Durante estas últimas semanas, el mundo entero se ha visto afectado por el nuevo coronavirus, el coronavirus COVID-19. Originario de Wuhan en la provincia de Hubei en China, el coronavirus ha interrumpido la vida cotidiana de personas en todo el mundo, especialmente en las regiones de Asia y Europa. La mejor manera de reducir la transmisión de este virus es limitar su exposición al mundo exterior, ¡pero esto es difícil cuando tiene un trabajo de tiempo completo! 

Las altas tasas de transmisión de este nuevo coronavirus son sin duda un motivo de preocupación, y cada vez más empresas están pasando a trabajar desde casa. Sin embargo, estos arreglos de trabajo flexibles o remotos son difíciles de implementar, especialmente a una escala tan grande. En este artículo, veremos cómo puede facilitar la implementación de arreglos de trabajo desde el hogar en su organización para evitar la propagación de esta enfermedad.

1. Aprenda a confiar en su personal

Nadie se beneficia de la microgestión, incluso cuando están todos juntos en una oficina. Contrató a sus empleados porque creía que eran los más adecuados para el trabajo, así que deje que se lo demuestren mostrándole los resultados que necesita.

Hay algunos factores clave cuando se trata de confiar en el personal que trabaja desde casa: el primero es concentrarse en los resultados que producen sus empleados y utilizarlos para evaluar sus niveles de productividad. Ya es difícil monitorear qué están haciendo exactamente sus empleados cuando están todos en una oficina, ¡y es casi imposible hacerlo cuando su personal trabaja desde casa! Hablaremos de esto con más detalle en la siguiente sección, pero observar la calidad del trabajo que realizan sus empleados definitivamente será la mejor manera de medir su valor cuando trabajen desde casa.

Sin embargo, lo más importante es asegurarse de tener una buena relación con su empleado. Esto promoverá la transparencia y los empleados felices son mejores trabajadores, después de todo.

Si está interesado en leer más sobre cómo confiar en sus empleados que trabajan desde ubicaciones remotas, consulte esta artículo.

2. Eduque a sus empleados sobre la importancia de un espacio de trabajo optimizado.

En la oficina, todos tenemos nuestros escritorios, sillas, computadoras portátiles, computadoras de escritorio, impresoras, material de oficina, etc. fácilmente disponibles. Sin embargo, no todo el mundo tiene todas estas cosas perfectamente organizadas en casa. El primer paso para crear arreglos de trabajo desde casa es asegurarse de que todos sus empleados tengan conexión a Internet, hardware y software necesitan para completar su trabajo en casa.

Es igualmente importante tener un espacio de trabajo apartado del resto de la casa para que sea menos probable que su personal se distraiga. Aconsejarles que elijan un espacio de trabajo en el rincón más privado de su casa y educarlos sobre la importancia de tener un espacio de trabajo ordenado, designado y organizado para mejorar la productividad.

Alternativamente, los empleados pueden optar por utilizar un espacio de trabajo conjunto si están dispuestos a tomar precauciones como usar máscaras, limitar la interacción física con otras personas y lavarse las manos con frecuencia. Después de todo, un buen plan de Continuidad del Negocio incluye dividir a los equipos en múltiples espacios de coworking para reducir el riesgo de que todo el equipo se enferme a la vez, ya que esto podría obstaculizar seriamente el flujo de trabajo.

3. Utilice las herramientas adecuadas para la comunicación y la colaboración

Cuando trabaja desde casa, no puede simplemente pasar por el escritorio de su compañero de trabajo para aclarar algo o pedir apoyo en un proyecto. Por lo tanto, es extremadamente importante que exista un sistema de colaboración en toda la empresa, para permitir líneas abiertas de comunicación y ayudar a que los proyectos sigan avanzando. Después de todo, no hay nada más molesto que un proyecto que se ha estancado debido a que uno de los miembros del equipo no se puede contactar.

Flojo o Basecamp son herramientas útiles para comunicación ya que se basan principalmente en texto y mantendrán las bandejas de entrada de todos sin desorden. Si se requieren llamadas de audio o video, Hangout, Zoom o Skype son buenas aplicaciones. Las cuentas comerciales de Zoom también registran llamadas automáticamente, ¡para que nunca más se pierda un solo detalle!

Cuando se trata de trabajar en un proyecto con su equipo, Google Drive es la mejor manera para que todo su equipo trabaje simultáneamente en un archivo. Trello o Asana son buenas herramientas de gestión de proyectos para realizar un seguimiento del flujo de trabajo y el progreso de cada tarea y proyecto. Ambos ofrecen la opción de crear listas de tareas pendientes para cada proyecto, lo cual es extremadamente útil cuando varias personas están trabajando en lo mismo.

4. Céntrese en los resultados en lugar del tiempo invertido

Si alguien puede completar una tarea en 4 horas y otra persona puede completarla en 1 hora sin comprometer la calidad, ¿no preferiría tener al trabajador más rápido como empleado? Observar la cantidad de tiempo que un empleado pasa trabajando no es una buena medida de cuán talentosos o hábiles son. En su lugar, céntrese en la calidad de sus productos y déjelos administrar su tiempo por su cuenta.

Como la comunicación es naturalmente más lenta cuando su personal trabaja desde casa, no pierda un tiempo precioso en la microgestión. En su lugar, establezca objetivos claros para que sus empleados los cumplan y realice revisiones periódicas con ellos para asegurarse de que se mantengan encaminados.

5. Lucha contra la soledad de trabajar desde casa

Cuando un departamento completo o una empresa están juntos en la oficina, se promueve un sentimiento de unión entre los compañeros de trabajo. Trabajar desde casa puede resultar bastante aislado, especialmente para quienes viven solos. Haga un esfuerzo para ayudar a sus empleados a sentirse más como un equipo y menos aislados.

Puede hacer esto organizando reuniones periódicas de actualización a través de llamadas de audio o video. Esto también garantizará que todos sepan en qué están trabajando actualmente o en qué han completado. Además, tómese el tiempo para hablar sobre temas divertidos e informales con su personal para reemplazar las charlas habituales de la oficina con una taza de café. Independientemente de dónde sean sus empleados, si los hace sentir incluidos y parte de un equipo más grande, ¡estarán mucho más felices y serán mucho más productivos!

En conclusión, implementar arreglos de trabajo desde casa ciertamente no es una tarea fácil, especialmente cuando viene por sorpresa, como con la situación del coronavirus COVID-19. Sin embargo, se producen epidemias como esta y es importante estar preparado. Incluso si actualmente no ofrece arreglos de trabajo desde casa, es mejor tener un plan de Continuidad Comercial en caso de que necesite usarlo. También debe considerar el hecho de que puede necesitar que sus empleados trabajen desde casa en ocasiones y contratar personas en las que pueda confiar para hacerlo.

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