Au cours de ces dernières semaines, le monde entier a été touché par le nouveau coronavirus, COVID-19 Coronavirus. Originaire de Wuhan de la province du Hubei en Chine, le coronavirus a perturbé la vie quotidienne des personnes du monde entier, en particulier celles des régions asiatiques et européennes. La meilleure façon de réduire la transmission de ce virus est de limiter votre exposition au monde extérieur - mais c'est difficile lorsque vous avez un emploi à plein temps! 

Les taux de transmission élevés de ce nouveau coronavirus sont certainement une source de préoccupation, et de plus en plus d'entreprises se tournent vers le travail à domicile. Cependant, de telles dispositions de travail flexibles ou à distance sont difficiles à mettre en œuvre, en particulier à une si grande échelle. Dans cet article, nous verrons comment vous pouvez faciliter la mise en œuvre des arrangements de travail à domicile dans votre organisation pour éviter la propagation de cette maladie.

1. Apprenez à faire confiance à votre personnel

Personne ne profite de la microgestion, même lorsque vous êtes tous dans un même bureau. Vous avez embauché vos employés parce que vous pensiez qu'ils étaient les meilleurs pour le poste - laissez-les vous le prouver en vous montrant les résultats dont vous avez besoin.

Il y a quelques facteurs clés pour faire confiance à votre personnel qui travaille à domicile - le premier est de se concentrer sur les résultats que vos employés produisent et de les utiliser pour évaluer leur niveau de productivité. Il est déjà difficile de surveiller ce que font exactement vos employés lorsque vous êtes tous dans un même bureau, et il est presque impossible de le faire lorsque vos employés travaillent à domicile! Nous en discuterons plus en détail dans la section suivante, mais examiner la qualité du travail effectué par vos employés sera certainement le meilleur moyen de mesurer leur valeur lorsqu'ils travaillent à domicile.

Le plus important, cependant, est de vous assurer d'avoir une bonne relation avec votre employé! Cela favorisera la transparence et les employés heureux sont de meilleurs travailleurs, après tout.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon de faire confiance à vos employés qui travaillent à distance, consultez cette article.

2. Sensibilisez vos employés à l'importance d'un espace de travail optimisé

Au bureau, nous avons tous nos bureaux, chaises, ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, imprimantes, articles de papeterie, etc. facilement disponibles. Cependant, tout le monde n'a pas toutes ces choses bien organisées à la maison! La première étape de la création d'aménagements de travail à domicile est de vous assurer que tous vos employés disposent d'une connexion Internet, Matériel et Logiciel ils ont besoin de terminer leur travail à la maison.

Il est tout aussi important d'avoir un espace de travail séparé du reste de la maison afin que votre personnel soit moins susceptible d'être distrait. Conseillez-leur de choisir un espace de travail dans le coin le plus privé de leur maison et expliquez-leur l'importance d'avoir un espace de travail ordonné, désigné et organisé pour améliorer la productivité.

Les employés peuvent également choisir d'utiliser un Un espace de travail commun s'ils sont prêts à prendre des précautions telles que le port de masques, la limitation des interactions physiques avec d'autres personnes et le lavage fréquent des mains. Après tout, un bon plan de continuité des activités comprend la division des équipes en plusieurs espaces de coworking pour réduire le risque que toute l'équipe tombe malade en même temps, car cela pourrait sérieusement entraver le flux de travail.

3. Utilisez les bons outils de communication et de collaboration

Lorsque vous travaillez à domicile, vous ne pouvez pas simplement vous rendre au bureau de votre collègue pour clarifier quelque chose ou demander de l'aide sur un projet. Par conséquent, il est extrêmement important qu'il existe un système de collaboration à l'échelle de l'entreprise, pour permettre des lignes de communication ouvertes et aider à faire avancer les projets. Après tout, il n'y a rien de plus ennuyeux qu'un projet qui s'est bloqué en raison du fait qu'un des membres de l'équipe ne peut pas être contacté.

Mou ou Basecamp sont des outils utiles pour la communication car ils sont en grande partie basés sur du texte et garderont les boîtes de réception de tout le monde sans encombrement. Si des appels audio ou vidéo sont nécessaires, Hangout, Zoom ou Skype sont de bonnes applications. Les comptes professionnels Zoom enregistrent également automatiquement les appels, de sorte que vous ne manquerez plus jamais un seul détail!

Lorsqu'il s'agit de travailler sur un projet avec votre équipe, Google Drive est le meilleur moyen pour toute votre équipe de travailler simultanément sur un seul fichier. Trello ou Asana sont de bons outils de gestion de projet pour suivre le flux de travail et la progression de chaque tâche et projet. Les deux offrent la possibilité de créer des listes de tâches pour chaque projet, ce qui est extrêmement utile lorsque plusieurs personnes travaillent sur la même chose.

4. Concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur le temps passé

Si quelqu'un peut accomplir une tâche en 4 heures et que quelqu'un d'autre peut la terminer en 1 heure sans compromettre la qualité, ne préféreriez-vous pas avoir le travailleur le plus rapide comme employé? Examiner le temps qu'un employé passe à travailler n'est pas une bonne mesure de son talent ou de ses compétences. Au lieu de cela, concentrez-vous sur la qualité de leurs livrables et laissez-les gérer leur temps par eux-mêmes.

La communication étant naturellement plus lente lorsque votre personnel travaille à domicile, ne perdez pas de temps précieux en micro-gestion. Au lieu de cela, définissez des objectifs clairs que vos employés doivent atteindre et effectuez des examens réguliers avec eux pour vous assurer qu'ils restent sur la bonne voie.

5. Combattez la solitude du travail à domicile

Lorsqu'un département ou une entreprise entière travaille ensemble, cela favorise un sentiment de lien entre les collègues. Le travail à domicile peut être assez isolant, surtout pour ceux qui vivent seuls. Faites un effort pour aider vos employés à se sentir plus comme une équipe et moins isolés.

Vous pouvez le faire en organisant régulièrement des réunions de mise à jour via un appel audio ou vidéo. Cela garantira également que chacun est au courant de ce que l'autre travaille actuellement ou a accompli. Prenez également le temps de discuter de sujets amusants et décontractés avec votre personnel pour remplacer les discussions de bureau habituelles autour d'une tasse de café. Peu importe d'où viennent vos employés, si vous les faites se sentir intégrés et faire partie d'une équipe plus grande, ils seront beaucoup plus heureux et beaucoup plus productifs!

En conclusion, la mise en œuvre d'arrangements de travail à domicile n'est certainement pas une tâche facile, surtout quand elle vient par surprise, comme dans le cas du coronavirus COVID-19. Cependant, des épidémies comme celle-ci se produisent et il est important d'être préparé. Même si vous n'offrez pas actuellement de travail à domicile, il est préférable d'avoir un plan de continuité des activités au cas où vous en auriez besoin! Vous devez également tenir compte du fait que vous pourriez avoir besoin de vos employés pour travailler à domicile à l'occasion et embaucher des personnes en qui vous pouvez avoir confiance pour le faire.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le travail à distance ou si vous souhaitez proposer un plan de travail à domicile personnalisé pour votre bureau, contactez-nous au FLYDESK et laissez-nous nous occuper des détails pour vous.