Avec plus d'entreprises et d'individus gravitant vers le vie professionnelle hybride, il existe de nombreuses nouvelles solutions de travail flexibles pour s'y adapter. Les entreprises explorent le concept de 'bureau partagé' où les employés n'ont plus de bureaux permanents et en font plutôt un espace de travail partagé où les employés peuvent réserver leurs places. Le passage à un bureau partagé présente de nombreux avantages, tels qu'une flexibilité accrue du lieu de travail pour les employés, des économies de coûts et d'énergie au bureau, et une plus grande collaboration au bureau. 

Cependant, cela vient avec ses défis - l'un des plus importants étant la gestion des espaces de bureau et la réservation de votre place.

Dans cet article, nous allons approfondir gestion des réservations de bureau, les problèmes auxquels vous faites face et les solutions que vous pouvez envisager.

Continuez à lire pour en savoir plus !

Défis de réservation de bureau

Alors qu'un travail hybride a de nombreux avantages, la mise en œuvre d'un concept de bureau partagé comporte également plusieurs défis. Mais ne vous inquiétez pas, nous vous fournirons également quelques solutions à considérer !

Examinons quelques-uns des problèmes de réservation de bureau et des solutions pour les surmonter.

Problème #1 : Espace de bureau inutilisé ou surcapacité

Parfois, vous pouvez être confronté à une situation où vous pourriez surestimer le nombre d'employés de votre équipe qui voudraient revenir au bureau. Il n'y aurait certainement pas assez espaces de travail pour vos employés à utiliser au bureau et il peut être difficile de communiquer et d'attribuer l'espace de travail aux employés dans une telle situation.

D'autre part, le scénario inverse pourrait se produire lorsqu'il y a une sous-capacité des membres de votre équipe ou des employés qui voudraient travailler depuis le bureau. Cela pourrait être une situation délicate, car vous ne sauriez alors pas comment prédire le nombre de personnes qui viendront, et le coût de la réouverture du bureau n'en vaudrait pas la peine si le nombre de personnes qui retournent au travail n'atteint pas un certain nombre. le minimum.

De plus, lorsque les employés savent qui vient travailler au bureau, ils peuvent même se sentir plus motivé venir travailler au bureau aussi !

Solution #1 : Application de réservation de bureau partagé

Automatisez le processus ! Il existe un certain nombre de solutions, en particulier pour la réservation de bureau - et elles sont extrêmement utiles pour gagner du temps passé à administrer la réservation de bureau et donner également à vos employés plus d'autonomie pour contrôler leur propre réservation de bureau. Vous n'aurez pas à vous soucier des notifications de réservation de dernière minute car votre application peut s'occuper d'optimiser l'espace et de gérer la réservation en temps réel.

Un autre aspect utile est que ces applications sont équipées d'outils d'analyse et de collecte de données qui optimiseraient votre espace et pourraient également aider à estimer la capacité de l'espace de bureau.

 Il est important que vous choisissiez un fournisseur qui fonctionne le mieux pour vous et votre organisation et que vous considériez vraiment toutes les options disponibles.

 

Problème #2 : Réservation de dernière minute dans un bureau partagé

Il est important d'avoir la possibilité d'avoir la flexibilité pour la dernière réservation. Non seulement cela permettra à vos employés d'avoir la possibilité de revenir au bureau, mais cela pourrait également aider à répondre à toutes les circonstances imprévues où il est nécessaire qu'ils viennent au bureau. Il peut être difficile de coordonner une réservation de dernière minute et de planifier des situations comme celle-ci, c'est pourquoi cela peut également être un défi auquel vous pourriez être confronté lors de la mise en œuvre d'une stratégie de réservation de bureau.

Solution #2 : QR codes et dispositifs de réservation en bureau partagé

Vous pouvez créer un code QR pour le site Web de réservation de bureau où les employés peuvent facilement y accéder et cela leur éviterait d'avoir à se souvenir de l'adresse du site Web. Dans le même temps, vous pouvez également recevoir toutes les informations en un seul endroit avec un minimum de communication aller-retour - vous n'avez donc pas besoin d'estimer, mais plutôt d'avoir les informations précises à portée de main et de ne pas estimer à chaque fois.

