In den letzten Wochen war die ganze Welt vom neuen Coronavirus COVID-19 Coronavirus betroffen. Das Coronavirus hat seinen Ursprung in Wuhan in der Provinz Hubei in China und hat das tägliche Leben von Menschen auf der ganzen Welt gestört, insbesondere in den asiatischen und europäischen Regionen. Der beste Weg, um die Übertragung dieses Virus zu reduzieren, besteht darin, Ihre Exposition gegenüber der Außenwelt zu begrenzen – aber das ist schwierig, wenn Sie einen Vollzeitjob haben!
Die hohen Übertragungsraten dieses neuen Coronavirus geben sicherlich Anlass zur Sorge, und immer mehr Unternehmen stellen auf Heimarbeit um. Solche flexiblen oder Remote-Arbeitsregelungen sind jedoch schwer umzusetzen, insbesondere in einem so großen Umfang. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie Sie die Umsetzung von Heimarbeitsregelungen in Ihrer Organisation vereinfachen können, um die Ausbreitung dieser Krankheit zu verhindern.
1. Lernen Sie, Ihren Mitarbeitern zu vertrauen
Niemand profitiert vom Mikromanagement, selbst wenn Sie alle zusammen in einem Büro sitzen. Sie haben Ihre Mitarbeiter eingestellt, weil Sie der Meinung waren, dass sie für den Job am besten geeignet sind – lassen Sie sich dies beweisen, indem sie Ihnen die Ergebnisse zeigen, die Sie benötigen.
Es gibt ein paar Schlüsselfaktoren, wenn es darum geht, Ihren Mitarbeitern zu vertrauen, die von zu Hause aus arbeiten – der erste ist, sich auf die Ergebnisse zu konzentrieren, die Ihre Mitarbeiter erzielen, und diese zur Bewertung ihrer Produktivität zu verwenden. Es ist bereits schwierig zu überwachen, was genau Ihre Mitarbeiter tun, wenn Sie sich alle in einem Büro befinden, und es ist fast unmöglich, dies zu tun, wenn Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten! Wir werden dies in einem folgenden Abschnitt weiter besprechen, aber ein Blick auf die Qualität der Arbeit, die Ihre Mitarbeiter leisten, ist definitiv der beste Weg, um ihren Wert zu messen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten.
Das Wichtigste ist jedoch, dass Sie eine gute Beziehung zu Ihrem Mitarbeiter haben! Das fördert die Transparenz und glückliche Mitarbeiter sind schließlich bessere Mitarbeiter.
Wenn Sie mehr darüber lesen möchten, wie Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen können, die von entfernten Standorten aus arbeiten, lesen Sie weiter Dies Artikel.
2. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Bedeutung eines optimierten Arbeitsplatzes
Im Büro haben wir alle unsere Schreibtische, Stühle, Laptops, Desktops, Drucker, Schreibwaren usw. leicht verfügbar. Allerdings hat nicht jeder all diese Dinge ordentlich organisiert zu Hause! Der erste Schritt bei der Schaffung von Heimarbeitsregelungen besteht darin, sicherzustellen, dass alle Ihre Mitarbeiter über eine Internetverbindung verfügen. Hardware- und Software sie müssen ihre Arbeit zu Hause erledigen.
Ebenso wichtig ist es, einen vom Rest des Hauses abgesetzten Arbeitsplatz zu haben, damit Ihre Mitarbeiter weniger abgelenkt werden. Raten Sie ihnen, einen Arbeitsplatz in der privatesten Ecke ihres Hauses zu wählen, und erklären Sie ihnen, wie wichtig es ist, einen ordentlichen, ausgewiesenen und organisierten Arbeitsplatz zu haben, um die Produktivität zu steigern.
Alternativ können die Mitarbeiter einen in der Nähe nutzen Coworking Space wenn sie bereit sind, Vorsichtsmaßnahmen zu treffen, wie das Tragen von Masken, die Einschränkung der körperlichen Interaktion mit anderen Menschen und das häufige Händewaschen. Schließlich beinhaltet ein guter Business-Continuity-Plan die Aufteilung von Teams in mehrere Coworking Spaces, um das Risiko zu verringern, dass das gesamte Team auf einmal krank wird, da dies den Arbeitsablauf ernsthaft beeinträchtigen könnte.
