Nas últimas semanas, o mundo inteiro foi afetado pelo novo coronavírus, o COVID-19 Coronavirus. Com origem em Wuhan, na província de Hubei, na China, o coronavírus interrompeu a vida cotidiana das pessoas em todo o mundo, especialmente nas regiões asiáticas e europeias. A melhor maneira de reduzir a transmissão desse vírus é limitar sua exposição ao mundo exterior – mas isso é difícil quando você tem um emprego em tempo integral! 

As altas taxas de transmissão desse novo coronavírus certamente são motivo de preocupação, e cada vez mais empresas estão migrando para o trabalho em casa. No entanto, esses arranjos de trabalho flexíveis ou remotos são difíceis de implementar, especialmente em uma escala tão grande. Neste artigo, veremos como você pode facilitar a implementação do trabalho em casa em sua organização para evitar a propagação dessa doença.

1. Aprenda a confiar em sua equipe

Ninguém se beneficia do microgerenciamento, mesmo quando todos estão no mesmo escritório. Você contratou seus funcionários porque acreditava que eles eram os mais adequados para o trabalho - então deixe-os provar isso para você, mostrando os resultados de que você precisa.

Existem alguns fatores importantes quando se trata de confiar em sua equipe que trabalha em casa – o primeiro é se concentrar nos resultados que seus funcionários produzem e usar isso para avaliar seus níveis de produtividade. Já é difícil monitorar exatamente o que seus funcionários estão fazendo quando todos estão em um escritório, e é quase impossível fazer isso quando sua equipe está trabalhando em casa! Discutiremos isso mais detalhadamente em uma seção a seguir, mas observar a qualidade do trabalho que seus funcionários concluem será definitivamente a melhor maneira de medir seu valor quando estiverem trabalhando em casa.

O mais importante, porém, é garantir que você tenha um bom relacionamento com seu funcionário! Isso promoverá transparência e funcionários felizes são trabalhadores melhores, afinal.

Se você estiver interessado em ler mais sobre como confiar em seus funcionários que trabalham em locais remotos, confira isto artigo.

2. Eduque seus funcionários sobre a importância de um espaço de trabalho otimizado

No escritório, todos nós temos nossas mesas, cadeiras, laptops, desktops, impressoras, artigos de papelaria, etc. facilmente disponíveis. No entanto, nem todo mundo tem todas essas coisas organizadas em casa! O primeiro passo para criar arranjos de trabalho em casa é garantir que todos os seus funcionários tenham conexão com a Internet, ferragens e Programas eles precisam para completar seu trabalho em casa.

É igualmente importante ter um espaço de trabalho separado do resto da casa para que sua equipe tenha menos probabilidade de se distrair. Aconselhe-os a escolher um espaço de trabalho no canto mais privado de sua casa e eduque-os sobre a importância de ter um espaço de trabalho limpo, designado e organizado para melhorar a produtividade.

Alternativamente, os funcionários podem optar por usar um Espaço de coworking se estiverem dispostos a tomar precauções, como usar máscaras, limitar a interação física com outras pessoas e lavar as mãos com frequência. Afinal, um bom plano de continuidade de negócios inclui dividir as equipes em vários espaços de coworking para reduzir o risco de que toda a equipe adoeça de uma vez, pois isso pode prejudicar seriamente o fluxo de trabalho.

3. Use as ferramentas certas para comunicação e colaboração

Quando você trabalha em casa, não pode simplesmente passar na mesa do seu colega de trabalho para esclarecer algo ou pedir apoio em um projeto. Portanto, é extremamente importante que haja um sistema de colaboração em toda a empresa, para permitir linhas abertas de comunicação e ajudar a manter os projetos em andamento. Afinal, não há nada mais irritante do que um projeto que parou devido à falta de contato de um dos membros da equipe.

Folga ou Basecamp são ferramentas úteis para comunicação uma vez que são em grande parte baseados em texto e manterão as caixas de entrada de todos organizadas. Se forem necessárias chamadas de áudio ou vídeo, Hangout, Zoom ou Skype são bons aplicativos. As contas comerciais do Zoom também gravam chamadas automaticamente, para que você nunca mais perca um único detalhe!

Quando se trata de trabalhar em um projeto com sua equipe, o Google Drive é a melhor maneira de toda a sua equipe trabalhar simultaneamente em um arquivo. Trello ou Asana são boas ferramentas de gerenciamento de projetos para acompanhar o fluxo de trabalho e o progresso de cada tarefa e projeto. Ambos oferecem a opção de criar listas de tarefas para cada projeto, o que é extremamente útil quando várias pessoas estão trabalhando na mesma coisa.

4. Concentre-se nos resultados em vez do tempo gasto

Se alguém pode concluir uma tarefa em 4 horas e outra pessoa pode completá-la em 1 hora sem comprometer a qualidade, você não preferiria ter o trabalhador mais rápido como seu funcionário? Observar a quantidade de tempo que um funcionário passa trabalhando não é uma boa medida de quão talentoso ou habilidoso ele é. Em vez disso, concentre-se na qualidade de suas entregas e deixe que eles gerenciem seu tempo por conta própria.

Como a comunicação é naturalmente mais lenta quando sua equipe está trabalhando em casa, não perca tempo precioso com microgerenciamento. Em vez disso, defina objetivos claros para que seus funcionários cumpram e realize revisões regulares com eles para garantir que estejam no caminho certo.

5. Combata a solidão de trabalhar em casa

Quando todo um departamento ou empresa está no escritório junto, promove uma sensação de vínculo entre os colegas de trabalho. Trabalhar em casa pode ser bastante isolante, principalmente para quem mora sozinho. Faça um esforço para ajudar seus funcionários a se sentirem mais como uma equipe e menos isolados.

Você pode fazer isso organizando reuniões regulares de atualização por meio de chamada de áudio ou vídeo. Isso também garantirá que todos estejam cientes do que os outros estão trabalhando ou concluíram. Além disso, reserve um tempo para conversar sobre tópicos divertidos e casuais com sua equipe para substituir as conversas regulares do escritório por uma xícara de café. Independentemente de onde seus funcionários são, se você os fizer se sentirem incluídos e parte de uma equipe maior, eles serão muito mais felizes e produtivos!

Concluindo, implementar o trabalho em casa certamente não é uma tarefa fácil, especialmente quando se trata de surpresa, como a situação do Coronavírus COVID-19. No entanto, epidemias como esta ocorrem e é importante estar preparado. Mesmo que você não ofereça atualmente arranjos de trabalho em casa, é melhor ter um plano de continuidade de negócios para o caso de precisar usá-lo! Você também deve considerar o fato de que pode precisar que seus funcionários trabalhem em casa de vez em quando e contratar pessoas em quem possa confiar para fazê-lo.

Se você estiver interessado em saber mais sobre o trabalho remoto ou quiser criar um plano personalizado de trabalho em casa para o seu escritório, entre em contato conosco em FLYDESK e deixe-nos cuidar dos detalhes para você.