 

Problème #3 : Pas de plan de salle fixe dans un bureau partagé

L'un des défis liés à la gestion des réservations de bureau est de ne pas avoir de plan de salle fixe ou un moyen de vérifier où l'on est assis lorsqu'on réserve son espace dans le bureau. Cela pourrait entraîner des conflits potentiels pour les espaces qui ont été réservés et les gens pourraient avoir du mal à trouver leurs collègues au bureau en cas de besoin. 

Solution #3 : Plan interactif de l'étage des bureaux

Beaucoup de ces applications de réservation de bureau sont également livrées avec des solutions de plan d'étage, où vous pouvez cartographier l'aménagement de votre bureau sur une carte interactive à portée de main ! Cela vous permet de savoir très facilement où sont assis vos collègues, où se trouve chaque équipe et le siège exact que vous souhaitez réserver.

 

Maintenant que nous avons parlé des défis et des solutions pour les surmonter, il est temps pour vous d'examiner les différents fournisseurs de solutions - et de choisir le meilleur ! Heureusement pour vous, nous avons compilé une liste de fournisseurs que vous pouvez considérer pour vos besoins de gestion de réservation de bureau !

Fournisseurs de gestion des réservations de bureau

1. FLYDESK

Les FLYDESK App est une application complète conçue pour vous aider avec vos besoins de bureau hybride - tout en un seul endroit ! Vous pouvez l'utiliser pour réserver des bureaux, des salles de réunion, des places de parking et d'autres ressources partagées. Non seulement cela, il permet également la planification, permet la collaboration avec votre propre équipe. Flydesk vous permet également de rechercher espaces de coworking à proximité – ce qui est extrêmement bénéfique lorsqu'il n'y a pas assez d'espaces de travail dans le bureau lui-même. 

Plate-forme tout-en-un sans tracas équipée de toutes les solutions dont vous avez besoin comme compagnon de travail hybride parfait !

2. Envoyé

Envoy est une solution hybride de gestion de l'espace de travail qui offre également des fonctionnalités de gestion des réservations de bureau - où les employés peuvent réserver leurs bureaux à l'heure et même programmer des réservations récurrentes via l'application elle-même. Les fonctionnalités supplémentaires incluent également la configuration d'équipements de bureau personnalisés, la réservation de bureaux pour le compte d'autres personnes, la réservation de salles de réunion et la création de groupes avec vos collègues dans l'application afin que vous puissiez voir quand ils sont programmés pour être au bureau !

3. Rouge-gorge

Robin est une plate-forme de lieu de travail hybride offrant des solutions de gestion des réservations de bureaux et de salles, de planification et d'analyse pour vous permettre de saisir des informations sur la façon dont vos employés utilisent le bureau. L'application permet également la création de cartes de bureau interactives et permet un processus transparent pour que les clients s'enregistrent lorsqu'ils visitent le bureau !

4. Cadence

Kadence est un logiciel de travail hybride qui se présente également sous la forme d'une application, permettant la réservation de bureaux et de salles, la planification et la gestion des visiteurs. La meilleure partie est que ce logiciel peut en fait être intégré à diverses autres applications telles que vos équipes Microsoft, Google, Workday et bien d'autres, ce qui en facilite l'accès ! Les administrateurs peuvent même attribuer des zones spécifiques du bureau à des départements spécifiques et le programmer également, ce qui donne aux utilisateurs une flexibilité lors de l'attribution des bureaux.

5. Eden

Eden est une plateforme tout-en-un de ressources humaines et d'expérience de travail offrant la réservation de bureau, la gestion des visiteurs, la billetterie interne pour les demandes des employés et la planification des salles. La plateforme peut également être intégrée à différentes autres applications telles que Microsoft Teams, Slack, G Suite Directory et bien d'autres !

 

Nous espérons que cet article vous a été utile pour couvrir toutes les informations que vous devez connaître pour la gestion des réservations de bureau !

Pour en savoir plus sur les solutions de travail hybrides fournies par FLYDESK, qui incluent bien plus que la gestion des réservations de bureau, contactez-nous aujourd'hui et obtenez une démo gratuite de l'application FLYDESK !