In queste ultime settimane, il mondo intero è stato colpito dal nuovo coronavirus, COVID-19 Coronavirus. Originario di Wuhan, nella provincia di Hubei in Cina, il coronavirus ha sconvolto la vita quotidiana delle persone in tutto il mondo, in particolare quelle delle regioni asiatiche ed europee. Il modo migliore per ridurre la trasmissione di questo virus è limitare la tua esposizione al mondo esterno, ma è difficile quando hai un lavoro a tempo pieno! 

Gli elevati tassi di trasmissione di questo nuovo coronavirus sono sicuramente motivo di preoccupazione e sempre più aziende stanno passando al lavoro da casa. Tuttavia, tali accordi di lavoro flessibili o a distanza sono difficili da implementare, soprattutto su una scala così ampia. In questo articolo, esamineremo come semplificare l'implementazione del lavoro da casa nella tua organizzazione per evitare la diffusione di questa malattia.

1. Impara a fidarti del tuo personale

Nessuno trae vantaggio dalla microgestione, anche quando siete tutti insieme nello stesso ufficio. Hai assunto i tuoi dipendenti perché ritenevi che fossero i più adatti per il lavoro, quindi lascia che te lo dimostrino mostrandoti i risultati di cui hai bisogno.

Ci sono alcuni fattori chiave quando si tratta di fidarsi del proprio personale che lavora da casa: il primo è concentrarsi sui risultati prodotti dai dipendenti e utilizzarli per valutare i propri livelli di produttività. È già difficile monitorare cosa stanno facendo esattamente i tuoi dipendenti quando sei tutto in un ufficio, ed è quasi impossibile farlo quando il tuo personale lavora da casa! Ne discuteremo ulteriormente in una sezione successiva, ma esaminare la qualità del lavoro svolto dai tuoi dipendenti sarà sicuramente il modo migliore per misurare il loro valore quando lavorano da casa.

La cosa più importante, tuttavia, è assicurarsi di avere un buon rapporto con il proprio dipendente! Ciò promuoverà la trasparenza e dopotutto i dipendenti felici sono lavoratori migliori.

Se sei interessato a leggere di più su come fidarti dei tuoi dipendenti che lavorano da postazioni remote, dai un'occhiata questo articolo.

2. Educa i tuoi dipendenti sull'importanza di uno spazio di lavoro ottimizzato

In ufficio, abbiamo tutti le nostre scrivanie, sedie, laptop, desktop, stampanti, cancelleria, ecc. facilmente disponibili. Tuttavia, non tutti hanno tutte queste cose ben organizzate a casa! Il primo passo nella creazione di accordi di lavoro da casa è garantire che tutti i dipendenti dispongano della connessione a Internet, hardware e Software hanno bisogno di completare il loro lavoro a casa.

È altrettanto importante avere uno spazio di lavoro separato dal resto della casa in modo che il tuo personale abbia meno probabilità di distrarsi. Consigliare loro di scegliere uno spazio di lavoro nell'angolo più privato della loro casa ed educarli sull'importanza di avere uno spazio di lavoro ordinato, designato e organizzato per migliorare la produttività.

In alternativa, i dipendenti possono scegliere di utilizzare un locale nelle vicinanze spazio di coworking se sono disposti a prendere precauzioni come indossare maschere, limitare l'interazione fisica con altre persone e lavarsi le mani frequentemente. Dopotutto, un buon piano di Business Continuity include la suddivisione dei team in più spazi di coworking per ridurre il rischio che l'intero team si ammali in una volta, poiché ciò potrebbe seriamente ostacolare il flusso di lavoro.

3. Utilizzare gli strumenti giusti per la comunicazione e la collaborazione

Quando lavori da casa, non puoi semplicemente passare dalla scrivania del tuo collega per chiarire qualcosa o chiedere supporto su un progetto. Pertanto, è estremamente importante che vi sia un sistema di collaborazione a livello aziendale, per consentire linee di comunicazione aperte e aiutare a mantenere i progetti in movimento. Dopotutto, non c'è niente di più fastidioso di un progetto che si è bloccato a causa dell'incontattabilità di uno dei membri del team.

lento o Basecamp sono strumenti utili per semplici comunicazione poiché sono in gran parte basati su testo e manterranno le caselle di posta di tutti ordinate. Se sono necessarie chiamate audio o video, Hangout, Zoom o Skype sono buone applicazioni. Gli account aziendali Zoom registrano anche automaticamente le chiamate, così non perderai mai più un singolo dettaglio!

Quando si tratta di lavorare su un progetto con il tuo team, Google Drive è il modo migliore per l'intero team di lavorare contemporaneamente su un file. Trello o Asana sono buoni strumenti di gestione dei progetti per tenere traccia del flusso di lavoro e dei progressi su ogni attività e progetto. Entrambi offrono la possibilità di creare elenchi di cose da fare per ogni progetto, estremamente utile quando più persone stanno lavorando alla stessa cosa.

4. Concentrati sui risultati piuttosto che sul tempo speso

Se qualcuno può completare un'attività in 4 ore e qualcun altro può completarla in 1 ora senza compromettere la qualità, non preferiresti avere il lavoratore più veloce come tuo dipendente? Guardare la quantità di tempo che un dipendente trascorre a lavorare non è una buona misura di quanto siano talentuosi o qualificati. Invece, concentrati sulla qualità dei loro risultati e lascia che gestiscano il loro tempo da soli.

Poiché la comunicazione è naturalmente più lenta quando il tuo personale lavora da casa, non perdere tempo prezioso con la microgestione. Invece, stabilisci obiettivi chiari che i tuoi dipendenti devono soddisfare e conduci loro revisioni regolari per assicurarti che rimangano sulla buona strada.

5. Combatti la solitudine del lavoro da casa

Quando un intero dipartimento o azienda è in ufficio insieme, si promuove un senso di legame tra i colleghi. Lavorare da casa può essere abbastanza isolante, soprattutto per chi vive da solo. Sforzati di aiutare i tuoi dipendenti a sentirsi più come una squadra e meno isolati.

Puoi farlo organizzando riunioni di aggiornamento regolari tramite chiamata audio o video. Ciò garantirà anche che tutti siano consapevoli di ciò su cui stanno attualmente lavorando o hanno completato. Inoltre, prenditi del tempo per parlare di argomenti divertenti e casuali con il tuo staff per sostituire le normali chat in ufficio davanti a una tazza di caffè. Indipendentemente dalla provenienza dei tuoi dipendenti, se li fai sentire inclusi e parte di un team più grande, saranno molto più felici e molto più produttivi!

In conclusione, implementare le modalità di lavoro da casa non è certo un compito facile, soprattutto quando arriva a sorpresa come con la situazione del Coronavirus COVID-19. Tuttavia, epidemie come questa si verificano ed è importante essere preparati. Anche se al momento non offri accordi di lavoro da casa, è meglio avere un piano di continuità operativa nel caso in cui sia necessario utilizzarlo! Dovresti anche considerare il fatto che a volte potresti aver bisogno che i tuoi dipendenti lavorino da casa e assumere persone di cui ti puoi fidare per farlo.

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