3. Verwenden Sie die richtigen Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, können Sie nicht einfach am Schreibtisch Ihres Kollegen vorbeischauen, um etwas zu klären oder um Unterstützung für ein Projekt zu bitten. Daher ist es äußerst wichtig, dass es ein unternehmensweites Kollaborationssystem gibt, um offene Kommunikationswege zu ermöglichen und Projekte am Laufen zu halten. Schließlich gibt es nichts Ärgerlicheres als ein Projekt, das ins Stocken geraten ist, weil eines der Teammitglieder nicht erreichbar ist.
Locker oder Basecamp sind nützliche Werkzeuge für einfaches Kommunikation da sie weitgehend textbasiert sind und die Posteingänge aller Benutzer übersichtlich halten. Wenn Audio- oder Videoanrufe erforderlich sind, sind Hangout, Zoom oder Skype gute Anwendungen. Zoom-Geschäftskonten zeichnen Anrufe auch automatisch auf, sodass Sie nie wieder ein Detail verpassen!
Wenn Sie mit Ihrem Team an einem Projekt arbeiten, ist Google Drive die beste Möglichkeit für Ihr gesamtes Team, gleichzeitig an einer Datei zu arbeiten. Trello oder Asana sind gute Projektmanagement-Tools, um den Arbeitsablauf und den Fortschritt bei jeder Aufgabe und jedem Projekt zu verfolgen. Beide bieten die Möglichkeit, To-Do-Listen für jedes Projekt zu erstellen, was äußerst nützlich ist, wenn mehrere Personen an derselben Sache arbeiten.
4. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse und nicht auf die aufgewendete Zeit
Wenn jemand eine Aufgabe in 4 Stunden und jemand anderes in 1 Stunde ohne Qualitätseinbußen erledigen kann, würden Sie dann nicht lieber den schnelleren Arbeiter als Ihren Mitarbeiter haben? Die Zeit, die ein Mitarbeiter mit der Arbeit verbringt, ist kein gutes Maß dafür, wie talentiert oder qualifiziert er ist. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Qualität ihrer Ergebnisse und lassen Sie sie ihre Zeit selbst verwalten.
Da die Kommunikation natürlich langsamer ist, wenn Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, verschwenden Sie keine kostbare Zeit mit Mikromanagement. Setzen Sie stattdessen klare Ziele für Ihre Mitarbeiter und führen Sie regelmäßige Überprüfungen mit ihnen durch, um sicherzustellen, dass sie auf Kurs bleiben.
5. Bekämpfen Sie die Einsamkeit der Arbeit von zu Hause aus
Wenn eine ganze Abteilung oder Firma zusammen im Büro ist, fördert das das Zusammengehörigkeitsgefühl unter den Kollegen. Die Arbeit von zu Hause aus kann sehr isolierend sein, besonders für diejenigen, die alleine leben. Bemühen Sie sich, Ihren Mitarbeitern zu helfen, sich mehr als Team und weniger isoliert zu fühlen.
Sie können dies tun, indem Sie regelmäßige Update-Meetings per Audio- oder Videoanruf organisieren. Dadurch wird auch sichergestellt, dass jeder weiß, woran der andere gerade arbeitet oder abgeschlossen hat. Nehmen Sie sich auch die Zeit, mit Ihren Mitarbeitern über lustige, ungezwungene Themen zu sprechen, um die regelmäßigen Bürogespräche bei einer Tasse Kaffee zu ersetzen. Unabhängig davon, woher Ihre Mitarbeiter kommen, wenn Sie ihnen das Gefühl geben, integriert und Teil eines größeren Teams zu sein, werden sie viel glücklicher und viel produktiver sein!
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Umsetzung von Heimarbeitsregelungen sicherlich keine leichte Aufgabe ist, insbesondere wenn sie wie in der COVID-19-Coronavirus-Situation überraschend kommt. Epidemien wie diese kommen jedoch vor und es ist wichtig, vorbereitet zu sein. Auch wenn Sie derzeit keine Arbeit von zu Hause aus anbieten, ist es am besten, einen Business Continuity-Plan zu haben, nur für den Fall, dass Sie ihn nutzen müssen! Sie sollten auch berücksichtigen, dass Ihre Mitarbeiter gelegentlich von zu Hause aus arbeiten müssen, und dafür Personen einstellen, denen Sie vertrauen können.
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