritez également une pause.
7. Oublier l'aspect humain
Il est également important d'encourager les liens d'équipe pendant la journée de travail. Promouvoir l'utilisation d'appels audio et vidéo réguliers pour permettre aux équipes de discuter facilement de tout ce qui concerne le travail, mais aussi d'avoir des discussions sur leur vie personnelle et des choses qui n'ont rien à voir avec le travail. L'interaction humaine est un facteur important d'une bonne santé mentale et le travail à distance peut être assez isolant. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière d'éviter la solitude du travail à distance, consultez notre article ici.
Même si la mise en œuvre du travail à distance dans votre organisation peut être une tâche ardue, en particulier en raison du coronavirus qui en fait une priorité dans le monde entier, si vous avez les bonnes bases, vous constaterez que ce n'est pas aussi difficile qu'il n'y paraît. Décrivez une politique claire pour vos employés et évitez toutes les autres erreurs courantes que d'autres ont commises et cela semblera un jeu d'enfant! Si vous envisagez de mettre en œuvre un programme de travail flexible mais que vous n'êtes pas sûr des détails, veuillez nous contacter à FLYDESK ici.
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